Management assistant Centrum voor seksuologie en gender

Functieomschrijving

• Je zorgt mee voor een klantvriendelijk onthaal. Je bent het eerste aanspreekpunt van de dienst. Je hebt affiniteit met de doelgroep.
• Je bereidt mee de consultaties voor, onthaalt en registreert patiënten.
• Je verzorgt en beheert zeer punctueel de correcte opvolging van de administratie binnen de conventie transgenderzorg.
• Je verzorgt de patiëntenadministratie (o.a. attesten voor de mutualiteit, rapportering, registratie van gegevens in het elektronische patiëntendossier). Je beheert, verbetert en vervolledigt de patiëntendossiers. Je verzamelt de gevraagde informatie en voegt ze toe aan het elektronische patiëntendossier.
• Je verwerkt de inkomende mail.
• Je beantwoordt interne en externe telefonische oproepen, je verstrekt informatie en/of schakelt gericht door. Je verwijst naar de juiste instanties.
• Je staat in voor de tekstverwerking van o.a. brieven, dictaten, mails, (medische) verslagen. Je controleert de spelling en verzorgt de lay-out.
• Je beheert de financiële administratie van de dienst, zorgt voor een punctuele opvolging en bereidt een correcte facturatie voor.
• Je houdt de personeelsadministratie en de werkplanning bij.
• Je voert administratief en logistiek ondersteunende taken uit (o.a. stockbeheer, probleemmeldingen) en levert een actieve bijdrage aan een vlotte werking van de dienst.
• Je verwerkt gegevens in rapporten, statistieken en presentaties.
• Je blijft bij op het vlak van de vereiste beroepskennis en -vaardigheden en past nieuwe inzichten toe in de praktijk. Je neemt op eigen initiatief actief deel aan interne en/of externe vormingsmomenten, werkoverleg of werkgroepen. Je informeert je over de relevante ontwikkelingen binnen de eigen afdeling, de sector en het UZ Gent.

Gewenst profiel

• Je hebt een bachelordiploma in (bij voorkeur) een administratieve richting en ervaring in een administratieve functie.
• Je werkt vlot met MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint). Je bent bereid om specifieke software waarmee op de dienst gewerkt wordt aan te leren. Ervaring met Ultragenda, EPD, Oazis is een meerwaarde.
• Kennis van conventieadministratie (MOCA) is een pluspunt.
• Naast een uitstekende beheersing van het Nederlands, is een goede (gesproken) basiskennis van Frans en Engels een pluspunt.
• Je handelt volgens de kernwaarden van het UZ Gent: respectvol, integer en verantwoordelijk.
• Je bent polyvalent en flexibel (zowel naar taken als naar uurrooster). Je kan meerdere activiteiten en deadlines parallel opvolgen. Je kan snel overschakelen naar taakinhoud en je bent stressbestendig.
• Je draagt bij aan een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan. Je werkt graag in een multidisciplinaire setting (artsen, verpleegkundigen, leidinggevenden, externe partners) en gaat correct om met verschillende persoonlijkheden en meningen.
• Je speelt in op de (zorg)behoeften en noden van de patiënt.
• Je werkt zelfstandig en neemt je verantwoordelijkheid op voor je takenpakket. Je beschikt over een grote inzet, bent sterk betrokken en positief kritisch ingesteld.

Selectieprocedure

Deel 1: Cebir testen: intelligentietest , planningsoefening, administratieve vaardigheden, Word en Excel (uitsluitend) en een persoonlijkheidsvragenlijst (aanvullend op het sollicitatiegesprek). De testen kunnen digitaal worden afgelegd van 18 tot en met 22 augustus 2021. De kandidaten die voldoen aan de voorwaarden zullen de link voor het afleggen van de pc testen ontvangen via mail op 18 augustus 2021. Kijk zeker na of de mail niet terechtgekomen is bij de ongewenste mails / spam.

Deel 2: Preselectie op CV en motivatie

Deel 3: Competentiegericht interview op donderdag 9 september 2021