Gestionnaire administrative de programmes étudiant·es et gestionnaire administrative (H/F/X)

仕事内容

L’UCLouvain recrute un·e Gestionnaire administrative de programmes étudiant·es et gestionnaire administrative (H/F/X)

Référence du poste : SF 35285

Publication interne et externe jusqu’au 21/05/2023

Pour la Louvain School of Management (LSM), du Secteur des sciences humaines (SSH)

Site principal : Louvain-la-Neuve

Contrat au cadre, à temps plein, pour une durée déterminée (environ 6 mois)

Entrée en fonction : dès que possible

Fonction

1. Au sein de l’équipe Student Office de la Louvain School of Management (LSM), la Gestionnaire administrative de programmes étudiants (50%) a pour mission, en interaction et collaboration avec l’équipe, la gestion administrative des parcours/programmes pour les étudiant·es en Master en sciences de gestion.

• Accueil :

Accueil, contact et conseils aux étudiants sur les démarches administratives et les programmes

Assurer des moments de permanence pour répondre aux questions des étudiants

Suivi des emails de la boîte mail générique « Student Office »

• Gestion du parcours étudiant :

Prise en charge de la gestion administrative du parcours étudiant·es (inscriptions aux cours, inscriptions aux examens, délibérations, diplomation)

Diffusion des informations auprès des étudiants

Participation au comité de cycle et rédaction de PV (4X/an)

• Support administratif :

Support administratif aux dossiers transversaux de l’équipe :

• Mémoire
• Stage
• Modifications web
• Graduation ceremony
• Autres

Participation aux réunions d’équipe et de service

Support administratif dans des autres services de LSM selon les besoins

2. Au sein de l’équipe School Office de la Louvain School of Management (LSM), la Gestionnaire administrative (50%) fournit un support administratif à toute la faculté.

• Assistante du Doyen et de la Directrice Administrative :

Préparation de réunions, notamment le bureau de faculté et le conseil de faculté, en concertation avec le doyen et la présidence du conseil de faculté : préparation de l’ordre du jour, collecte et envoi de documents, archivage, suivi des mandats, aspects logistiques

Constitution des dossiers : préparation des documents et suivi des réunions ; prise de notes et rédaction de documents

Assistance rigoureuse dans les suivis : rôle de mémoire et de rappel

Gestion des documents : classement et archivage (papier et numérique)

Gestion de l’agenda : prise de rendez-vous et organisation de réunions

Rédaction de courriers à partir d’informations succinctes, préparation des documents utiles

• Assistance logistique au décanat avec des autre membres de l’équipe LSM Support

Gestion des bâtiments et des locaux

Accueil des nouveaux membres du personnel

• Gestion de la boite mail LSM Support avec des autres membres de l’équipe LSM Support
• Support mise à jour du site intranet et des projets de communication interne

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l’entité.
Qualifications et aptitudes requises

Diplôme de niveau bachelier ou expérience dans l’institution

Maîtrise de l’anglais indispensable (niveau B2 minimum)

Maîtrise des outils informatiques bureautiques (excel, word, outlook,…) et intérêt et facilité à acquérir la maîtrise d’autres logiciels (EPC, OSIS, FMpro,…)

Sens des responsabilités, fiabilité et rigueur

Respect des procédures

Capacité à travailler en équipe

Disponibilité, capacité de communication et sens du contact développé

Très bonne gestion du temps et des priorités

Capacité à travailler dans l’urgence

Sens du service

Capacité d’adaptation

Discrétion

Autonomie, polyvalence et proactivité

Flexibilité horaire à certains moments (lors des délibérations et autres évènements facultaires)

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l’offre d’emploi pourront être prises en considération.

L’UCLouvain met en œuvre une politique RH qui promeut l’égalité des genres, veille à l’égalité des chances et est attentive et respectueuse de la diversité et à l’égalité des chances.

Si, en raison d’un handicap, d’un trouble ou d’une maladie, vous souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de recrutement, merci de nous contacter à l’adresse jobs-diversite@ucloulouvain.be . Nous relayerons votre demande de manière confidentielle à la personne en charge de ces questions.

Pour soumettre votre candidature, merci de postuler en ligne uniquement, via l’option "postuler" ci-dessous.