Administratief Hoofdmedewerker

Wat is jouw rol?

Cluster Klant is het hart van de stedelijke dienstverlening en overkoepelt de administratieve stadsbalies uit het centrum en de deelgemeenten in onder meer de materie Burgerzaken, Parkeren, Vrijetijd, Werk & Ondernemen, Welzijn & Zorg. Een onberispelijke dienstverlening is de kerntaak van de cluster Klant. Dit heeft betrekking op zowel de deskundigheid als de klantgerichtheid van de dienstverlening en het personeel.

De dienst Burgerzaken maakt deel uit van de cluster Klant en verzorgt de dienstverlening in Bevolking, Burgerlijke Stand en Vreemdelingenzaken.

Als Administratief Hoofdmedewerker Burgerzaken ondersteun je de expert Burgerzaken en het diensthoofd Burgerzaken in de materie Burgerzaken.

Nu zijn we opzoek naar een enthousiaste Administratief Hoofdmedewerker om ons team te versterken.

Hieronder kan je wat meer informatie vinden over je takenpakket:

• Je zorgt dat je op de hoogte bent over de laatste ontwikkelingen in relevante wetgeving en onderrichtingen en vertaalt die naar eigen werking.
• Belangrijke informatie en wijzigingen communiceer je steeds binnen cluster Klant naar al de betrokken partijen.
• Optimalisatie van dienstverlening samen met het team is van groot belang, om die reden maak je draaiboeken op met werkinstructies.
• Het opvolgen van de cijfers zijn van groot belang zodat je klachten of meldingen over de dienstverlening tijdig kan verbeteren.
• Het organiseren van kennisopleidingen neem je ook voor je rekening zodat de medewerkers over voldoende kennis beschikken.
• Bestaande processen neem je nu en dan eens onder de loep zodat je indien nodig verbetervoorstellen kan doen.
• Aansturen van verschillende teams, coachen en motiveren zal ook tot je takenpakket behoren dit is wel onder leiding van het Diensthoofd Burgerzaken.
• Je zal opstart-, waarderings- en knipperlichtgesprekken hebben met de medewerkers van je team.
• Je ondersteunt de medewerkers van je team door hen gerichte feedback te geven en je leiderschapsstijl aan te passen per persoonlijkheid.
• Het ondersteunen bij bepaalde opdrachten van het diensthoofd Burgerzaken en de expert Burgerzaken zal je ook in je takenpakket opnemen.

Wat verwachten we van jou?

Stad Brugge hecht meer belang aan kwaliteiten en competenties van mensen dan aan leeftijd, geslacht, gender, nationaliteit, afkomst, geaardheid, handicap, geloof of levensbeschouwing.

• Je beschikt over een secundair diploma*

OF

• Je beschikt niet over een secundair diploma maar wel over minimum 5jaar relevante professionele ervaring. Je documenteert de gevraagde werkervaring uitgebreid in jouw CV en/of motivatiebrief.
• Je hebt inzicht om alle relevante geldende wetgeving te interpreteren en toe te passen.(Bevolking, Burgerlijke Stand, GDPR)
• Je beschikt over basiskennis van dienstverlening.
• Goede kennis van communicatieve vaardigheden. (constructief, oplossingsgericht, klantvriendelijk en klantgericht, inzicht in klantenbinding en customer service)
• Bereid zijn om voortdurend bij te leren.

• Laatstejaarsscholieren worden ook toegelaten tot de selectieprocedure als ze aan hun kandidatuur een studiebewijs van het lopende jaar toevoegen. Uiterlijk op de datum van hun indiensttreding bezorgen zij vervolgens het gevraagde diploma.

Wat bieden wij jou aan?

Samen met meer dan 1600 collega’s verzorg je de dienstverlening binnen onze centrumstad en zie je dagelijks het resultaat van jouw werk!

• We bieden jou een voltijdse contractuele aanstelling voor onbepaalde duur.
• Jouw startloon hangt af van eventueel over te nemen anciënniteit. Alle werkervaring bij een andere overheid wordt overgenomen. Van jouw relevante werkervaring in de privésector of als zelfstandige wordt tot 5 jaar overgenomen.
• Als je geen ervaring in overheidsdienst hebt, ligt jouw startloon voor deze functie tussen € € 3247.62 (zonder anciënniteit) en € 3511.18 (mits 5 jaar relevante anciënniteit) bruto voor een voltijdse tewerkstelling. Tijdens je tewerkstelling groeit je loon verder via vaste barema’s tot een maximale verloning van € 5080.38
• Voor een raming op maat van je nettoloon kan je vrijblijvend contact opnemen met loonadministratie@brugge.be.

Hoe ziet de selectieprocedure er uit?

Deze selectieprocedure bestaat uit een aantal verschillende proeven:

• Preselectie (document indienen bij sollicitatie!) we beoordelen jouw kandidatuur op basis van de ingevulde vragenlijst (preselectie).
• voorbereidende case - 8/11-10/11/2024
• mondelinge proef + case - 20-21/11/2024
• psychotechnische proef (+niveau-& capaciteitstest) - 25/11/2024

Je kunt al dan niet geselecteerd worden voor verdere deelname aan de procedure op basis van een voorafgaande preselectie.

Wil je meer lezen over het algemene verloop van onze selectieprocedures, neem dan zeker ook een kijkje op onze vacaturesite.

Geprikkeld?

DEADLINE: VÓÓR 15 oktober 2024

Klik op de knop “Solliciteer”. Vul de gevraagde gegevens in en voeg toe:

• CV
• Motivatiebrief
• Diploma OF gedetailleerde opsomming van de vereiste 5 jaar relevante werkervaring (minimaal functietitel, werkgever/sector, taken en duur van tewerkstelling)
• Preselectieformulier

Ten laatste 29/10/2024 ontvang van je van ons een communicatie met verdere details.

Ons contacteren?

veronique.de.geest@werkenbijbrugge.be