Administratief hr-beheerder niet-medisch personeel (m/v/x) – 38 uur – COD (2024-118)

Onderneming

Werken in CHU Saint-Pierre werkt in het hart van de stad, in het hart van het leven, met passie voor zorg!

Onze 2.800 medewerkers zijn onze sterkte en onze eerste ambassadeurs. Respect, innovatie, engagement, kwaliteit en solidariteit zijn de waarden die hen telkens drijven. Iedereen in onze 40 medische diensten streeft ernaar de patiënt centraal te stellen.

Wat ons typeert, is ons vermogen om ons aan te passen aan de sociale realiteit, onze verdraagzaamheid, ons vrij onderzoek en onze kracht om ons dagelijks in te zetten voor de Brusselse patiënten en patiënten van elke herkomst.

Het UMC Sint-Pieter is een openbaar buurtziekenhuis waar iedereen voor kwalitatief hoogstaande zorgen terechtkan.Vanuit die missie gaan wij dagelijks de uitdagingen van de volksgezondheid aan.Door actief te investeren in onderzoek en onderwijs zijn wij trouw aan ons universitair karakter.

Door ons streven naar medische uitmuntendheid en onze multidisciplinaire aanpak in onze elf themaziekenhuizen, is ons ziekenhuis nationaal en internationaal een referentie.

In het UMC Sint-Pieter werken, is deel uitmaken van een hechte, ondersteunende groep waarin iedereen zijn plaats heeft voor een optimale dienstverlening. De tevredenheid van onze patiënten en het welzijn op het werk zijn onze prioriteiten.

Functie

Opdracht:

In een dynamische ziekenhuisomgeving die voortdurend evolueert, speelt u een sleutelrol in het administratief beheer van de loopbanen van niet-medisch personeel. U garandeert dat de hr-processen efficiënt, juridisch conform en kwaliteitsvol verlopen, en communiceert vlot met de verschillende stakeholders van het ziekenhuis. Uw belangrijkste opdracht is de ondersteuning van medewerkers gedurende hun hele loopbaan, terwijl u verzekert dat het administratieve beheer optimaal is en u strategische steun verleent aan de managers en andere diensten.

Uw belangrijkste taken en verantwoordelijkheden:

• U staat in voor de follow-up van de dossiers van de niet-medische personeelsleden gedurende hun hele loopbaan (aanwerving, bevordering, wijziging van de werktijden, einde van de arbeidsovereenkomst, pensioen, taalexamen, BBT/BBK, nieuwe regelgeving ...);
• U beheert overeenkomsten, addenda, vrijwillige overplaatsingen en detacheringen.
• U maakt dossiers aan, houdt die up-to-date en controleert de gegevens in de hr-software.
• U verifieert en archiveert de benodigde documenten volgens de interne procedures.
• U beheert aankomst-, vertrek- en detacheringsprocessen volgens de regelgeving die van kracht is.
• U beheert veranderingen in de werktijden (arbeidsduurvermindering, loopbaanonderbreking, onbetaald verlof, landingsbaanregeling ...).
• U stelt sociale documenten opstellen en updatet ze (tewerkstellingsattesten, documenten voor hypothecaire leningen enz.).
• U neemt deel aan het beheer van hr-gegevens door rapporten en lijsten op te maken op vraag van het bestuur.

• U bent het referentiepunt van niet-medisch personeel, evenals van de verantwoordelijken en andere interne hulpverleners.
• U ontvangt personeelsleden en informeert en begeleidt hen bij administratieve aspecten gedurende hun hele loopbaan.

• U staat in voor een proactieve en efficiënte communicatie met de departementen, bijvoorbeeld financiën, informatica, arbeidsgeneeskunde en IDPBW, om een naadloze integratie van de hr-informatie te garanderen.
• U neemt deel aan de continue verbetering van hr-processen door nauw samen te werken met de verschillende diensten om eventuele administratieve problemen op te lossen.

• U gebruikt en optimaliseert de loopbaanbeheertools.
• U draagt bij aan de automatisatie en optimalisatie van administratieve processen om de efficiëntie van alledaagse processen te verbeteren.

