CHEF DES SERVICES POPULATION - ETRANGERS ET AFFAIRES SOCIALES

Société

L’Administration Communale de Forest est à la recherche d’un.e Chef.fe des services population – étrangers – Affaires sociales (M/F/X).

Fonction

Mission du département Affaires du citoyens

Le département des Affaires du citoyen a pour mission d’accueillir les citoyens et de traiter leurs demandes tout en contribuant à l’amélioration permanente de l’image de la commune et en assurant un service de qualité.

Mission des services de la population - des étrangers et Affaires sociales

Le service de la population prépare et délivre aux citoyens différents documents administratifs, tels que la composition de ménage, le passeport, le permis de conduire, etc. et tient les registres y afférents.

Le service des étrangers prépare et délivre aux citoyens étrangers les documents administratifs les concernant, gère leurs dossier de séjour et tient les registres y afférents.

Le service des affaires sociales est responsables des dossiers dernières volontés, chèques taxis, emplacements pour personnes handicapées…

Mission

En tant que responsable de service (m/f/x), je veille à l’opérationnalisation des objectifs stratégiques, en collaboration avec le responsable de département (m/f/x).

Je dirige le service en vue d’atteindre les objectifs opérationnels, dans le respect de la législation / règlementation en vigueur. Je place l’humain au cœur de mes préoccupations en promouvant la motivation et le développement des agents ainsi que la mobilisation des équipes.

Je contribue à développer une culture commune autour de valeurs fondamentales dans le but d’offrir un service de qualité aux citoyens.

Activités

Opérationnaliser la démarche stratégique

• Analyser et optimaliser le fonctionnement du service en collaboration avec le responsable de département (m/f/x)
• Proposer des objectifs opérationnels du service alignés aux objectifs stratégiques
• Gérer le portefeuille des projets
• Participer à la mise en œuvre du contrôle interne avec le référent contrôle interne (m/f/x)
• Rapporter au responsable de département (m/f/x)
• Prodiguer des recommandations dans son domaine d’expertise

Diriger le service

• Coordonner le service
• Organiser et distribuer le travail
• Gérer le cadre des effectifs
• Gérer le budget
• Mobiliser les collaborateurs autour des objectifs et résultats à atteindre
• Evaluer les réalisations et résultats du service
• Appliquer la politique de bien-être au travail en collaboration avec le SIPP
• Communiquer les informations aux collaborateurs

Gérer l’humain / les collaborateurs

• Actualiser les descriptions de fonction de ses collaborateurs directs avec le département RH
• Recruter les collaborateurs directs
• Organiser l’intégration des agents entrants
• Soutenir le développement et les compétences de ses collaborateurs directs (formation, mobilité, évaluation, nomination, carrière)
• Superviser le plan de formation
• Fixer et évaluer les objectifs individuels
• Mener les entretiens

Assurer une gestion administrative

• Gérer les dossiers, données
• Rédiger des documents

Profil

Formation

Être porteur d’un diplôme de master (diplôme du deuxième cycle de l’enseignement universitaire) ou de l’enseignement supérieur assimilé

Expérience

Justifier de 3 années d’ancienneté dans une fonction de direction ou d’encadrement.

Une expérience professionnelle dans une administration publique constitue un atout.

Compétences techniques

Nouvelle Loi Communale

• Réglementations / législations du service
• Règlementation des marchés publics
• Règlements communaux
• Techniques de gestion d’équipe
• Outils de planification et de suivi
• Animation et conduite de réunion
• Technique de communication
• Fonctionnement d’une administration communale
• Connaissance des services communaux
• Comprendre et transmettre un message complexe, technique et spécifique
• Donner une présentation
• Prendre la parole en public
• Techniques de gestion de conflits
• Maîtrise des outils bureautiques indispensables au bon exercice de la fonction (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, etc.) et des Logiciels spécifiques(BOS, e-budget, Phénix)
• Parfaite maîtrise d’une des langues nationales et connaissance de la deuxième langue nationale (être en possession du brevet linguistique SELOR ou être disposé à l’obtenir)
• Être capable de travailler dans le respect du cadre légal et de la déontologie en lien avec la fonction

Compétences comportementales

• Agir avec intégrité et professionnalisme
• Être orienté résultats
• Coopérer

Documents indispensables

• Extrait de casier judiciaire de moins de trois mois
• Copie du diplôme

Offre

• Contrat à temps plein (36h/semaine) à durée indéterminée
• Rémunération conforme aux barèmes de la fonction publique locale (niveau A4).
• Possibilité de valoriser l’ancienneté dans le privé (max 4 ans) et dans le public (sans limitation)
• Prime de bilinguisme sur la base des attestations délivrées par le SELOR
• Remboursement (100 %) des frais de transports en commun – pécule de vacances – allocation de fin d’année – système de congé flexible - Chèques-repas
• Possibilité de suivre des formations

Langues

La connaissance de la seconde langue nationale est un atout.