Administratief medewerker

Wie wordt je werkgever?

De beste zorg en opvang, dat is ons engagement. Of het nu gaat over kinderopvang, thuiszorg of ouderenzorg, samen zoeken we naar de beste oplossing.

Het departement Ouderenzorg omvat onze woonzorgcentra, lokale dienstencentra en assistentiewoningen maar ook de dienst zorgzeker die eerste aanspreekpunt is voor de vragen rond dienstverlening van onze diensten Thuiszorg en Ouderenzorg.

Meer info over onze organisatie vind je op onze website www.zorgleuven.be

Als administratief medewerker ben jij het eerste aanspreekpunt van onze klanten. Je stelt je dan ook vriendelijk en hulpvaardig op. Daarnaast neem je ook een aantal administratieve taken voor je rekening die je gestructureerd en nauwkeurig afwerkt. De contacten en taken verschillen naargelang de dienst waarvoor je werkt. Elke dienst gebruikt ook een eigen gespecialiseerd softwarepaket waarvan we verwachten dat jij je vlot inwerkt.

Ter ondersteuning van de thuiszorgcoördinatoren maak je de planningen op van de verzorgenden en huishoudhulpen (via dienstencheques) en zoekt de beste match tussen medewerkers en cliënten van jouw toegewezen regio.. Is er iemand ziek dan herbekijk jij de planning en zorg je dat cliënten met een hoge hulpnood zeker geholpen worden. Je stelt de juiste prioriteiten en communiceert duidelijk naar onze medewerkers en onze cliënten. Je schakelt vlot tussen je administratieve taken die heel wat nauwkeurigheid vereisen en je telefonische contacten waarbij je je klantvriendelijk opstelt. Bij afwezigheid van de thuiszorgcoördinator leid je de teamvergadering van de huishoudhulpen en verzorgenden. Voor de huidige vacature zoeken we iemand die informatie ook mooi, bondig en vlot leesbaar in een brochure kan gieten. Je voorziet mee permanentie in een beurtrol van 7u40 tot en met 17u50

Je bent aanspreekpunt voor bezoekers aan het onthaal en per e-mail, staat bellers te woord en verschaft hen vriendelijk de correcte informatie of schakelt indien nodig door aan de juiste persoon. Niet elke bezoeker is de Nederlandse taal goed machtig, maar jij zorgt ervoor dat jullie elkaar begrijpen. Daarnaast sta je in voor verschillende administratieve, organisatorische en financiële processen zoals bijvoorbeeld de facturatie en het opmaken van fiscale attesten aan ouders, het beheren van documenten voor vergunningen en inspecties, je volgt de prestaties van onthaalouders op en zorgt voor de uitbetaling van onkostenvergoedingen. Je registreert afwezigheden van personeel en kinderen. Je voorziet mee permanentie in een beurtrol in het kinderdagverblijf tussen 7u en 19u en ook telefonische avondpermanentie tussen 19u en 20u voor de dienst opvang ziek kind.

Aan het onthaal van het woonzorgcentrum en lokaal dienstencentrum ontvang je alle bezoekers: vrijwilligers, familieleden van bewoners of bewoners bij vragen/klachten, deelnemers van activiteiten in het lokaal dienstencentrum, enz. Aan het onthaal, per e-mail en aan de telefoon verschaf je iedereen de juiste informatie of verwijs je correct door. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor een aantal logistieke en administratieve processen zoals de verwerking van dagelijkse inkomsten van o.a. de cafetaria en het winkeltje, de inschrijving van deelnemers aan activiteiten, uitbetaling van zakgelden aan bewoners, actualiseren van adressenbestanden, … Deze taken vereisen nauwkeurigheid. Je schakelt dus vlot tussen sociale contacten en je administratieve verantwoordelijkheden. Je voorziet mee permanentie in een beurtrol tussen 8 en 17u of 9 en 17u afhankelijk van de site.

Meer info vind je in de infobrochure.

Je beschikt over een diploma middelbaar onderwijs of minstens een getuigschrift van het 6e jaar BSO. Er zijn geen ervaringsvereisten.

• Als je slaagt voor de selectieproef word je opgenomen in een wervingsreserve (3 jaar geldig, mogelijk verlengbaar). Bij een nieuwe vacature contacteren we de kandidaten op deze lijst in volgorde van hun behaalde resultaat.
• Momenteel zoeken we administratief medewerkers voor volgende plaatsen
  • 80% voor de thuiszorgdienst
  • 50% voor WZC Edouard Remy/Booghuys (donderdag, vrijdag en woensdagvoormiddag
  • 50 tot 60% voor WZC Ter Putkapelle (donderdag en vrijdag, andere dag in onderling overleg)
  • Een voltijdse of deeltijdse medewerker voor kinderdagverblijf De Girafant.
• Je startloon is afhankelijk van je anciënniteit. Geldelijke anciënniteit opgebouwd in de publieke sector neem je onbeperkt mee, relevante privéanciënniteit wordt beperkt tot 10 jaar. De functie is ingeschaald op niveau C1-C3.
  • Voltijds loon van minimum € 2023,42 bruto per maand o.b.v. 1 jaar anciënniteit.
  • Voltijds loon van minimum € 2340,23 bruto per maand o.b.v. 10 jaar anciënniteit.
• Maaltijdcheques van €8, met een eigen bijdrage van €1,09
• Fietsvergoeding of gratis openbaar vervoer van en naar het werk
• Gunstige verlofregeling: Werk je voltijds? Dan werk je 38u per week en heb je 42 dagen vrij (verlof + feestdagen). Zo ben je dus ook vrij op de Vlaamse Feestdag en met Leuven Kermis. Opgelet! Je verlof wordt berekend op je prestaties van het vorige jaar.
• Ruime opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden
• Glijdende werkuren. Je stemt goed af met je collega’s om permanentie te voorzien.
• Gratis hospitalisatieverzekering voor jezelf, interessante tarieven voor je gezinsleden.

Solliciteren kan je tot en met 22 september 2021. Je doet dit online via deze link.
Laad volgende documenten allemaal op bij je sollicitatie:

Opgelet, bij een onvolledige of laattijdige kandidatuur word je niet uitgenodigd voor de selectieprocedure.

Tijdens de selectie zal je steeds via mail op de hoogte gebracht worden van de verdere stappen en afspraken in de selectieprocedure.

Meer informatie over het selectieprogramma, de aanvullende voordelen en de functie vind je in de infobrochure.