Adviseur

Het dagelijks coördineren en beheren van twee afdelingen van een twaalftal
medewerkers die belast zijn met het behandelen van personeelsdossiers afhankelijk
van gebeurtenissen in hun administratieve loopbaan (bevorderingen, benoemingen,
toelagen, afwezigheden, ontslagen,...).
Behandelen van moeilijke dossiers en zorgen voor het optimaliseren van de procedures
binnen zijn sectie met alle partners, zowel interne als externe.
Het op zich nemen van de administratieve ontwikkeling van nieuwe voorschriften, van
de juridische basistekst tot de procedures van beheer en praktische informatie voor de
personeelsleden.

Rollen

Als leidinggevende, een beheersplan uitwerken en opvolgen in overeenstemming met de visie en de strategie die de hiërarchie heeft bepaald om het beleid op operationeel vlak ten uitvoer te brengen en de verwachte resultaten te behalen.

• 
  Het ontwikkelen van de interne werking en de middelen voor de opvolging van de operationele activiteit die de invoering van de strategie mogelijk maakt (visie EFQM, CP3, kwaliteitscontrole).
• De richtlijnen en doelstellingen voor de medewerkers vertalen, de verandering in concrete vorm brengen.
• De operationele prioriteiten bepalen in functie van de vastgelegde richtlijnen of doelstellingen.
• Aan de hiërarchie verslag uitbrengen over de dagelijkse activiteiten.
• Organiseren en deelnemen aan interne overlegvergaderingen.
• Het bepalen van de behoeften van de cel (personeel, materiaal, ICT middelen, opleidingen,…) en het voorleggen aan de verantwoordelijken. Het initiatief nemen tot de betrokken administratieve taken met het secretariaat en het opvolgen van de uitvoering.
• Actief promoten van de cultuur en de waarden binnen DRP met eerbied voor verschillen. Een inspirerend voorbeeld zijn voor de medewerkers.

Als omkaderend personeel, de ter beschikking gestelde mensen en/of middelen optimaal en in overeenstemming met het beleid van de hiërarchie beheren om de vastgelegde doelstellingen te bereiken.

• 
  Het verdelen van de taken onder de teamleden van de sectie en onder de contactpersonen binnen de diensten van DRP.
• De medewerkers concrete instructies of opdrachten geven.
• Toezien op de kwaliteit en de uitvoeringstermijnen van de taken en verbeteringen aanbrengen indien nodig.

Als ploegverantwoordelijke, de collega’s voor wie hij verantwoordelijk is, begeleiden in hun persoonlijke en professionele ontwikkeling om iedereen in staat te stellen zijn kennis en competenties te ontwikkelen en om een positief en constructief werkkader te stimuleren.

• Planningsgesprekken, functioneringsgesprekken en evaluatiegesprekken voeren in het kader van de evaluatieprocedure.
• Constructieve feedback geven en wijzen op de verbeterpunten van de medewerkers.
• Ingrijpen bij problemen of conflicten in verband met de werkrelaties of het functioneren van het team.
• De behoeften op het vlak van ontwikkeling van de medewerkers vaststellen en aangepaste acties voorstellen.
• Begeleiden van nieuwe medewerkers tijdens hun integratie in de ploeg en bij het aanleren van nieuwe taken.
• De medewerkers informeren van aanpassingen van statutaire toepassingen in het kader van het beheer van hun dossiers.

Als strategisch deskundige, op basis van een hoogwaardige expertise in een specifiek domein/specifieke domeinen het conceptuele kader uitwerken waarin de werkprocessen plaatsvinden en de beslissingen binnen dat kader concretiseren om het management in staat te stellen gepaste strategische beslissingen te nemen en om het managementbeleid te helpen uitvoeren.

• 
  Analyseren van dossiers of huidige of toekomstige situaties, en dit vanuit strategisch oogpunt.
• De samenhang van een beleidsvisie helpen garanderen.
• De visie en de werkprocessen samenhangend maken.
• De aan te passen of te ontwikkelen werkprocessen/-procedures vastleggen.
• Voorstellen inzake beleidskeuzes doen.

Als technisch deskundige, op basis van zijn expertise in zijn activiteitendomeinen analyses uitvoeren en adviezen formuleren voor het management, de diensten die hierom verzoeken en de partners om de leidinggevenden in staat te stellen de juiste beleidskeuzes te maken en/of de medewerkers te helpen bij hun taken.

• 
  Het analyseren van dossiers of situaties onder technisch oogpunt van de werknemer en adviezen geven aan het diensthoofd DPP en/of aan zijn medewerkers.
• Het ontwikkelen van zijn bekwaamheidsniveau in zijn specialiteit (opleiding, opvolgen van veranderingen…).
• Het herkennen van de obstakels in een systeem (indien mogelijk vóór de uitvoering) en alternatieven voorstellen aan alle betrokken partners.
• Het zowel intern als extern verspreiden van zijn specialisatie.
• Het organiseren van een overdracht van permanente en efficiënte kennis.
• Het creëren van hulpmiddelen die het rapporteren aan de autoriteiten mogelijk maakt en een efficiënte overbrenging van informatie naar de externe partners (SSGPI, FOD, mutualiteiten).
• Het coördineren bij het opstellen van procedures/fiches/nota’s met de medewerkers en partners.
• Het regelen van de interne communicatie, maar ook extern naar de leidinggevenden, HR verantwoordelijken en de betrokken personeelsleden in deze materies.

Als vertegenwoordiger, op een professionele manier de contacten en relaties met de interne en externe gesprekerspartners verzekeren om de zichtbaarheid van de organisatie te verhogen en te zorgen voor een transparante, eenduidige en doeltreffende uitwisseling van informatie.

• 
  Het standpunt van de hiërarchie meedelen/verdedigen tijdens werkgroepen.
• Onderhandelen met de gesprekspartners tijdens vergaderingen.
• Aanwezig zijn op de geschikte fora.

Als contactpersoon, antwoorden op alle vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag.

• 
  De telefoon beantwoorden en de oproep doorschakelen naar de gespecialiseerde personen of diensten.
• Telefonisch of via mail antwoorden op verzoeken om informatie van interne of externe klanten.
• De klanten doorverwijzen naar de bevoegde personen/diensten.
• De nodige documenten/brochures/inlichtingen aan de personen bezorgen.
• Informatie vragen en/of documenten raadplegen om de klanten te helpen.
• Voor interne of externe klanten opzoekingen doen in de gegevensbanken of archieven.
• Uitleg geven aan de klanten over de procedure en in geval van problemen nadenken over klantgerichte oplossingen volgens de geldende regelgeving of procedures.