Hoofdmedewerker algemeen beleid, functieklasse B, 50% (DGZ E 101)

Ben je een administratieve duizendpoot, haal je voldoening uit een ondersteunende functie, en spreekt het je aan om achter de schermen in een studentencontext te werken? Dan is dit de job die je zoekt!

Jouw job

Bij HOGENT maken we de toekomst via toponderwijs, innovatief onderzoek en maatschappelijke dienstverlening. Daarvoor zijn mensen met verschillende kwaliteiten nodig. Wie dus een verschil wil maken en zich ten dienste wil stellen van de samenleving, vindt bij HOGENT een brede waaier aan mogelijkheden.

Als hoofdmedewerker algemeen beleidword je toegewezen aan het departement en heb je een beleidsondersteunende en dienstverlenende functie ten aanzien van het departement, de opleidingen en het departementshoofd.

Je ressorteert onder het departementshoofd dat verantwoordelijk is voor de coördinatie en de dagelijkse leiding van het departement en je staat in voor de organisatorische en praktische aspecten van de werking van het departement als organisatie-entiteit.

Je hebt het volgende takenpakket:

Beleidsondersteunende opdrachten en verantwoordelijkheden

• Je ondersteunt het departementshoofd in zijn beleidsmatige opdracht.Je bent mee verantwoordelijk voor de opvolging en rapportering van de beleidsvoering binnen het departement en de opleidingen.
• In overleg met het departementshoofd/ stafmedewerker bereid je beleidsbeslissingen en -adviezen voor van de departementsraad en het departementsbureau en volg je de workflow van de bestuurlijke beslissingen op.
• Je ondersteunt het departementshoofd op het vlak van departementale taken inzake de onderwijsorganisatie.
• Je werkt over de grenzen van het departement heen samen met andere departementen, de Centrale Administratie en andere entiteiten van HOGENT.

Dienstverlenende opdrachten en verantwoordelijkheden

• Je zorgt voor administratieve en organisatorische ondersteuning van het departementsbureau en de opleidingsbureaus.
• Je coördineert de opmaak van de departementale aanvullingen op de Onderwijs en Examenregeling (OER) in nauw overleg met de opleidingshoofden en de studietrajectbegeleiders.
• Je ondersteunt de administratieve opvolging van onderwijsprocessen zoals bijvoorbeeld de examentoezichten, in nauw overleg met de dienst studentenaangelegenheden.
• Je ondersteunt in de organisatie van departementale events
• Je coördineert de opmaak van de bijkomende studiekosten in nauw overleg met de opleidingshoofden, stafmedewerker, departementshoofd en directie financiën.
• Je ondersteunt de stafmedewerker in de voorbereiding van de vervolgopleidingen (studiegelden, stopzettingsmodaliteiten) in nauw overleg met de opleidingshoofden, het departementshoofd, de coördinator leven lang ontwikkelen en de directie financiën.

Opdrachten die verband houden met de algemene werking

• Je neemt actief deel aan het intern overleg van het departement en zorgt voor de voorbereiding, de verslaggeving en voor de follow-up van de actiepunten.
• Je staat in voor dienstverlenende en operationele taken zoals het verspreiden van dienstmededelingen, plannen van vergaderingen, reserveren van lokalen, opmaken van vergaderkalenders, …
• Je helpt mee aan de administratie van de dossiers voor de examencommissie, de examentuchtcommissie en de tuchtcommissie.
• Je staat in voor praktische, operationele taken zoals ondersteuning bieden bij de organisatie van extra-muros activiteiten, studiereizen, events voor het departement, … en ook de ondersteuning van de dagelijkse werking via agendabeheer, opvolging van mails, brieven, …
• Je beantwoordt eerstelijns informatievragen van personeelsleden en bezoekers.
• Je zorgt voor een goede informatiedoorstroming binnen het departement. Je deelt kennis en expertise zowel op gestructureerde als op ad hoc basis.
• Je benadert behoeften, tekorten en problemen proactief, stelt mogelijke oplossingen voor en neemt initiatief om de werking te verbeteren.
• Je bouwt een professionele werkrelatie uit met je collega’s.
• Je past je binnen je functie aan veranderingen in opdrachten en werkomstandigheden aan. Op deze manier kom je tegemoet aan wijzigende omstandigheden, opdrachten en doelstellingen binnen HOGENT en het departement.

