Assistant(e) (production du renseignement)

1. RÉSUMÉ
La Division civilo-militaire Renseignement et sécurité (JISD), placée sous l’autorité de la/du secrétaire général(e) adjoint(e) (ASG) pour le renseignement et la sécurité, repose sur deux grands piliers : le pilier « renseignement », dirigé par la/le secrétaire général(e) adjoint(e) délégué(e) pour le renseignement (DASG/I), et le pilier « sécurité », à savoir le Bureau de sécurité de l’OTAN (NOS), dirigé par la/le secrétaire général(e) adjoint(e) délégué(e) pour la sécurité (DASG/S) et directrice/directeur du NOS.
L’Unité Production du renseignement (IPU), composée de civils et de militaires, est chargée de fournir des analyses du renseignement de niveau stratégique à l’appui des décisions du Conseil de l’Atlantique Nord et du Comité militaire sur les grands enjeux stratégiques. En soutien aux hauts responsables civils et militaires de l’OTAN, l’IPU élabore divers produits de renseignement, planifiés ou sur demande, au moyen d’analyses de renseignement sur des thèmes déterminés, y compris, mais sans s’y limiter, certaines problématiques régionales en Eurasie, en Afrique et au Moyen-Orient, et certaines questions transnationales, telles que la guerre hybride, le terrorisme, les cybermenaces, l’instabilité, les armes de destruction massive et la sécurité énergétique.
Au sein de l’IPU, le Bureau central de soutien (CSO) gère la circulation de l’information à destination et en provenance de l’Unité, y compris en ce qui concerne les mandats militaires et civils, la gestion des besoins en renseignement, la facilitation de la production de renseignements planifiés et sur demande, la gestion des connaissances et les tâches administratives selon les besoins.
Le poste d’assistant(e) (production du renseignement) fait partie intégrante de la fonction IRM (gestion des besoins en renseignement) au sein du CSO. La/Le titulaire du poste est chargé(e) principalement de contribuer au travail quotidien de l’IPU ainsi qu’à la gestion de l’information en son sein, notamment l’archivage, la recherche et la récupération des produits de renseignement, la préparation des métadonnées et la tenue à jour du tableau de bord de l’Unité. Elle/Il coordonne la rédaction et la mise en forme de tous les produits de renseignement de l’IPU, et s’occupe de leur publication et de leur diffusion. Elle/Il est également chargé(e) d’aider à la fourniture de statistiques et d’évaluations sur les besoins en renseignement, les demandes d’information, les contributions nationales et les produits de l’IPU, et notamment de procéder à une analyse du retour d’information des clients et des parties prenantes.

L’assistant(e) (production du renseignement) apporte aussi son soutien à la coordonnatrice/au coordonnateur (besoins en renseignement) et à la coordonnatrice/au coordonnateur (demandes d’information et contributions). Enfin, elle/il doit aussi aider l’assistant(e) principal(e) de la directrice/du directeur de l’IPU à apporter un soutien administratif à l’Unité.

La/Le titulaire du poste travaille en liaison étroite avec la/le chef du CSO et la/le responsable de l’IRM pour faciliter le cycle de production du renseignement et apporter un soutien à la directrice/au directeur de l’IPU selon les besoins. Elle/Il doit avoir un sens aigu du tact, faire preuve de discrétion et respecter les dispositions relatives au traitement du renseignement.

La/Le titulaire du poste s’acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée.
Elle/Il accomplit ses tâches dans un environnement de travail OTAN normal, selon des modalités de travail normales. Le risque de blessure est considéré comme nul.

2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE
ACQUIS ESSENTIELS
La/Le titulaire du poste doit :

• avoir une bonne instruction générale, au moins du niveau secondaire supérieur ;
• avoir au moins quatre ans d’expérience dans des fonctions de soutien administratif ou informationnel ;
• maîtriser parfaitement différents logiciels bureautiques et outils de travail collaboratifs, en particulier la suite Microsoft Office ou des applications similaires, SharePoint et des applications de visioconférence ;
• être à même de rédiger des textes en anglais de manière claire, concise et professionnelle ;
• avoir au minimum le niveau de compétence V (« avancé ») dans l’une des deux langues officielles de l’OTAN (anglais/français), et le niveau II (« élémentaire ») dans l’autre ; être disposé(e) à travailler en dehors des heures normales de service, sur court préavis.

