Secrétaire de Direction

仕事内容

Avec une approche centrée sur les patients et leurs besoins, les Hôpitaux Iris Sud (présents sur 4 communes du sud de Bruxelles) et leurs 2000 collaborateurs œuvrent à assurer, à l’ensemble de la population de Bruxelles et de ses environs, des soins performants et de qualité, une prise en charge pluridisciplinaire, tout en conservant une réelle dimension de proximité.Les Hôpitaux IRIS Sud recherchent, Pour la Direction des Opérations Patients et pour la Direction des Soins, Sur le site d’Etterbeek-Baron Lambert à Etterbeek, Un Secrétaire de Direction(h/f/x) Pour un contrat à durée indéterminée, à temps partiel (80%) ou à temps pleinEn tant que Secrétaire de Direction, vous aurez pour mission d’apporter un soutien administratif et opérationnel à la Direction des Opérations patients et à la Direction des Soins afin de faciliter leur intervention. Vous assurerez des activités régulières et ponctuelles en assurant un suivi efficace et un respect des différentes deadlines. Dans ce cadre, vous serez régulièrement en contact avec les personnes de terrain (responsables des services, référent infirmier, collaborateurs internes, collaborateurs externes,…).Sous la responsabilité des Directeurs des deux directions, vous serez amené à:

• Assurer l’accueil des collaborateurs internes et visiteurs externes
• Gérer les appels téléphoniques et les contacts nécessaires à l’appui des membres du comité des directions
• Préparer des rapports et des dossiers spécifiques, en rassemblant les informations nécessaires à leur préparation et en assurer le suivi;
• Organiser les réunions et les rendezvous : de la planification à la rédaction du compterendu en passant par l’invitation des personnes concernées et la collecte des informations et documents nécessaires à cellesci
• Assurer le suivi des décisions prises lors des réunions;
• Assurer l’organisation logistique de réunions internes et externes, de rendezvous, d’évènements et de séminaires (réservation de salle, invitation, mise en place du matériel, catering, …)
• Gérer les agendas
• Rédiger des notes et courriers divers
• Assurer la diffusion des informations (ordre de service, notes informatives,…)
• Gérer (suivi et distribution) le courrier entrant et sortant, le trier et l’encoder.
• Remonter toute information ou événement utile au travail des membres du Comité des directions
• Rédiger et mettre en page différents documents (mails, lettres, rapports, tableaux de suivi,…);
• Classer le courrier, la documentation et les archives des membres du Comité des directions
• Mettre à jour des bases de données.

Votre Formation

• Vous êtes titulaire d’un Bachelor ou Graduat (secrétariat de direction option médicale, …);

Vos Expériences Et Connaissances

• Vous disposez d’une expérience réussie de minimum 5 années dans une fonction similaire;
• Vous avez une expérience de 3 années minimum dans le secteur médical;
• Vous disposez de très bonnes connaissances de la terminologie médicale;
• Vous avez une très bonne maîtrise des outils informatiques (suite MS Office);
• Vous disposez d’une bonne connaissance de la seconde langue nationale.

Vos Compétences

• Vous êtes rigoureux et rapide lors de l’exécution de vos tâches;
• Organisé, vous gérez votre temps de manière efficace et veillez au respect des plannings et deadlines;
• Vos capacités à gérer les urgences et les priorités ont fait leurs preuves;
• Vous êtes flexibles au niveau des horaires;
• Vous êtes polyvalent et rigoureux.
• Déterminé et persévérant, vous avez à cœur de mener à bien les missions qui vous incombent;
• Vous analysez de manière ciblée les données et jugez d’un œil critique l’information;
• Autonome dans votre travail, vous appréciez également travailler au sein d’une équipe et avez le sens de la collaboration;
• Discret, vous agissez de manière intègre et gérez les dossiers en toute confidentialité;
• Vous avez à cœur d’anticiper les choses et vous n’hésitez pas à prendre des initiatives;
• Doté d’un grand sens du service, vous êtes orienté clients et avez le sens de l’accueil.

• Un contrat à durée indéterminée à temps partiel (30h24/semaine) ou à temps plein (38h/semaine)
• Un salaire lié à l’échelle barémique du secteur public et des avantages extra légaux :
• des tarifs préférentiels dans tous les hôpitaux du réseau IRIS
• des chèques repas d’une valeur de 7,30 euros
• une intervention dans les frais de transport en commun à hauteur de 100% pour la STIB, 80% pour la SNCB, le TEC et DE LIJN et/ou une indemnité vélo de 0.24 €/km;
• une allocation de bilinguisme (sous réserve de la remise du Selor Art. 10 ou 12)
• 24 jours de congés légaux et 5 jours de congés extra-légaux
• une pension complémentaire via une assurance-groupe
• Une fonction variée et passionnante dans un environnement de travail stimulant et dynamique
• Une ambiance de travail conviviale et un équilibre entre vie privée et professionnelle