Directie assistent

Ben jij een administratieve duizendpoot? Een kei in plannen en organiseren? Kan je bovendien vlot overweg met agendabeheer en andere informaticatoepassingen? Èn wil je een bijdrage leveren aan mensgerichte zorg in een warme organisatie? Dan ben jij misschien wel onze nieuwe directie assistent.

Als directie assistent biedt je een maximale ondersteuning aan onze directie:

• Je fungeert als tussenpersoon voor de directie, zowel intern als extern, en verzorgt hiervoor de nodige contacten.
• Je bent verantwoordelijk voor het agendabeheer van de directie in Microsoft Outlook.
• Je plant vergaderingen en regelt hiervoor de nodige zalen, broodjes, drank, ...
• Je stelt verslagen en brieven op en ondersteunt de directie in de voorbereiding van presentaties.
• Je behandelt de telefoons en beheert de post.
• Je biedt administratieve ondersteuning bij het VTO-beleid. Samen waak je over interessante opleidingsaanbiedingen. Je ondersteunt de administratieve opstart en afhandeling van een VTO-dossier.
• Je biedt administratieve en praktische ondersteuning bij het studentenbeleid. Je staat in voor de praktische planning en toekenning van stageplaatsen in Asster, evenals voor de inschrijving en opstart van het stagiair dossier. Je ondersteunt mee in de ontvangst van de studenten in Asster en bent het praktische aanspreekpunt voor de scholen bij bijkomende stagevragen.

• Je beschikt over mensgerichte, communicatieve vaardigheden aangezien je als brugfiguur tussen directie en medewerkers of netwerkpartners fungeert.
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden. Je kan telefoons correct afhandelen en de nodige verslagen en briefwisseling opstellen.
• Je hebt kennis van Microsoft Outlook, Word, Excel, PowerPoint en Sharepoint. Leren werken met nieuwe IT-platformen in kader van het beheer van het VTO-beleid schrikt je niet af.
• Je bent een pro in plannen en organiseren. Agendabeheer kent geen geheimen voor jou.
• Je werkt nauwkeurig en punctueel.
• Je gaat discreet om met informatie binnen de organisatie.
• Je hebt affiniteit voor warme, mensgerichte zorg en deelt onze waarden.
• Je bent flexibel en bereid om je, indien nodig, te verplaatsen naar een externe locatie.

Aanwervingsvoorwaarden

• Je beschikt over een bachelor diploma office management of gelijkwaardig door ervaring.
• Je herkent je in de gevraagde competenties.

• Een boeiende job in een enthousiast team in een organisatie in volle beweging.
• Tewerkstellingspercentage: voltijds
• Tewerkstellingsplaats: Campus Stad - Halmaalweg 2 - 3800 Sint-Truiden
• Startdatum: vanaf 1/06/2023 (kan in onderling overleg vervroegd worden)
• Contract: onbepaalde duur
• Een correcte verloning conform de ziekenhuisbarema’s en heel wat extralegale voordelen (gratis hospitalisatieverzekering, maaltijdcheques, attentiebeleid, …)