Jouw profiel

Aan welke voorwaarde voldoe je?

Om in aanmerking te komen voor deze vacature, voldoe je aan onderstaande toelatingsvoorwaarden op het moment van jouw sollicitatie:

• Je voldoet aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex Hoger Onderwijs van 20 december 2013, inzake toegang tot de ambten.
• Je bent in het bezit van een diploma van bachelor, of gelijkgeschakeld, of gelijkwaardig.

Waarom ben jij de kandidaat die we zoeken?

• Je bent enthousiast en gemotiveerd voor deze job. Je toont je betrokken bij HOGENT.
• Je kan je identificeren met de waarden van HOGENT
• Je hebt affiniteit met de opleidingscentra binnen het departement Gezondheidszorg.
• Je bent goed vertrouwd met het beheersmatig aspect van het hoger onderwijs (o.a.BI, onderwijs- en examenreglement, curriculumontwikkeling…) en hebt een goede kennis van de hogeschoolstructuur.
• Je bent administratief sterk, beschikt over een goed organisatievermogen en respecteert deadlines.
• Je beschikt over goede IT-vaardigheden en kan vlot overweg met het Office 365 pakket. Je benteveneens sterk in data- en gegevensbeheer.
• Je communiceert duidelijk, open en efficiënt. Je hebt een vlotte pen en bent in staatom een duidelijke en zakelijke stijl te hanteren in verslagen en goed onderbouwdebeslissingen op te maken.
• Je hebt oog voor nieuwe opportuniteiten, denkt kritisch mee en neemt initiatief.
• Je weet van aanpakken en werkt oplossingsgericht: moeilijkheden weet je om tebuigen in opportuniteiten.
• Je bent een echte teamspeler maar bent ook in staat om autonoom te werken
• Je werkt servicegericht en bent discreet, betrouwbaar en diplomatisch.
• Je past jebinnen je functie aan veranderingen in opdrachten en werkomstandigheden aan. Opdeze manier kom je tegemoet aan wijzigende omstandigheden, opdrachten endoelstellingen binnen HOGENT en het departement.

Ons aanbod

Wij bieden een halftijdse (50%) statutaire aanstelling in een tijdelijke, niet-vacante betrekking. Je aanstelling start zo snel mogelijk en loopt voor een periode van één jaar. Je aanstelling kan op basis van een positieve evaluatie verlengd worden.

Je verloning is op maat van aantoonbare relevante ervaring, aangevuld met klassieke werkmiddelen zoals een laptop. Je verloning situeert zich in de klasse B, tussen de salarisschaal B11 (minimum) en de salarisschaal B22 (maximum). Afhankelijk van het bedrag van je loon en je gezinstoestand, wordt je loon aangevuld met een haard- of standplaatstoelage. Meer info over de salarisschalen vind je hier.

Naast eventuele geldelijke anciënniteit uit de openbare sector kunnen diensten uit de privésector verrekend worden in de geldelijke anciënniteit. Toekenning ervan gebeurt aan de hand van tewerkstellingsattesten en na onderzoek van je dossier.

We bieden daarnaast een internetvergoeding van €20 per maand (vanaf 20% tewerkstelling). Het woon-werkverkeer met het openbaar vervoer is gratis. Als je met de fiets komt, krijg je hiervoor een vergoeding. Kom je met de wagen, dan is er op de meeste campussen parkeerplaats voorzien. Daarnaast bieden we je 36 vakantiedagen per volledig kalenderjaar voor een voltijdse betrekking, een aantrekkelijk sportaanbod, en een personeelskaart met extra voordelen. Binnen HOGENT is een mogelijkheid om twee dagen per week te telewerken.

Je zal tewerkgesteld worden op campus Vesalius.

Interesse?

HOGENT wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of functiebeperking.

Vragen?

Voor inhoudelijke vragen over deze job kan je terecht bij Liesbeth Van Coppenolle, departementshoofd Gezondheidszorg. Dit kan via e-mail (liesbeth.vancoppenolle@hogent.be) of telefonisch (0499 21 58 17).

Voor praktische en technische vragen (selectieprocedure, loon, …) kan je terecht bij Sylke Besbrugge, HR partner. Dit kan via e-mail (sylke.besbrugge@hogent.be) of telefonisch (0473 49 22 77).