Office Manager Coordinateur (m/v/x)

VERANTWOORDELIJKHEDEN EN TAKEN (NIET-EXHAUSTIEVE LIJST):

• De bedrijfswaarden van parking.brussels – openheid, innovatie, respect en diversiteit – respecteren en ervoor zorgen dat anderen dit ook doen
• Toezien op het aspect ’klantgerichtheid’, zowel bij jezelf als bij je medewerkers
• De werking van het centrale team, van de gedecentraliseerde antennes en van het callcenter (die onder toezicht staan van een officemanager) coördineren
• Instaan voor een correcte en regelmatige toepassing van de instrumenten voor planning, beheer, controle en evaluatie
• Toezien op de naleving van de procedures binnen de dienst
• Indien nodig duidelijke, nauwkeurige, evenredige en aangepaste instructies, aanwijzingen en/of toelichtingen geven in verband met de uit te voeren taak; problemen identificeren en signaleren en oplossingen voorstellen
• Instaan voor het beheer van de informatie en de documenten die nodig zijn voor de uitoefening van de functie (met name via geschreven richtlijnen)
• Ervoor zorgen dat het arbeidsreglement en het reglement inzake betalend parkeren van de betrokken gemeente worden nageleefd
• Interne vergaderingen of vergaderingen met externe partners organiseren
• Instaan voor de administratieve opvolging van de dossiers
• Bestaande en toekomstige afspraken met de gemeenten opvolgen die de controle en/of de inning van de parkeergelden uitbesteden aan het agentschap, in samenwerking met de algemene coördinatie
• Een team beheren: evaluaties, nota’s, afspraken, opleiding
• Instaan voor het beheer van de administratieve taken die verbonden zijn aan de functie
• Toezien op de correcte uitvoering van de administratieve taken, op het goede beheer van de informatie en de documenten die nodig zijn voor de goede uitvoering van de opdrachten van de typefunctie
• Verschillende rapporten opstellen over de prestaties van de medewerkers op basis van doelstellingen
• Op de hoogte blijven van de evolutie van wetgeving, materies en/of technieken met betrekking tot de functie
• Binnen het eigen expertisedomein instaan voor de overdracht van de kennis die nuttig is voor de uitoefening van de functies binnen het Parkeeragentschap
• De waarden van een kwaliteitsvolle openbare dienstverlening uitdragen door mee te werken aan de formulering van relevante adviezen voor het interne personeel of externe contacten
• De verplichtingen van de werknemers in verband met welzijn op het werk naleven
• Meewerken aan de selectie en de evaluatie van de werknemers en aanbevelingen doen met betrekking tot de promotie of de overplaatsing van het personeel

OPLEIDING

• Je hebt een bachelordiploma (hoger onderwijs van het korte type).

TECHNISCHE COMPETENTIES

• Je hebt minstens 2 jaar aantoonbare ervaring met klantenservice als klantenservicemedewerker.
• Je bent in staat om een team van medewerkers te leiden en te beheren die instaan voor de e-mailverwerking en het callcenter.
• Je bent sterk in het afhandelen van telefonische contacten en kunt goed actief luisteren.
• Je hebt een goede kennis van CRM-systemen en -praktijken.
• Je hebt kennis van de Ordonnantie houdende de organisatie van het parkeerbeleid en de oprichting van het Brussels Hoofdstedelijk Parkeeragentschap.
• Je hebt een goede kennis van de algemene organisatie van het Parkeeragentschap.
• Je hebt kennis van de algemene administratieve procedures.
• Je beheerst het Nederlands of het Frans uitstekend.
• Je hebt een basiskennis van de andere taal (Nederlands of Frans).
• Je hebt een grondige kennis van de essentiële informaticatoepassingen (tekstverwerking, spreadsheet, e-mail, intranet, Internet Explorer enz.).

GEDRAGSCOMPETENTIES

• Je hebt gevoel voor service en gastvrijheid.
• Je bent in staat om een team te leiden en te stimuleren.
• Je beschikt over een groot redeneringsvermogen.
• Je communiceert vlot en diplomatisch.
• Je bent in staat om prioriteiten te stellen voor jezelf en je team.
• Je bent stressbestendig en je bent in staat om de stress van je team te beheersen.
• Je kunt goed luisteren en beschikt over goede sociale vaardigheden.
• Je reageert kalm, met zelfbeheersing en snel als er zich een onverwachte gebeurtenis voordoet.

Je wordt aangeworven als officemanager-coördinator (B1) met de bijbehorende weddeschaal.

VOORDELEN

• Een job in een jonge overheidsinstelling in volle ontwikkeling, die je betrokkenheid naar waarde schat
• Maaltijdcheques
• Een aantrekkelijk aantal verlofdagen (35 dagen)
• Gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• Mogelijkheid om een fietsvergoeding te ontvangen
• Hospitalisatieverzekering
• Een harmonieus evenwicht tussen werk en privéleven dankzij een flexibel uurrooster binnen een werkweek van 38 uur en mogelijkheid tot telewerk
• Mogelijkheid om een tweetaligheidspremie te ontvangen
• Tal van opleidingsmogelijkheden (te volgen tijdens de werkuren)

De procedure omvat een preselectie op basis van de criteria in deze functieomschrijving.

De geselecteerde kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek bij het Parkeeragentschap van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en voor een assessment center bij een externe firma.

Geïnteresseerden met een beperking, aandoening of ziekte kunnen steeds om redelijke aanpassingen van de selectieprocedure vragen. Vermeld dit wanneer je je cv doorstuurt.

Voor meer informatie over de selectieprocedure kun je contact opnemen met:

Departement Human Resources

Tel.: 02/563.39.66

Uiterste datum voor het indienen van kandidaturen: 12/12/2021