Secrétaire de direction

仕事内容

NOTRE INSTITUTION

Wallonie Bruxelles Enseignement (WBE)est le plus important pouvoir organisateur d’enseignement dans l’espace belge francophone. Notre organisme rassemble 365 établissements scolaires et 150 institutions apparentées (internats, centres PMS, etc.),répartis sur l’ensemble du territoire de la Fédération Wallonie-Bruxelles.

Ce service public accueille200 000 élèves ou étudiants de la maternelle à l’enseignement supérieur et emploie plus de 30 000 personnes. WBE, c’est aussi 3.200.000 m2 de bâtiments scolaires distribués sur 800 sites géographiques.

La mission générale est de participer à l’organisation, à la bonne marche et au développement au quotidien de l’enseignement organisé par WBE et de tous ses établissements d’enseignement, cela au bénéfice de tous ses membres des personnels et, à travers eux, de tous ses élèves et de tous ses étudiants.

Dans le cadre de sa transformation, et des différents projets menés dans le secteur de l’enseignement dont notamment le Pacte pour un enseignement d’excellence, WBE est à la recherche de nouveaux collaborateurs pour l’aider à mener à bien son évolution et ses missions de pouvoir organisateur.

DIRECTION & SERVICE

La Direction générale du Pilotage et des Affaires pédagogiques (DGPAP) est responsable de l’organisation, l’opérationnalisation et l’amélioration continue du pilotage des établissements de WBE ainsi que du développement professionnel et de l’accompagnement des personnels pédagogiques et de direction. Elle est également responsable de la politique pédagogique et d’amélioration de la qualité des établissements de WBE.

Au sein de la DGPAP,le Service général du Pilotageorganisationnel des établissements est chargé de la gestion anticipative/préventive des établissements, en tenant compte de leurs spécificités en termes de forces et fragilités. L’objectif majeur est la mise en œuvre des valeurs WBE sur le terrain avec, en ligne de mire, l’efficacité et l’efficience des équipes au bénéfice des élèves.

En tant que secrétaire de direction (H/F/X), vous serez amené(e) à :

Gérer le suivi des courriers et des dossiers du Service :

• Vous réceptionnez et traitez la correspondance entrante et sortante afin de réaliser un tri des informations devant notamment être communiquées au responsable hiérarchique et/ou service compétent via l’apprentissage de la plateforme indicatage prévue à cet effet ;
• Vous exécutez un ensemble de tâches liées au suivi du secrétariat du responsable hiérarchique (rédiger et dactylographier des notes, des courriers, des rapports de réunions, des procès-verbaux, des mémos, des présentations…) et assurez le suivi des dossiers ;
• Vous classez et archivez en version papier ou de manière électronique des dossiers, documents ou autres informations confidentielles et pertinentes pour le service afin d’assurer un accès rapide et efficace aux informations /connaissances nécessaires pour le responsable du service et des collaborateurs ;
• Vous assurez le suivi d’une série de procédures administratives (respects des délais, coordination des différents acteurs impliqués...).
  
  

Organiser L’agenda Et Gérer Les Réunions

• Vous assurez la gestion et le suivi des appels téléphoniques ;
• Vous transmettez l’information venant du supérieur hiérarchique vers les collaborateurs ;
• Vous agissez comme un trait d’union entre le responsable hiérarchique et les partenaires externes et/ou internes ;
• Vous gérez l’ensemble des documents et informations afin de pouvoir répondre aux questions des collaborateurs et/ou des contacts externes et de veiller à un transfert adéquat des informations importantes ;
• Vous accueillez des membres du personnel et les réorientez vers la personne ou les services concernés ;
• Vous répondez personnellement, par téléphone ou par courrier aux demandes de renseignements et les orientez vers les personnes et/ou les services concernés ;
• Vous gérez l’agenda du responsable hiérarchique et/ou du service compétent et organisez les rendez-vous et réunions de celui-ci/ceux-ci ;
• Vous gérez l’organisation des réunions, conviez les personnes concernées, réservez la salle et mettez à disposition les fournitures nécessaires (boissons, matériel informatique…) ;
• Vous rédigez et transmettez les ordres du jour ;
• Vous participez aux réunions et en rédigez les comptes rendus dans le but d’informer les personnes concernées des décisions prises et de fixer les actions à mettre en œuvre ;
• Vous gérez l’organisation des déplacements du responsable hiérarchique et/ou des collaborateurs du service.
  
  

Réaliser Et Rédiger Des Documents

• Vous prenez des notes et mettez en forme tous types de documents (courriers, documents administratifs...) ;
• Vous assurez un soutien pour rédiger et assurer l’envoi de courriers, e-mails, notes,.. ;
• Vous réalisez la saisie de documents de formes et contenus divers ;
• Vous organisez la récolte, le classement et l’archivage des dossiers, procédures et informations contenu.
  
