Responsable des Affaires administratives

Notre client est une fédération internationale dans le domaine du développement durable. Leur mission principale est d’offrir un éventail très large de services à leurs membres, tels que la veille juridique ou encore favoriser l’échange de savoir-faire entre eux à travers l’organisation de séminaires et de conférences. Leurs bureaux sont localisés dans le centre de Bruxelles et comptent environ 70-80 employés.

Ils sont aujourd’hui à la recherche d’un(e) Responsable des Affaires Administratives :

OBJECTIFS DU POSTE

• Superviser toutes les tâches administratives qui facilitent les opérations des 15 bureaux régionaux localisés dans le monde entier
• S’assurer du bon fonctionnement de ces bureaux en y coordonnant les RH, la finance, le partage d’informations, les aspects liés à a conformité juridique en collaboration avec les Responsables locaux et avec les départements RH, finance et juridique du siège à Bruxelles
• Faire remonter en interne les problématiques éventuelles et faire en sorte que la communication entre le siège et les bureaux soit transparente
• Travailler étroitement avec 3 Directeurs Généraux et le Secrétaire Général (et leur reporter)
• Coacher et encadrer l’Assistante du département

VOS RESPONSABILITÉS PRINCIPALES SERONT

• Coordonner l’administration financière du département et superviser l’administration financière des bureaux régionaux, en collaboration avec les Responsables locaux
• Gérer les factures entrantes et sortantes, faire le suivi des paiements
• Faire en sorte que toutes les informations soient compilées et validées dans le temps imparti par les Responsables régionaux et que tout le processus se fasse en conformité avec les procédures, règles et politiques de la société
• Sous la supervision du Comité de Direction et en accord avec la politique de gouvernance de l’entreprise, gérer l’administration générale du département dans le respect de toutes les règles et règlements
• Être la personne de contact entre les Responsables locaux et les départements RH, finance et juridique du siège à Bruxelles afin d’assurer une gestion fluide de tous les aspects RH des bureaux régionaux (contrats, descriptions de fonction, coûts du travail, recrutement, formations, développement, etc.)
• Coacher et superviser l’Assistante du département basée à Bruxelles
• En collaboration avec un avocat externe, avec le Directeur financier et avec le bureau du Secrétaire Général, coordonner les aspects des bureaux régionaux liés à la conformité (analyse et vérification des structures légales, des contrats, des régimes de taxation, etc.)
• Faciliter la communication et coordonner le partage d’informations à l’interne comme à l’externe : apporter un soutien dans la gestion de la charge de travail et des procédures statutaires, dans l’organisation des voyages, dans la préparation des documents, etc.
• Apporter aux membres des équipes (à Bruxelles et dans les bureaux), du leadership, du soutien, des conseils en vue d’assurer leur développement et leur bien-être en conformité avec les valeurs RISE de l’entreprise. Être responsable de la mise en œuvre des politiques et procédures de la société
• Coordonner les évaluations annuelles en collaboration avec les Responsables régionaux, s’assurer que les procédures sont bien suivies et respectées et dans le respect des délais. Apporter un soutien dans le développement et l’implantation de processus RH clairs et inclusifs
• Participer à la mise en oeuvre de la stratégie RH qui est fondée sur la promotion de l’autonomie, de l’engagement des employé(e)s, de la coopération, du sentiment d’appartenance, de la créativité, de l’ouverture et de l’acceptation de la critique constructive. Identifier et promouvoir les opportunités de développement des employés

LE(A) CANDIDAT(E) IDÉAL(E) DEVRAIT AVOIR LE PROFIL SUIVANT

• Un diplôme universitaire dans un domaine pertinent tel que (Finance, Droit, Sciences Commerciales, RH, Relations Internationales, etc.)
• Au moins 10 ans d’expérience professionnelle, dont 5 ans dans un rôle similaire (office management ; coordination administrative comprenant des responsabilités au niveau RH, juridique et financier ; assistanat de direction de haut niveau avec de la gestion de projet, etc.)
• Une expérience réussie dans un environnement international et multiculturel est cruciale, de même qu’une réelle ouverture culturelle (les 15 bureaux régionaux sont localisés sur les 5 continents)
• Excellent niveau d’anglais (aussi bien à l’oral qu’à l’écrit). Excellent niveau dans l’une des 3 langues suivantes : français, allemand ou espagnol
• Maîtrise de MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Capacité à gérer des problématiques de façon autonome mais aussi en équipe, capacité à trouver des solutions
• Maturité, capacité à convaincre, sens des responsabilités, sens de l’initiative, capacité à représenter la société et à prendre des décisions dans des délais serrés
• Compétences développées en gestion de projets, être orienté(e) procédures
• Esprit de coopération, capacité à travailler avec des équipes virtuelles, à être multitâches, sens du détail et capacité à établir des priorités
• Désir de contribuer, avec agilité, au travail d’une équipe dynamique et complexe

OFFRE

• Date de commencement : dès que possible
• Un contrat de travail à temps plein et à durée indéterminée
• Un salaire compétitif assorti de nombreux avantages extra-légaux : tickets restaurant, assurances groupe et hospitalisation, remboursement intégral des frais de transport, possibilité de télétravail (au moins 2 jours/semaine), bonus discrétionnaire
• Localisation : la société est localisée dans le centre de Bruxelles et est donc très accessible en transports en commun
• L’opportunité de travailler au sein d’une structure en plein changement et dans un environnement réellement multiculturel
• L’opportunité de travailler dans un domaine qui œuvre pour le bien général (développement durable)