• U geeft advies aan managers over loopbaanbeheer van niet-medisch personeel.

• U neemt deel aan alle taken die verbonden zijn aan de globale doelstelling van de hr-dienst en past u aan aan de veranderende behoeften van de instelling.

Profiel

Uw profiel

1.Gewenste kwalificaties en ervaring:

• U heeft ervaring in human resources, rechtswetenschappen, boekhouden of een verwant domein of heeft een evenwaardige opleiding gevolgd of een evenwaardig diploma.
• Een bewezen werkervaring in een soortgelijke functie is een pluspunt.
• Bewezen ervaring in de gezondheidssector is een pluspunt.
• U voldoet aan de wettelijke voorwaarden inzake tweetaligheid.
• U slaagt voor het selectiegesprek.
• U hebt de gevraagde kwaliteiten voor de functie.

2.Kennis:

• U heeft kennis van de sociale wetgeving en reglementering op het vlak van human resources.
• U heeft een goede kennis van informaticatools (MS Office) en hr-software.
• U heeft kennis van human resources, rechtswetenschappen of boekhouden of heeft een gelijkaardige opleiding gevolgd.

3.Knowhow:

• U kunt in team werken en kunt vloeiend met andere diensten samenwerken.
• U werkt nauwgezet en bent organisatorisch ingesteld in de opvolging van administratieve dossiers.
• U kunt multitasken en houdt daarbij rekening met prioriteiten en deadlines.
• U bent veelzijdig en kunt zich snel inwerken in complexe administratieve processen.
• U kunt vlot overweg met hr-tools en kan innovatieve oplossingen voorstellen om de efficiëntie van de processen te verbeteren.

4.Soft skills:

• U kunt goed banden onderhouden met mensen op een diplomatische manier en kunt conflicten op een constructieve manier oplossen.
• U bent emotioneel intelligent en begrijpt zo de behoeften van medewerkers en respecteert daarbij de procedures.
• U bent flexibel en proactief in changemanagement, met name in een evoluerende ziekenhuisomgeving.
• U kunt goed met stress om en kunt snel beslissingen nemen in dringende situaties.
• U bent discreet en respecteert de strikte vertrouwelijkheid van hr-gegevens.

Aanbod

Arbeidsuren: 38 uur

Datum indiensttreding: onmiddellijk

IFIC-functie: Gespecialiseerd medewerker personeelsadministratie (code 1661)

Interne functie: Administratief beheerder niet-medisch personeel hr

IFIC-categorie: 14

Loonschaal sociaal handvest: B1/2/3

• Extralegale voordelen:
  • maaltijdcheques ter waarde van € 7,30;
  • voorkeurstarieven voor medische zorg in alle ziekenhuizen van het Irisnet (voor u, uw partner, uw familieleden ten laste in opgaande of neergaande lijn);
  • een gratis MIVB-abonnement, een tussenkomst van 80% in de kosten voor het overige openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;
  • een jaarlijkse aanmoedigingspremie en een eindejaarspremie;
  • een pensioenplan (volledig gefinancierd door de werkgever);
  • een maandelijkse tweetaligheidspremie van € 150 bruto (op voorwaarde dat u het taalcertificaat van Selor artikel 10 kunt voorleggen);
  • 24 wettelijke vakantiedagen en 5 extralegale verlofdagen (+ omstandigheidsverlof);
• talrijke carrièremogelijkheden binnen een groot netwerk (Irisnet);
• een integratietraject op maat om u te ondersteunen in uw nieuwe functie;
• een opleidingsprogramma dat u in staat stelt om tijdens uw hele loopbaan te groeien.

Kandidatuur indienen

Dien uw kandidatuur rechtstreeks online in via de vacature in kwestie (cv en motivatiebrief).

Talen

U hebt een goede kennis van de tweede landstaal of u bent bereid die te verwerven (intern georganiseerde taalcursussen tijdens de werkuren, mogelijkheid om een tweetaligheidspremie van Selor van € 150 bruto te krijgen als u het taalcertificaat van Selor artikel 10 kunt voorleggen).