ACQUIS SOUHAITABLES
Seraient considérés comme autant d’atouts :

• une expérience acquise dans un environnement ou un organisme de renseignement ou de sécurité – civil ou militaire – d’un pays de l’OTAN ;
• un diplôme de l’enseignement supérieur ;
• une connaissance des processus et procédures des systèmes civils et militaires en place au siège de l’OTAN ;
• une compréhension et une expérience du système de recueil et d’exploitation des informations du champ de bataille (BICES) et de l’application INTEL-FS de l’OTAN ;
• une connaissance des logiciels de présentation de données sous forme graphique, et une expérience de leur utilisation.

3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Gestion de l’information
Contribue à la diffusion efficace de l’information, notamment des contributions de renseignement, produits et instructions de coordination à destination et en provenance de l’IPU, ce qui suppose d’effectuer des recherches dans les bases de données pour répondre aux besoins de l’OTAN en renseignement et/ou contribuer à la production d’analyses. Gère aussi la circulation, la classification, l’archivage, le stockage, la récupération, le traitement et la diffusion des données du renseignement au sein de l’Unité, ce qui suppose d’effectuer des recherches dans les bases de données pour répondre aux besoins de l’OTAN en renseignement et/ou contribuer à la production d’analyses.
Manipule et traite en toute sécurité les fichiers électroniques (contrôle des supports, extraction de données, transferts par réseau, etc.). Gère les fichiers classifiés. Traite les documents et la correspondance conformément aux procédures et aux directives OTAN, avec rapidité et efficacité.

Gestion des connaissances
Procède à la collecte, à la classification, au stockage et à la récupération de données du renseignement. Met en place des systèmes de classement électronique bien organisés, en accordant une grande attention à la sensibilité des données, aux autorisations et aux accès. Est bien au fait des instructions permanentes. Tient à jour les bases de données et effectue des recherches selon les besoins.
Efficacité organisationnelle
Contribue à identifier les possibilités d’amélioration de l’efficacité organisationnelle au sein de l’IPU ; fait notamment des suggestions constructives pour l’amélioration des méthodes de travail. En collaboration avec les autres assistant(e)s en poste à l’IPU, cherche à renforcer la coopération, la coordination et la communication au sein de l’Unité.

Planification et exécution
Met en œuvre les procédures de travail et les directives ayant trait à la politique de gestion de l’information OTAN (NIMP) et à la politique de sécurité de l’OTAN. Adopte les bonnes pratiques en matière de cycle de vie de l’information, en particulier pour ce qui concerne l’organisation, l’accessibilité, le stockage et la protection des informations classifiées. Contribue à la planification et à l’exécution des activités et programmes de l’IPU.

Gestion de projet
Planifie, organise et exécute des projets et des activités sous la direction des hauts responsables de l’IPU, dans son domaine d’expertise.

Gestion des parties prenantes
Établit et entretient un réseau de contacts clés au sein des services de soutien renseignement et administratif de la JISD et de la J2 du SHAPE. Établit des relations avec le personnel administratif des autres divisions et bureaux principaux du siège de l’OTAN. Tient à jour toutes les listes de contacts internes et externes.
S’acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée.

4. STRUCTURE HIÉRARCHIQUE ET INTERACTIONS
La/Le titulaire relève de la coordonnatrice/du coordonnateur (besoins en renseignement) du CSO et interagit avec ses collègues de la JISD et avec les membres d’autres organismes OTAN, selon les besoins.
Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : sans objet.
Nombre de subordonné(e)s indirect(e)s : sans objet.

6. CONTRAT