Administratief medewerker voor de dienst ICT

De politiezone Brasschaat staat in voor de politiezorg in Brasschaat, een groene en bruisende gemeente in de provincie Antwerpen. Als politiezone geven we bijzondere aandacht aan verkeersveiligheid, intrafamiliaal geweld, informaticacriminaliteit, zedenmisdrijven, drugs en de overlast die hiermee gepaard gaat. Bij ons krijgen medewerkers mogelijkheden om bij te leren en kansen om door te groeien d.m.v. coaching. Wij hechten veel belang aan overleg en inspraak m.b.t. inhoud van de job en dienstregeling. Om onze medewerkers te waarderen worden sociale activiteiten ondersteund en teambuildings en teammomenten georganiseerd.

Algemene functiebeschrijving

De administratief medewerker van de dienst ICT is een medewerker met als hoofdtaak de administratieve verwerking van de ICT gerelateerde dossiers. Hij/zij is bijkomend aanspreekbaar voor algemene administratieve taken.

• Algemeen secretariaatswerk met oriëntatie naar de dienst ICT;
• Administratieve ondersteuning van het afdelingshoofd van de dienst ICT;
• Office management voor de dienst ICT.

Specifieke functiebeschrijving
(niet limitatief en kan steeds gewijzigd worden, afhankelijk van de noden en behoeften van de organisatie)

• Beheer van de inventaris van het gebouw;
• Aannemen, registreren, bijwerken en afsluiten van oproepen;
• Opvolging van het mailverkeer ICT;
• Ondersteunen van de planning van de dienst ICT;
• Maken van afspraken met leveranciers en onderhoudstechniekers;
• Uitwerken van document management en beschrijven van werkprocessen;
• Uitschrijven en beheren van documentatie & handleidingen voor gebruikers;
• Voorbereiden van ICT aankoopdossiers (opstellen en beheren van algemene offerteaanvragen, bestekken, aankoopdossiers, enz.);
• Administratieve verwerking van ICT-dossiers;
• Stockbeheer voor dienst ICT;
• Voorbereiden van communicatie vanuit dienst ICT;
• Bijwonen van vergaderingen in ondersteuning van diensthoofd ICT;
• Beheer van het digitaal klassement;
• Ondersteuning bij de voorbereiding van agendapunten ICT op college- en raad;
• Administratieve verwerking van maandelijks en jaarlijks werkingsoverzicht van de dienst ICT.

• Vertrouwd zijn met PC en de meest gangbare applicaties zoals Word, Excel en PowerPoint & vertrouwd zijn met internettoepassingen;
• Inzicht hebben in de werking van politiediensten;
• Opvolgen en doornemen van documentatie nodig voor de taakuitvoering;
• Beschikken over de volgende persoonlijkheidskenmerken: discreet, betrouwbaar, onkreukbaar, loyaal, ordelijk, consequent, flexibel, hulpvaardig;
• Beschikken over communicatieve vaardigheden teneinde via interne en externe contacten mee te bouwen aan een positief imago van de politie;
• Klantgericht zijn t.a.v. de interne- en de externe klant;
• Goede verbale en schriftelijke vaardigheden;
• Zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken;
• Bijzonder oog hebben voor het efficiënt beheren van de middelen van de zone;
• Verzorgd voorkomen;
• Stressbestendig zijn;
• Discreet zijn;
• Bereidheid tot het presteren van flexibele dienstprestaties;
• Bereidheid tot permanente bijscholing;
• Loyaliteit t.a.v. de leiding, organisatie en bestuur;
• In staat zijn om een nauwkeurige planning, opvolging, timing en coördinatie aan te houden mits flexibele inpassing van opdrachten (prioriteiten kunnen stellen);
• Beschikken over zin voor organisatie, orde en werkmethode;
• Verantwoordelijkheid en initiatief nemen.

Je kandidaatstelling dient volgende documenten te omvatten: je motivatiebrief, cv, een kopie van jouw diploma en een uittreksel van het strafregister. (max. 3 maanden oud). Toon in je motivatiebrief duidelijk aan waarom je voor de functie van administratief medewerker ICT kiest. De selectieprocedure bestaat uit twee onderdelen: een schriftelijke opdracht en een interview. Enkel de kandidaten met een score van minstens 60% op de schriftelijke proef zullen verder gaan naar de volgende ronde en uitgenodigd worden voor het interview.

Wervingsreserve 24 maanden