Medewerkers onthaal en administratie - Niveau C - Een voltijdse vervangingsovereenkomst - (M - V - X)

van het departement

• De burger alle administratieve documenten uitreiken, zowel op de dienst Bevolking (identiteitskaarten; "permanente" verblijfstitels; procedures voor adreswijziging; certificaten en diverse uittreksels, waaronder het uittreksel uit het strafregister en het bewijs van goed gedrag; rijbewijzen, paspoorten...), alsook bij de dienst voor Europese en niet-Europese vreemdelingen (registratie van buitenlandse burgers in coördinatie met de Dienst Vreemdelingenzaken, kennisgeving van weigeringsbeslissingen, ontvangst en behandeling van regularisatiedossiers, afgifte van verblijfstitels ...) en bij de dienst voor de Burgerlijke Stand (opstellen van akten van de burgerlijke stand van gebeurtenissen - geboorten, huwelijken, overlijdens, erkenningen... - die plaatsvinden op het grondgebied van de gemeente en afgifte van akten die in Sint-Gillis zijn opgesteld; erkenning van buitenlandse akten van de burgerlijke stand; voorbereiding van dossiers van huwelijk en wettelijke samenwoning - waarbij die de taak van de ambtenaar van de burgerlijke stand in de strijd tegen schijnhuwelijken op zich neemt -; behandeling van dossiers met de Belgische nationaliteit; beheer van overlijdens op het grondgebied van de gemeente en van de "begraafplaatsen en de lijkbezorging" die met de gemeentelijke begraafplaats te maken hebben, enz.).

• Instaan voor de interne en externe opvolging van die verschillende dossiers in nauwe samenwerking met de hogere overheden (Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken, Mobiliteit en Vervoer, Buitenlandse Zaken, Justitie, Dienst Vreemdelingenzaken), de procureur des Konings en de politiediensten (onderzoek naar woonplaats, huwelijk, samenwoning, ...).

• De bevolkingsregisters en registers van de burgerlijke stand bijhouden.

• Kiezerslijsten en lijsten van gezworenen van het hof van assisen opstellen en de gemeentelijke, gewestelijke, parlements- en Europese verkiezingen organiseren.

Functie

De medewerkers onthaal en administratie zorgt voor de dagelijkse administratieve leiding.

Hij/zij zorgt voor het eerstelijns onthaal en zorgt voor de link tussen het publiek en de projecten van het departement.

De functie van de medewerkers onthaal en administratie bestaat in wezen uit :

• Instaan voor het onthaal van de burger.
• Instaan voor het telefonisch onthaal van de burger.
• De burger identificeren.
• Het voorwerp van de aanvragen verduidelijken.
• De gegevens op de ontvangen documenten nazien.
• De gegevens in het Rijksregister controleren.
• De authenticiteit en de geldigheid van de documenten controleren.
• De burgers informeren over de te volgen procedures en de status van de dossiers.
• Het verloop van de procedures uitleggen (mondeling of schriftelijk).
• Het publiek doorverwijzen naar andere diensten.
• Documenten afgeven/aanvragen verwerken.
• Eén avond per week een avondpermanentie verzorgen.

• De verkregen informatie opvolgen en meedelen aan de burger of aan de bevoegde diensten
• Verschillende documenten actualiseren, archiveren en klasseren
• Zich bijscholen op vlak van wet- en regelgeving
• Administratief beheer van de dossiers
• Politieonderzoeken

3. BEHEER

• Beheer van brochures, visitekaartjes (creatie, bestelling, distributie).
• Beheer van de voorraad kantoor- en computerapparatuur.
• Logistieke coördinatie van evenementen (vergaderingen, trainingen, juridisch advies, etc.).
• Coderen in een database en classificatie van bestanden.
• Logistieke en IT-ondersteuning.
• Updaten van lijsten (partners…).
• Opstellen van standaardbrieven.
• Kopieën, scans, printerbeheer.
• Tekstverwerking, brieven, mailing, distributielabels, etc.
• Realiseren van tabellen van de statistieken die nodig zijn voor de rapportages/beoordelingen.
• Schema’s bijwerken.
• Coderen van trainingen, activiteiten, vergaderingen, etc.
• Archiveren.
• Deelname aan teamvergaderingen.

Profiel

Diploma en ervaring

• Je bent houder van een getuigschrift hoger secundair onderwijs.
• Ervaring in een administratie is een troef.

• Als je je diploma in een land buiten de Benelux hebt behaald, mag je deelnemen aan de selectie, op voorwaarde dat je een door de Franse of Vlaamse Gemeenschap afgegeven gelijkwaardigheidserkenning van je diploma hebt behaald. Deze gelijkwaardigheidserkenning van je diploma voeg je bij je kandidatuur.

Technische vaardigheden

• Kennis van IT-tools (Word, Excel, Access, Outlook, enz.).

• Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden.
• Onthaaltechnieken beheersen.

Gedragsvaardigheden

• Je bent gericht op openbare dienstverlening.
• Je bent stressbestendig.
• Je werkt actief mee aan de interne werking van de werkomgeving (vergaderingen).
• Je respecteert de prioriteiten die je worden opgelegd
• Je bepaalt de verschillende fasen die nodig zijn om je taken uit te voeren
• Je behandelt je gesprekspartner respectvol, ongeacht de manier waarop hij/zij zich gedraagt.
• Je draagt bij aan de harmonie, de samenhang en de dynamiek van de dienst.
• Je respecteert regels, procedures, richtlijnen en beslissingen, en past die ook loyaal toe (vertrouwelijkheid).

Talenkennis

• Je spreekt perfect Frans en hebt goede mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands. SELOR-brevet is een pluspunt.
• Kennis van eender welke vreemde taal is een troef.

Aanbod

• Een voltijdse vervangingsovereenkomst (37u/week).
• Loon volgens weddenschaal C: 26.291,73€ bruto geïndexeerd zonder anciënniteit;
• Waardering van de anciënniteit in dezelfde functie: tot 6 jaar voor de privésector en onbeperkt voor de overheidssector;
• Eindejaarspremie;
• Een taalpremie (Selorbrevet);
• Terugbetaling kosten openbaar vervoer;
• Maaltijdcheques;
• Een hospitalisatieverzekering;
• Opleidingsplan;
• Een dynamische, diverse en warme werkomgeving.

Uiterste datum: 27-03-2022

De gemeente Sint-Gillis kiest zijn kandidaten op basis van hun bevoegdheden en maakt geen verschil in leeftijd, geslacht, etnische oorsprong, geloof of nationaliteit.

Wij moedigen de mensen met een handicap aan te solliciteren. Wij zullen met de eventuele nodige aanpassingen rekening houden zowel voor de aanwervingsprocedure als voor de integratie binnen het gemeentebestuur.