Deeltijdse hospitality officer

Eligio is de marktleider in België op vlak van outsourcing van receptie en officediensten. Onze 300 medewerkers werken in vast dienstverband. Zij zijn dagelijks met veel enthousiasme aan de slag bij onze klanten, (middel)grote bedrijven verspreid over heel België en actief in diverse sectoren.

Werk jij nauwkeurig en ben jij administratief sterk? Beschik je over goede communicatieve vaardigheden en is het je passie om bezoekers en medewerkers zo optimaal mogelijk te woord te staan en verder te helpen? Dan ben jij de nieuwe collega die we zoeken.

Voor onze klant in Antwerpen, een gerenommeerd adviesbedrijf, zijn we op zoek naar een deeltijdse receptionist(e). In deze functie ben je verantwoordelijk voor een vlotte gang van zaken aan de receptie en zien jouw taken er als volgt uit:

• Je begroet alle gasten met een warm en vriendelijk welkom en beheert het check-in proces.
• Je beantwoordt telefoonoproepen op een professionele, vriendelijke manier.
• Je behandelt vragen en problemen van gasten en registreert ze in het interne systeem.
• Je zorgt ervoor dat alle technische apparatuur goed werkt, door middel van dagelijkse controles.
• Je begeleidt de gasten naar de vergaderzalen.
• Je behandelt alle inkomende e-mail.
• Je zorgt ervoor dat de receptie en wachtruimtes steeds netjes blijven.
• Je houdt nauw contact met de cateringdienst en volgt last minute catering bestellingen / wijzigingen zorgvuldig op.
• Je beheert administratieve taken.

Je werkt afwisselend in “the front office” en in “the back office” en draagt steeds een elegant uniform. Je komt terecht in een omgeving waar je ondersteund en gecoacht wordt en je krijgt een duidelijk kader aangeboden met welomlijnde procedures en richtlijnen. Je bent zelf heel erg gesteld op een enthousiaste en hartelijke ontvangst, met VIP-allures.

Je werkt op gemiddeld 20u/week:

• maandag, dinsdag en afwisselende 1 week op twee op woensdag van 8u tot 16.30u met een half uur pauze

of

• donderdag, vrijdag en afwisselende 1 week op twee op woensdag van 8u tot 16.30u met een half uur pauze

Eligio is op zoek naar nieuwe collega’s met volgende competenties:

• uitstekend drietalig Nederlands, Frans, Engels
• zeer goede kennis van de courante MS Office toepassingen Outlook, Excel, Word
• verzorgd en representatief voorkomen
• een warme, dynamische en glimlachende uitstraling
• kennis van business etiquette-regels
• stipt
• verantwoordelijk en gedisciplineerd
• absolute teamplayer!
• je werkt nauwkeurig
• je bent stressbestendig
• oog voor detail en de wens om iedere klant het beste onthaal ever te bezorgen
• je bent bereid in uniform te werken

Jobgerelateerde competenties zijn:

• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Telefonische oproepen aannemen
  • Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  • Een boodschap noteren
• Personen informeren en doorverwijzen of begeleiden naar de gevraagde gesprekspartner, dienst of plaats
• De toegang en verplaatsingen van personen binnen de organisatie, sites en lokalen controleren
• Aanplakborden, informatie en bedrijfspubliciteit voor bezoekers actueel houden
• Gegevens op computer raadplegen, invoeren of bijwerken (aanmaken van badges, inschrijving in registers, rapporten van telefonische oproepen, …)
• Kopiëren, klasseren, intikken, lay-out verzorgen, … van documenten
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• Een gesprekspartner adviseren en bijstaan bij administratieve en dagdagelijkse aspecten
• De activiteiten van een team coördineren

Heb je interesse in deze unieke en zeer aantrekkelijke vacature? Aarzel niet, stuur direct jouw CV, recente foto en motivatiemail naar sylvia.gea@eligio.be. Vergeet niet volgende referentie in het onderwerpveld van je e-mail te vermelden: “PT – hospitality Antwerpen”. Je ontvangt zeker binnen de week een reactie van ons.