Office Manager H/F/X

Quanteus Group est une société de consulting dont la mission est d’aider les entreprises dans leurs projets de transformation - depuis la stratégie jusqu’à l’implémentation. Fondée en 2004, l’entreprise regroupe aujourd’hui différentes entitités, notamment à Diegem : The House of Marketing (marketing consulting) et BrightWolves (management consulting).

En tant qu’Office Manager, vous serez le premier point de contact pour les visiteurs, les consultants, les freelances et les clients. C’est une excellente occasion pour vous de démontrer votre sens de l’accueil, votre attitude positive et de prendre des responsabilités supplémentaires en fonction de vos intérêts.

Tâches :

• Assumer la responsabilité de la réception, en veillant à ce que des normes élevées soient respectées : rencontrer et accueillir les clients, leur offrir une expérience agréable, prendre les appels téléphoniques et veiller à ce que les messages soient transmis à la personne concernée, etc.

• Gestion générale du bureau : soutien administratif, fournitures de bureau, traiteur, gestion des fournisseurs, s’assurer que les factures entrantes sont approuvées par la bonne personne, gestion des dépenses, réservations pour les formations externes/voyages, EHBO, etc.

• Prendre l’initiative d’organiser certains événements (par exemple, l’apéritif du Nouvel An pour les consultants) et aider l’équipe à en organiser d’autres (par exemple, le teambuilding).

• Gérer notre flotte de voitures de société, être la personne de contact clé pour nos fournisseurs et nos chauffeurs.
  

• Une première expérience dans une fonction similaire est un atout majeur.
  
• Sens du service : grâce à votre approche énergique et enthousiaste, vous vous efforcez de trouver une solution pour aider nos partenaires internes et externes.
  
• Organisé(e) et attentif/ive au détail
  
• Autonome, débrouillard(e) et doté(e) d’un grand sens des responsabilités : il ne s’agit pas d’un rôle de réceptionniste " collé(e) à votre bureau, répondant à tous les appels ", mais d’un poste où vous serez actif(ve) dans tout le bureau.
  
• Une forte éthique de travail : vous traitez des données confidentielles, la discrétion et la fiabilité sont donc indispensables. Le souci du détail et la précision sont tout aussi importants.
  
• Vous êtes à l’aise avec la suite Microsoft Office.
  
• Parler couramment le néerlandais, le français et l’anglais : notre langue officielle interne est l’anglais et vous serez amené à interagir avec des contacts francophones et néerlandophones (par courriel et par téléphone).
  
• Certification en premiers secours (EHBO) et/ou en tant que conseiller en prévention sont un plus.