Un Assistant Administratif (h/f/x)

La société

Le Centre Public d’Action Sociale de Woluwe-Saint-Lambert recrute

pour sa Maison de Repos et de Soins et son Antenne Andromède :

Un Assistant Administratif (h/f/x)

dans le cadre d’un contrat à durée indéterminée, pour le Home Saint-Lambert et pour l’Antenne Andromède, avec une entrée en fonction la plus rapide possible.

Fonction

Missions :

Vous êtes sous l’autorité du directeur des établissements et services de soins du CPAS et de la direction du home.

Dans le cadre du travail au Home Saint-Lambert, votre mission est d’assurer la bonne gestion du secrétariat de la maison de repos en assistant la direction, les différents services et les unités de soins sur le plan administratif afin d’optimaliser le bon fonctionnement du home. Vous avez des relations fonctionnelles avec vos collègues de la cellule administrative et sociale de la maison de repos, le personnel des autres services du home ainsi que les collaborateurs des services et départements du CPAS, les partenaires extérieurs (hôpitaux, médecins traitants, pharmacies, mutuelles, …).

Dans le cadre du travail à l’Antenne Andromède, votre rôle consiste à apporter un support administratif en vue d’assurer le bon déroulement du projet. Vous travaillez en collaboration avec l’équipe psycho-sociale. Vous êtes aussi en relation avec les habitants, les fournisseurs et la structure d’hébergement. Vous préparez le dossier annuel de subvention à l’attention d’Iriscare.

Tâches:

Communes aux deux services

• Compiler, encoder, traiter, trier et classer des données ;
• Exécuter diverses tâches administratives : réquisitoires, photocopies, fax, e-mails, etc.;
• Préparer des graphiques et tableaux ;
• Trier, répartir et assurer l’envoi du courrier interne et externe ;
• Organiser et planifier les réunions, rendez-vous et comités;
• Passer des commandes de matériel après approbation du responsable hiérarchique et gérer les stocks;
• Gérer les appels téléphoniques et les diriger si nécessaire vers les personnes compétentes ;
• Assurer la gestion journalière des entrées et sorties des résidents et le suivi administratif qui en découle.

Pour le Home-Saint-Lambert :

• Vérifier que les dossiers papiers et informatiques des résidents soient complets, en ordre et à jour;
• Compiler, encoder, traiter, trier et classer des données ;
• Préparer des graphiques et tableaux ;
• Gérer les appels téléphoniques et les diriger si nécessaire vers les personnes compétentes ;
• Trier, répartir et assurer l’envoi du courrier interne et externe ;
• Exécuter diverses tâches administratives : réquisitoires, photocopies, fax, e-mails, etc.;
• Passer des commandes de matériel après approbation du responsable hiérarchique et gérer les stocks;
• Organiser et planifier les réunions, rendez-vous et comités;
• Mettre à jour les supports d’information du home (valves,…);
• Aider à la mise à jour des agendas de soins des patients;
• Accueillir les personnes, recueillir leurs demandes, y répondre ou diriger la demande vers les personnes compétentes;
• Organiser les rendez-vous avec le résident, ses proches ou toutes personnes extérieures, y compris les consultations et les transports des résidents à l’extérieur du home;
• Donner des renseignements non médicaux et rediriger les personnes vers l’équipe infirmière si nécessaire;
• Prendre en charge les plaintes des résidents et leurs proches, tenter de trouver une solution à leurs problèmes en collaboration avec la direction de la maison de repos;
• Assurer la gestion journalière des entrées et sorties des résidents et le suivi administratif qui en découle.

Pour l’Antenne Andromède :

• Préparer les courriers, les dossiers et les rapports liés à la subvention ;
• Apporter toute aide logistique nécessaire au bon déroulement du projet (commande de mobiliers, …) ;
• Être la personne de référence pour les fournisseurs et prestataires extérieurs ;
• Assurer le suivi des factures.

Profil

Qualités requises pour la fonction:

Conditions de participation à la sélection :

Être titulaire du Certificat d’Enseignement Secondaire Supérieur (CESS), donnant accès au niveau C des administrations publiques locales bruxelloises.

Atouts :

• Bénéficier d’une première expérience dans un poste administratif au sein d’un CPAS ou d’une administration publique ;
• Disposer d’un CESS orientation secrétariat ou d’une formation professionnelle en secrétariat.

Compétences comportementales :

• Posséder des aptitudes en organisation (planification, gestion des priorités, rigueur);
• Apprécier le travail en équipe et être collaborant;
• Être à l’aise avec les personnes âgées et apprécier être en contact avec eux et leurs proches;
• Être empathique et à l’écoute;
• Faire preuve de diplomatie;
• Être capable d’émettre un devoir de réserve.

Compétences techniques :

• Avoir une bonne maitrise des outils informatiques nécessaires;
• Avoir une orthographe irréprochable et des facilités rédactionnelles.

Offre

Nous vous offrons:

• Un contrat à durée indéterminée à temps plein au barème C (salaire mensuel brut temps plein, sans ancienneté: 2153,74 euros);
• Une prime de fin d’année;
• Une possibilité de reconnaissance et de valorisation de vos anciennetés en lien avec la fonction ;
• Une prime de bilinguisme (via examen Selor) ;
• La gratuité des transports en commun;
• Une assurance hospitalisation ;
• Des chèques repas ;
• Une réduction de 10% auprès d’Ethias pour les assurances prises à titre individuel ;
• Un nombre avantageux de jours de congé;
• Un plan de formation individuel adapté;
• Un environnement de travail agréable (respectueux de l’équilibre vie professionnelle – vie privée) et en pleine évolution.

Intéressé?

La sélection des candidats sera effectuée dès réception de toutes les candidatures.

Les candidats retenus seront contactés la semaine du 07/02/2022 en vue d’être conviés à une épreuve écrite prévue le 11/02/2022 et, sur base des résultats à cette épreuve, à un entretien oral le 15/02/2022. Ce planning peut être sujet à modifications.