Team Assistent(e) voor internationaal advocatenkantoor Brussel

SAMENVATTING VAN DE ROL

Assisteren van een team van advocaten in een internationaal advocatenkantoor in het centrum van Brussel (vlot bereikbaar met openbaar vervoer). Administratieve diensten van topkwaliteit verlenen aan deze professionals. De voertalen binnen het departement zijn Engels en Frans. Het is een druk departement dus een accurate manier van werken, een goede communicatie en een oprechte teamingesteldheid zijn cruciaal.

OMSCHRIJVING VAN DE FUNCTIE

• Coördineren van de agenda’s
• Zakenreizen organiseren
• Vergaderingen organiseren, zowel intern als extern, en coördineren van de verschillende afspraken & agenda’s, ervoor zorgen dat de advocaten goed voorbereid zijn voor elke afspraak/ontmoeting
• De lay-out verzorgen van allerlei juridische documenten en brieven
• Aanpassen van juridische, klant-gerelateerde documenten
• Organiseren van seminaries en presentaties – indien van toepassing
• Contact- en adreslijsten up-to-date houden
• Telefonische boodschappen aannemen, telefoontjes screenen indien nodig en gewenst
• Binnenkomende e-mails en post behandelen
• Een efficiënt archiveringssysteem voor de advocaten verzorgen, nieuwe dossiers openen en afgesloten dossiers archiveren (voornamelijk elektronisch)
• Verwelkomen en verzorgen van bezoekers
• Afstemmen met het Marketing departement voor aangepaste presentaties, brochures, logo’s, enz.
• Regelmatig updates geven over de vooruitgang van bepaalde zaken/dossiers, zogen dat de juiste informatie en communicatie circuleert binnen het team
• Facturatie en tijdsregistratie: inbrengen van timesheets wanneer gevraagd door de fee earners, voorbereiden van facturen en addenda, opvolgen van de betalingen van klanten
• Nauw samenwerken met de andere assistants binnen het departement, back-up voorzien in andere departementen indien nodig
• Om het even welke andere taak gevraagd door de advocaten

PROFIEL

• Vloeiend niveau in het Engels en Frans. Kennis van het Duits is een troef.
• Een eerste ervaring in een rol als Management Assistant. Voorgaande ervaring in de juridische sector of binnen de professionele dienstverlening kan een belangrijke troef betekenen.
• Sterke administratieve en IT-vaardigheden (Ms Office, CRM systems, online tools & databases/cloud services)
• Een professionele houding en in staat zijn om correct te communiceren/om te gaan met mensen van verschillende niveaus
• Autonomie, in staat zijn om zelfstandig projecten af te werken maar het is eveneens essentieel om constructief & efficiënt in teamverband te kunnen werken.
• Een accuraat, stipt en georganiseerd persoon met een goede zin voor initiatief
• Veerkrachtige persoonlijkheid gericht op het halen van de gemeenschappelijke doelen
• Een zekere flexibiliteit qua werkhouding (werkuren, bijspringen in andere departementen, …) wordt ten zeerste geapprecieerd

AANBOD

• Contract van onbepaalde duur
• Startdatum: zo snel mogelijk
• Salaris: afhankelijk van het ervaringsniveau
• Extralegale voordelen: maaltijdcheques, DKV, groepsverzekering, 100% terugbetaling van de kosten van het openbaar vervoer, thuiswerkmogelijkheden
• Werkuren: 9u-17u30 (af en toe worden er overuren gepresteerd), op dit moment werkt het merendeel van het personeel 2 dagen/week op kantoor en de rest van de week thuis (bedrijf volgt de coronamaatregelen en -aanbevelingen van de overheid)
• Zeer stabiele en internationale omgeving, positieve & constructieve werksfeer!