Verantwoordelijke klantenmanagement en ondersteuning van directie Stadsbeheer

Wil je graag bijdragen aan een propere stad met goed onderhouden parken, stadsvoertuigen en toffe evenementen? Zoek je een job met afwisseling? Versterk ons bij Stadsbeheer. Word leidinggevende van het klantenteam (3 medewerkers). En vervul een belangrijke rol als ondersteuning van de bedrijfsdirecteur. Ben je sterk in administratie, communicatie en organisatie? Werk je nauwkeurig en ben je discreet? Dan zoeken we jou!

Wat doe je?

Coördinatie klantenmanagement

• Je bent leidinggevende van het klantenteam (3 medewerkers). Je organiseert teamoverlegmomenten, zorgt voor een goede taakverdeling en bewaakt de kwaliteit en de toepassing van de GDPR-wetgeving. Je coacht je team daar ook in.
• Je bent verantwoordelijk voor de procedure, doorlooptijd en kwaliteit van antwoorden als de burger bestuursdocumenten opvraagt.
• Je zorgt voor duidelijke rapportage, met zichtbare tendensen.
• Je bent een sterke netwerker.
  • Je bekijkt klantenmanagement breder dan je eigen bedrijfseenheid. Bij overkoepelende vragen of vragen over andere bedrijfseenheden, overleg je bedrijfsoverschrijdend wie de vraag best opneemt.
  • Je hebt een nauw contact met kabinetten, verschillende stadsdiensten en de ombudsdienst, voor meldingen.
  • Je werkt mee aan een goede doorstroom van informatie tussen alle niveaus van de organisatie.
• Je denkt mee na over nieuwe ontwikkelingen voor een klantgerichte organisatie. Je streeft naar verbetering en efficiëntie.

Ondersteuning directie

• Je bent verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van de bedrijfsdirecteur.
  • Je beheert de agenda van de bedrijfsdirecteur. Je hebt aandacht voor een vlot verloop van de werkdag. Je kijkt kritisch naar de prioriteiten.
  • Je beheert ook de mailbox van de bedrijfsdirecteur efficiënt.
  • Je bereidt voor de bedrijfsdirecteur dossiers goed voor en verzamelt informatie.
  • Je volgt overlegmomenten op: de agenda, het verslag en de taken die eruit voortkomen.
  • Je zorgt ervoor dat de flow voor ondertekeningen binnen Stadsbeheer goed verloopt.
  • Je organiseert dienstreizen.
• Je bent de contactpersoon voor het kabinet. Je bereidt het kabinetsoverleg voor, maakt het verslag en volgt actiepunten en vragen op.
• Je schrijft beleidsvoorbereidende nota’s uit.
• Je bent back-up voor taken die de collega’s van het secretariaat verzorgen, zoals bijvoorbeeld besluitvorming.
• Je coördineert de procedure van het initiatiefrecht, en voert er kwaliteitscontrole op uit.
• Je ondersteunt bij projecten als dat nodig is.

Wat verwachten we van je?

• Je bent een coachende leidinggevende. Je hebt aandacht voor wat medewerkers en klanten wensen en nodig hebben.
• Je kan producten en diensten duidelijk toelichten. Je bent assertief (bijvoorbeeld bij moeilijkere boodschappen binnen de organisatie en naar burgers).
• Je bent sterk in administratie. Je houdt van afwisseling. Je wil informatietools snel en grondig aanleren.
• In deze rol zijn loyaliteit en discretie absoluut nodig. Je bent een integere medewerker die discreet omgaat met vertrouwelijke informatie.
• Je hebt liefst al ervaring met het werken binnen een politieke context.
• Je bent sterk in organiseren en werkt proactief.
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd. Je streeft altijd naar een kwalitatief eindresultaat, ook onder tijdsdruk. Je bent kritisch, analytisch en werkt resultaatgericht.
• Je herkent je in de waarden van de stad. Je wil je inzetten voor een beter Antwerpen.

Voorwaarden

• Je bent medewerker van de groep stad Antwerpen en voldoet aan de mobiliteitsvoorwaarden. Dat betekent onder andere dat je minstens 1 jaar op A1/3-niveau werkt en een positieve evaluatie hebt gekregen op dat niveau.
• Je staat op de werfreserve en hebt dus een A-test voor consulent of afdelingschef (A1/3-niveau).
• Je slaagt of bent geslaagd voor een leidinggevend rollenspel. Medewerkers van de groep stad Antwerpen maken kans op een ontwikkeltraject om leidinggevende te worden.

Wat bieden we je?

• Je start bij Stadsbeheer in Den Bell (Francis Wellesplein 1, 2018 Antwerpen) als afdelingschef (A1/3-niveau) met een contract van onbepaalde duur.
• Je loonpakket kan je berekenen met de loonsimulator. Gebruik daarvoor je officiële functietitel: afdelingschef (A1/3-niveau).

Solliciteer nu

Kandidaten maken kans op een gesprek met leidinggevende en recruiter (op basis van cv, relevante ervaring, vakkennis en motivatie).

Solliciteer ten laatste op 19 juni 2023. De gesprekken vinden plaats op 27 juni in de voormiddag.

• Voeg je cv toe en beantwoord enkele vragen.

• Als er veel kandidaten solliciteren voor deze vacature bepalen we op basis van je cv en motivatie of we je uitnodigen voor een gesprek.
• Als je correct hebt gesolliciteerd, krijg je meteen een automatische bevestiging in je mailbox.

Heb je nog vragen?

Mail naar afdelingschef@antwerpen.be of bel ons gerust even op:

• vragen over de jobinhoud: Nadine Vereycken – recruiter – 0491 62 30 57
• voor vragen over de selectie zelf: Annick Bontenakel – dossierbeheerder – 0470 56 38 80

Succes!