Management Assistant (R&D)

Belgium - Olen
Corporate Research & Development
Administration

Gepubliceerd op 24-05-2023

Over Umicore

Umicore is een wereldspeler in materiaaltechnologie. Een stabiele internationale groep en een Belgisch topbedrijf met vier vestigingen in ons land. We ontwikkelen technologieën en produceren materialen voor hoogwaardige toepassingen zoals oplaadbare batterijen, katalysatoren, zonnecellen... Door middel van recyclage halen we onder andere edelmetalen uit laptops en mobiele telefoons.

Over Corporate R&D

Om materiaaloplossingen te ontwikkelen voor de uitdagingen in de wereld en te anticiperen op de behoeften van onze klanten, investeren we fors in R&D. Het onderzoek van Umicore richt zich vooral op nieuwe materialen en processen om in te spelen op megatrends zoals grondstoffenschaarste en duurzame mobiliteit. Onderzoek en ontwikkeling betekent per definitie dat we niet stil kunnen blijven staan. We moeten nieuwe methoden ontdekken, nieuwe oplossingen bedenken en nieuwe ideeën ontwikkelen. Dat is waar jij een bijdrage kan leveren!

Als Management Assistant in Corporate R&D, zal jij...

een breed scala aan (praktisch en inhoudelijk) organisatorische activiteiten uitvoeren en opvolgen met als doel de betrokken leden van het (senior) management proactief te ondersteunen in hun dagelijkse activiteiten. Concreet betekent dit:

• Je plant en beheert alle agenda-activiteiten van één of meerdere leden van het senior management alsook alle administratieve en logistieke taken hieraan verbonden.
• Je organiseert zakenreizen met al hun aspecten (verplaatsingen, hotel, visum, ...).
• Je werkt inhoudelijk mee aan het voorbereiden van rapporten, verslagen, presentaties en complexe dossiers zodat de werklast van het management team verlicht wordt.
• Je plant en beheert de teamagenda’s en organiseert de recurrente vergaderingen en seminaries.

• Je voert administratieve en organisatorische taken uit ter ondersteuning van het managementteam.
• Je verzorgt mee de Public Relations van Corporate R&D en het imago van de ondersteunende activiteiten. Hierbij sta je het management bij in de uitwerking van PR initiatieven naar externen zoals lokale overheden en pers.
• Je coördineert de interne communicatie van de onderzoeksplatformen in Corporate R&D.
• Je staat in voor de ontvangst, registratie en begeleiding van bezoekers.
• Je organiseert diverse evenementen (geïnitieerd door het management) van A tot Z, al dan niet in samenwerking met een externe eventbureau.
• Je volgt de administratieve processen binnen de afdeling op, en verbetert deze waar nodig na evaluatie. Je bewaart daarbij een evenwicht tussen de werkwijze en ondersteuning voor de verschillende onderzoeksplatformen.

Wij zoeken een collega die...

• een bachelor diploma Management Assistant heeft, of gelijkwaardig door ervaring.
• bij voorkeur ervaring heeft in een gelijkaardig functie.
• goed overweg kan met de gebruikelijke kantoorsoftware (Word, Excel, Outlook, Powerpoint, Visio, SharePoint) en specifieke software snel kan aanleren waar nodig.
• vloeiend Nederlands en Engels spreekt en schrijft. Frans en Duits zijn een pluspunt.
• vaardig is in het organiseren, plannen, rapporteren en het beheren van tijd.
• een teamspeler is en duidelijk en doelgericht communiceert.
• klantgericht is en professioneel kan omgaan met vragen van interne en externe stakeholders.
• zeer vertrouwelijk om kan gaan met confidentiële informatie.

Als wij met onze technologieën enkele van de grootste uitdagingen van onze planeet kunnen aangaan, WAT ZOU JIJ DAN KUNNEN DOEN?