  

Assurer Un Rôle De Contact

• Vous accueillez et orientez les visiteurs ;
• Vous renseignez les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers le collaborateur compétent ;
• Vous recevez, filtrez et transmettez les appels téléphoniques et les e-mails ;
• Vous prenez connaissance des documents et informations propres à la Direction générale et/ou au Service afin de pouvoir répondre aux questions des contacts externes ;
• Vous rappelez des informations importantes et transmettez des messages aux personnes concernées ;
• Selon votre affectation, vous pourrez également être appelé à venir en soutien, en cas de nécessité, à la prise en charge d’une série de tâches journalières pour les autres directeurs au sein de la Direction générale.
  
  

Contribuer aux missions de votre service, de votre direction générale et de WBE :

• Vous veillez à améliorer de façon continue votre maîtrise et connaissance des méthodes et techniques utiles à votre travail ;
• Vous veillez à l’atteinte de vos objectifs individuels et contribuez à la réalisation des missions de WBE ;
• Vous participez aux différentes réunions internes et d’équipe où votre présence est nécessaire ;
• Vous communiquez et faites circuler l’information au sein de votre équipe, vers la direction et collaborez avec les autres services de WBE ;
• Vous identifiez et proposez, le cas échéant, des opportunités d’amélioration de la qualité dans votre sphère de compétence ;
• Vous participez à l’élaboration d’une image positive du service rendu aux clients/bénéficiaires de WBE ;
• En cas de nécessité, vous collaborez à toutes tâches utiles pour le service et vous vous impliquez dans des projets.
  
  

Cette liste de tâches n’est pas exhaustive.

• DIPLÔME ET EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE REQUIS
  
  

Au moment de la candidature, vous êtes en possession :

OPTION 1

• d’un diplôme de l’Enseignement supérieur de type court (Graduat/Bachelier professionnalisant) dans une orientation assistant de direction, secrétariat de direction ou assimilable. Dans ce cas, aucune expérience professionnelle n’est requise.
  
  

OPTION 2

• d’un diplôme de l’Enseignement supérieur de type court (Graduat/Bachelier professionnalisant) ET d’une expérience professionnelle de minimum 2 ans en tant que secrétaire, secrétaire de direction, assistant(e) de direction ou assimilable.
  
  

Vous n’avez pas obtenu votre diplôme en français ou vous l’avez obtenu dans un autre pays que la Belgique ?

• Pour les diplômes obtenus dans une autre langue que le français, une attestation de votre connaissance de la langue française délivrée par le Selor suite à un test linguistique (article 7) est requise au moment de la candidature (pour l’obtenir : inscription en ligne sur le site du Selor (www.selor.be))
• Pour les diplômes obtenus hors Belgique, une attestation d’équivalence du diplôme de la Communauté française est requise au moment de la candidature (pour l’obtenir: 02/690.89.00 Service de l’équivalence des diplômes/Service de la reconnaissance académique et professionnelle des diplômes étrangers d’enseignement supérieur)
• ATOUTS
• Une expérience professionnelle pertinente dans le secteur public constitue un atout pour la fonction
  
  

CONDITIONS DE TRAVAIL ET D’ENGAGEMENT

1 poste, localisé à 1000 Bruxelles (20-22 Boulevard du Jardin Botanique), est à pourvoir.

Type d’engagement : Contrat à durée déterminée de 12 mois avec possibilité de CDI sous réserve d’une évaluation favorable, avec le barème de traitement 250/1 (niveau 2+ – groupe de qualification : 1).

Toutes nos offres sont accessibles au personnel interne remplissant les conditions de participation.

Rémunérationentre 32.122,39€ brut annuel (avec 0 année d’expérience) et 54.722,89€ brut annuel maximum (salaire annuel brut, déjà adapté à l’index actuel, allocations réglementaires non comprises). Toute expérience jugée utile pour la fonction pourra être valorisée pécuniairement, sous réserve des attestations émanant des employeurs concernés.

Pour obtenir une estimation plus précise de votre future rémunération, rendez-vous sur la page suivante : simulateur de salaire.

Régime de travail : 38h/semaine

Type de travail : Travail de bureau

AVANTAGES

• Horaire de travail variable (arrivée entre 07h30-09h00 et départ entre 16h00-18h30) ;
• Titres-repas d’une valeur de 6,60 € par jour presté (avec retenue de 1,24 €) ;
• Pécule de vacances et prime de fin d’année ;
• Possibilité de télétravail jusqu’à 50% maximum (sous réserve de l’approbation de la hiérarchie) ;
• 27 jours de congés légaux par an minimum (le nombre de jours progresse avec l’âge) ;
• Congé d’office entre Noël et Nouvel An (en plus des congés légaux) ;
• Gratuité des transports en commun pour les déplacements domicile-travail ;
• Lieu de travail facilement accessible en transports en commun ;
• Indemnité vélo (montant par kilomètre selon taux en vigueur) ;
• Possibilité d’abonnement téléphonique (usage privé possible moyennant déclaration comme avantage de toute nature) ;
• Assurance hospitalisation à un tarif avantageux via le Service social (la prime de base est gratuite) ;
• Possibilités de formations durant les heures de travail.
  
  

Important note

Please be advised that a valid work permit for Belgium is required for non-EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient language skills may not be considered.