Administratief medewerker/onthaalbediende

작업 내용

Vacature Administratief medewerker – Onthaalbediende

Vandaag zijn wij op zoek naar een gedreven Administratief Medewerker - Onthaalbediende om ons intern team van experts te ondersteunen.

Wil je ook graag het verschil maken? Ben je op zoek naar een job met betekenis? En zou je graag deel uitmaken van een team met het groene hart op de juiste plaats?

Onze troeven als werkgever
Encon is een onafhankelijk expertisebureau dat bedrijven ondersteunt in de transitie om duurzamer te worden. En werken bij Encon biedt veel meer dan een interessante verloning en extra legale voordelen.

• Dat duurzaamheid de sector van de toekomst is, dat hoeven we je waarschijnlijk niet meer te vertellen. Wij zorgen er ook nog eens voor dat je alle begeleiding krijgt om binnen deze sector een voortrekkersrol te gaan spelen.
• Van bij het binnenkomen, voel je de warme sfeer. We besteden veel aandacht aan het vinden van de gezonde work-life balans.
• Bovendien krijg je de kans om te werken in het meest duurzame gebouw van Europa. Neem hier alvast eens een kijkje: www.infinity-building.be.

Introductie

Om ons intern team van experts te ondersteunen zijn we op zoek naar een Administratief Medewerker - Onthaalbediende die nauw samenwerkt met onze Business Unit Managers. In deze rol zijn onze interne experts jouw klanten die je ondersteunt in diverse administratieve taken zoals het opmaken van bestelbonnen, offertes, facturen, … Daarnaast zorg je voor een warm en professioneel onthaal aan onze receptie. De tijd tussen je verantwoordelijkheden als Administratief Medewerker en Onthaalbediende zal gelijkwaardig verdeeld worden. We zoeken iemand met een dynamische, dienstverlenende betrokkenheid en sterk oog voor nauwkeurigheid.
Functie omschrijving
Administratie

• In je functie als Administratief Medewerker ben je het eerste aanspreekpunt voor onze klanten op administratief vlak (bestellingen, facturatie) en je bent zelf contactvaardig om achter de benodigde data aan te gaan.
• Samen met de Business Unit Manager zorg je ervoor dat de projecten binnen je Business Unit tijdig gefactureerd worden.
• Je bent verantwoordelijk voor het verwerken van leveringen en inkomende facturen.
• Je ondersteunt je Business Unit bij het opmaken van bestelbonnen.
• Op commercieel vlak help je met het opmaken van offertes en calculaties.
• Je werkt met verschillende softwarepakketten voor het opmaken van bestellingen, offertes, facturen, … (CRM, ERP)
• Je werkt graag met Word, Powerpoint en Excel en ondersteunt bij het opmaken van meeting verslagen, presentaties en analyses.
• Je bent een kei in cijferwerk en het verwerken van prestatie gerelateerde data en tovert deze moeiteloos om in KPI-rapportages.
• Je hebt oog voor optimalisaties en stelt proactief verbeteringen voor om je Business Unit zo goed mogelijk te ondersteunen.
• Je rapporteert aan de Teamleader Backoffice.

Onthaal

• Je bent verantwoordelijk voor een warm onthaal van klanten en leveranciers. Je neemt de telefoon- en postbehandeling voor jouw rekening.
• Je bent contactpersoon voor onze medewerkers en andere gebruikers van het gebouw in verband met de aangeboden diensten zoals bijvoorbeeld onze strijkservice.
• Je maakt bezoekers, klanten, leveranciers en medewerkers met een lach wegwijs in ons kantoor.
• Je zorgt voor een dynamische samenwerking tussen het onthaal en het administratieve team.
• Je helpt waar nodig met huishoudelijke taken: afwasmachine leegmaken en vullen, koffiemachine in orde houden, vergaderzalen netjes houden.

JOUW PROFIEL

• Bachelorniveau of gelijkwaardig door relevante werkervaring.
• Je bent vloeiend in het Nederlands en bent daarnaast ook vlot in het Engels. Basiskennis van het Frans is een pluspunt.
• Je bent administratief sterk en hebt een sterk oog voor nauwkeurigheid.
• Je bent goed met cijfers en weet ze te interpreteren.
• Je kan prioriteiten stellen binnen de vooropgestelde deadlines. Je hebt een goede planning en organisatie.
• Je bent flexibel en kunt moeiteloos schakelen tussen diverse opdrachten waarin je niet bent afgeschrikt door last minute opdrachten.
• Je bent klantgericht ingesteld en helpt moeiteloos anderen op weg.
• Jouw dynamische en dienstverlenende betrokkenheid typeert je.
• Je bent contactvaardig, assertief en weet een goede en nauwe samenwerking op te bouwen met de personen binnen en buiten de Business Units.
• Met de nodige maturiteit ga je discreet om met vertrouwelijke informatie.
• Je denkt oplossingsgericht en ziet proactief opportuniteiten.
• Je kan vlot werken met MS Office.
• Deze vacature betreft een fulltime functie.

Dienstverband: Voltijds, Onbepaalde duur

Werkschema:

• Dagdienst

Thuiswerken:

• Nee