Administratief medewerker voor het team minderjarigen (50%) en team HR (50%) H/F/X

Atlas, integratie & inburgering Antwerpen geeft informatie en ondersteuning aan anderstalige nieuwkomers en organisaties uit de stad Antwerpen bij het inburgeren, Nederlands leren en oefenen, het omgaan met diversiteit, het uitwerken van een taalbeleid, sociaal tolken en vertalen en juridische dienstverlening over verblijf en rechtspositie.

Het is een warme organisatie waar we inburgeraars/anderstaligen en organisaties op maat begeleiden, met een open houding en respect.

Atlas is een organisatie in beweging waarbij innoverend werken centraal staat.

Taken team minderjarigen (50%)

Team minderjarigen (50%)

Team minderjarigen werkt voor anderstalige minderjarige nieuwkomers, van peuters tot 18-jarigen en

• zorgt ervoor dat anderstalige minderjarigen zich kunnen inschrijven in een school.
• helpt ouders zoeken naar een eerste school voor hun kind.
• geeft informatie aan ouders die vragen hebben over het onderwijs, de vrije tijd, het welzijn . van hun kind.
• verwijst ouders door naar andere organisaties en diensten (SD, CAW, CLB, .).
• informeert scholen over anderstalige minderjarige nieuwkomers.

Je beheert de mailbox

• Je volgt de mailbox dagelijks op.
• Je beantwoordt mails of dispatcht ze naar collega’s.
• Je geeft klanten een afspraak.

Je registreert klantendossiers

• Je verwerkt afspraken van klanten, volgt ze op en registreert ze in diverse systemen.

Je bent verantwoordelijk voor het telefonisch onthaal van klanten

• Je luistert naar en detecteert de behoeftes en noden van de klanten.
• Je informeert klanten en zorgt voor een gerichte doorverwijzing, zowel intern als extern.
• Je maakt een afspraak voor klanten bij de collega’s van team -18.

Variabele administratieve taken

• Je maakt verslag van het teamoverleg.
• Je volgt mee inschrijvingen van de zomerschool op.
• Je zet de planning in JCC Afspraken.
• Je registreert en sluit dossiers af in Connect.
• Je ondersteunt het team met (kleine) administratieve taken.

Taken team HR (50%)

Je ondersteunt bij het vormingsbeleid

• Je registreert gevolgde vormingen in Excel.
• Je volgt de mailbox van de vormingscel op.
• Je zorgt voor praktische ondersteuning bij interne vormingen (lokalen boeken, inschrijvingen opvolgen, agendaverzoeken inboeken, evaluaties opvolgen en verwerken).

Je ondersteunt bij het vrijwilligersbeleid

• Je neemt verslag op het overleg vrijwilligerwerk.
• Je volgt vrijwilligerscontracten op.
• Je volgt onkostenvergoedingen op.
• Je beheert de mailbox van de vrijwilligerswerking.

Je ondersteunt je collega bij de administratieve afhandeling van werving en selectie.

• Je publiceert vacatures.
• Je volgt de selectieprocedure administratief mee op.
• Je volgt de mailbox atlas_jobs mee op.

Je ondersteunt je collega bij het opvolgen van het stagebeleid in Atlas.

• Je registreert stagiairs in een excellijst.
• Je volgt de mailbox van de stages mee op.
• Je boekt inwerkgesprekken in bij nieuwe medewerkers.

Profil

• Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs of gelijkwaardig door ervaring.
• Je hebt een goede kennis van het Engels en Nederlands. Voor de functie bij team minderjarigen is een extra taal een troef.
• Je hebt kennis van of affiniteit met de doelgroepen waar Atlas mee werkt.
• Je gaat respectvol om met een heel diverse doelgroep, zowel klanten als collega’s.
• Je bent flexibel; je past de reglementering en frequent wijzigende afspraken toe.
• Je bent bereid om in te springen voor collega’s en te switchen tussen taken.
• Je hebt een goede kennis van MS-Office 365.
• Je werkt efficiënt en zelfstandig en neemt initiatief.
• Je voert je taken correct uit en je bent creatief in het vinden van oplossingen.
• Je kan omgaan met tijdsdruk/tempodruk.
• Je beschikt bij voorkeur over een basiskennis van de sociale kaart.
  
  
  
• Voor de functie van HR
• Je kan vlot werken met Excel.
• Je bent discreet.