Coordinateur Administratif et Documentaire pour le Département Technique (H/F/X)

작업 내용

Société

Travailler à la Clinique St-Pierre c’est avant tout intégrer un centre hospitalier de référence qui met l’accent sur le bien-être de ses patients par un accueil, une prise en charge par un personnel soignant et médical compétent et proche. La Clinique St-Pierre c’est également la recherche constante d’amélioration de la qualité au profit des patients et d’innovation pour offrir à ceux-ci des techniques de pointe.

Mission

Assurer la gestion centralisée des flux administratifs et documentaires du département technique, garantir l’organisation, la traçabilité et la fiabilité des données techniques (GMAO, documentation, rapports), en soutien direct à la planification et au suivi des interventions techniques. Veiller à la cohérence entre les contrats en cours, les prestations réalisées, la documentation associée et les factures à valider. Contribuer à la production de rapports et indicateurs (KPI) permettant d’objectiver et d’optimiser la gestion technique.

Fonction

Gestion Contractuelle Et Suivi Administratif

• Assure le suivi administratif des interventions sous-traitées, des contrats techniques et de la documentation du département ;
• Centralise, organise et suit administrativement les contrats de maintenance et prestations externes ;
• Contrôle la conformité des prestations réalisées par rapport aux engagements contractuels (délais, qualité, SLA) ;
• Assure la coordination entre prestataires externes et services techniques internes ;
• Est l’interface avec les fournisseurs et le service Achats pour la passation et le suivi des commandes techniques ;
• Participe à la préparation des renouvellements (analyse des prestations, comparaison des offres, reporting) ;
  
  

Gestion Documentaire Technique

• Assure la gestion et l’archivage structuré de la documentation technique (contrats, plans, manuels, rapports…) ;
• Assure le classement, l’archivage et l’accessibilité des rapports techniques des sous-traitants dans la GMAO ;
• Garanti l’accessibilité et la mise à jour des documents techniques critiques ;
• Prépare les rapports et documents techniques liés aux primes, certifications (Well, Breeam, ACI, ...) ou obligations légales ;
  
  

Support GMAO Et Outils Numériques

• Encode et met à jour les interventions, les contrats et les stocks dans la GMAO et ERP ;
• Assure le suivi des commandes techniques via les systèmes informatiques spécifiques ;
• Produit des rapports, des extractions et des indicateurs de performance (KPI) ;
  
  

Support Technique Et Logistique

• Maintient une vue d’ensemble sur le stock technique lié aux contrats critiques (pièces sous SLA, obligations de disponibilité) ;
• Prépare les interventions nécessitant une coordination contractuelle et documentaire ;
• Participe à l’optimisation des processus administratifs et documentaires du département ;
• Gère l’inventaire de l’outillage et du matériel de dépannage et suivi des réparations, étalonnages (ECME) et conformité du matériel ;
• Est le backup secrétariat technique et facility.
  
  

Profil

• Formation en gestion administrative, technique ou logistique avec une expérience professionnelle d’au moins 5 ans ;
• Excellente capacité d’organisation et de suivi administratif ;
• Sens du détail et rigueur dans la gestion documentaire ;
• Bonne maîtrise des outils numériques (GMAO, ERP, Excel, etc.) ;
• Capacité à produire des rapports et indicateurs de performance ;
• Esprit d’analyse et de synthèse pour contribuer à l’optimisation des processus ;
• Aisance dans la communication avec des interlocuteurs internes et externes (service technique, prestataires, fournisseurs, etc.) ;
• Autonomie, proactivité et esprit d’équipe.
  
  

Offre

• Contrat à Durée Indéterminée ;
• Temps de travail : 100% ;
• Entrée en fonction : immédiate ;
  
  

Nous Vous Proposons

• Une rémunération selon les barèmes liés à la classification IFIC accompagnée d’avantages extra-légaux (13ème mois, chèques-repas, chèque cadeau, éco-chèques) ;
• Une intervention dans les frais de transports privés et publics (remboursement 100% SNCB). Parking gratuit. Site proche des grands axes, avec parking et abri vélo, accès gare et bus.
  
  

En rejoignant la CSPO, vous trouverez un emploi qui :

• a du sens au sein d’un centre hospitalier de référence au service du patient où règne une ambiance conviviale, et qui se veut Hôpital en Transition cherchant à réduire son impact environnemental ;
• vous permet de développer vos compétences professionnelles grâce à un large catalogue de formations ;
• prend soin de votre bien-être : cadre de travail moderne et lumineux à taille humaine, activités sportives, événements festifs, tarifs avantageux en matière de soins de santé après 1 an, prix préférentiels au restaurant d’entreprise, etc.
• vous permet un bon équilibre vie privée et vie professionnelle : congés supplémentaires (4 jours sectoriels après 1 an dans le secteur, 27/9, ancienneté, en fin de carrière, etc.
  
  

Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à adresser, pour le 3 octobre 2025, à Madame VERSTRAETE, Attachée à la DRH, exclusivement via notre site www.cspo.be.