Assistante administrative

仕事内容

MISSIONS

- Réaliser les tâches administratives diverses de la filiale à la demande du Directeur D’Exploitation - Assister la Responsable RH & Comptabilité

- Assister l’équipe opérationnelle

OBJECTIFS

- Etre à jour de ses taches quotidiennement

- Traiter toute absence du personnel sans délai

- Parfaite tenue des dossiers administratifs confiés

- Maîtrise des fonctions des logiciels utilisés

ASSISTANCE SERVICES GENERAUX

Les principales attributions sont :

- Réceptionner, traiter et envoyer les courriers / paquets (DHL/Recommandé, etc.) quotidiens

- Réaliser les commandes et achats de fournitures administratives (produits d’entretiens, fourniture bureau, etc.)

- Gérer les prêts temporaires des véhicules

- Gérer les cartes de carburant

- Prendre les rendez-vous pour les CT et l’entretien des véhicules

- Gérer les imprimantes (+ services)

- Effectuer les réservations d’hôtels et les demandes de billets de transport pour les membres du personnel

- Effectuer les tâches diverses administratives des services généraux :

o Classement, archivage

o Attestations

o Statistiques

o Gestion des PV – transmettre aux collaborateurs et au service Comptabilité

o Secrétariat divers

ASSISTANCE COMPTABILITE

Les principales attributions sont :

- Gérer les rappels de factures Fournisseurs et Sous-traitants

- Encodage des factures d’achats, notes de crédit et notes de frais dans Ravel en respectant les procédures du groupe

- Participer à la relance client au sujet des factures de vente impayées

- Au besoin, créer les CF et CS en régularisation

ASSISTANCE RH

Les principales attributions sont :

- Tenir le planning à jour pour l’intégralité du personnel en ce qui concerne les absences, maladies, congés, etc.

- Organiser les RV du personnel avec les organismes de formation, la médecine du travail, etc.

ASSISTANCE OPERATIONNELLE

Les principales attributions sont :

- Participer à la création et à l’entretien de la base fournitures de Mozaris

- Participer à la création et à l’entretien de la base sous-traitante de Mozaris (recherche, création)

- Prendre part à la relance STT pour obtenir les attachements et factures

- Participer au lancement de nouveaux contrats : Création clients, sites, contacts, DI simples, etc.

- Etre disponible pour assurer en back-up une demande d’intervention simple et urgente.

Responsabilité Qualité/Sécurité/Environnement :

Comme tout à chacun au sein de l’entreprise il est nécessaire de :

- Appliquer les exigences internes et les procédures en matière Qualité, sécurité et environnement

- Signaler à sa hiérarchie les risques réels et potentiels et les non-conformités liés à la Qualité, la Sécurité et l’Environnement

QUALITES - COMPETENCES

- Discrétion, loyauté et respect strict des informations confidentielles

- Savoir travailler en autonomie

- Sens de l’organisation

- Bonnes aptitudes des langues française et néerlandaise

- Travailler avec précision et rigueur HIERARCHIE

- Sous la responsabilité Hiérarchique du Directeur D’Exploitation

- Sous la responsabilité Fonctionnelle de la Responsable RH/Comptabilité de la filiale EMALEC BELGIUM

Type d’emploi : Temps Plein, CDI

Avantages :

• Assurance hospitalisation
• Chèques repas
• Eco-chèques
• Indemnité kilométrique

Horaires :

• Lun-Ven
• Travail de jour

Rémunération supplémentaire :

• Pécule de vacances

Expérience:

• Administration: 1 an (Optionnel)

Langue:

• Néerlandais (Exigé)
• Français (Exigé)

Télétravail:

• Non