Customer Service Administrator (H/F/X)

Vinçotte

Dans le rôle de Customer Service Administrator, vous êtes responsable de la gestion de quelques clients spécifiques pour lesquels

• vous serez chargé de planifier efficacement les inspections et autres missions en fonction des besoins connus pour les jours, les semaines et les mois à venir.
• Le suivi correct de leurs contrats et la création des ordres de service afin que les ordres puissent être planifiés efficacement. Vous veillez en outre à une facturation correcte des missions et gérez les désaccords.
• Vous vous occuperez du suivi administratif de ces clients (planning, heures de prestations, enregistrement des rapports, facturation…).

Votre fonction

Tâches

• Vous êtes en contact avec le client et les inspecteurs pour assurer le suivi du planning des contrôles prévus dans le contrat en tenant compte des impositions périodiques et des qualifications et compétences nécessaires.
• Si nécessaire (occasionnellement), contacter les planificateurs et les experts en planification d’autres régions et d’autres business units en cas de problème de capacité.
• Vous convenez avec le client du moment où l’inspection peut avoir lieu et vous le confirmez à l’inspecteur. Si une procédure de notification spécifique doit être suivie, vous faites le nécessaire pour cela.
• Si nécessaire (occasionnellement), vous contribuerez à compléter le planning existant pour les inspections urgentes, les inspections sur appel, les inspections périodiques à reprogrammer ou vous adaptez en fonction du déroulement des projets et des changements de dernière minute, en tenant compte des accords internes (p.e. la limitation de l’horaire flexible) et des accords contractuels externes (p.e. la rapidité de réponse) ainsi que des qualifications, des compétences et de la disponibilité de l’inspecteur et de la garantie de continuité pour le client.
• Vous vous occupez de l’enregistrement des rapports dans le système du client.
• Vous organisez le fichier de suivi des KPI pour le client.

Gestion des contrats et création d’ordres de service

• Sur la base des informations que vous recevez de l’Inside Sales, vous enregistrez de manière critique les offres, la commande, les nouveaux contrats et les renouvellements de contrats et vous créez un ordre de service.
• Vous mettez à jour les données des clients et les inventaires dans les contrats existants (masterdata, mémos, estimated times, démissions…).
• Vous vous occupez de la gestion des ordres de missions : création, distribution, transmission des rapports précédents, suivi, clôture…

• Vous facturez les prestations en cours de nos experts avec des données de bon de commande correctes et sur la base des tarifs correctement enregistrés.
• Si défini contractuellement, vous établissez un état d’avancement que vous présentez au client afin d’harmoniser les détails de la transaction avant de facturer effectivement.

Interactions

• Vous travaillerez et consulterez l’équipe permanente présente chez notre client.
• Vous rapportez directement au Teamlead des clients concernés, avec qui vous discutez également des dossiers complexes (e.a. désaccords,...).
• Vous avez des contacts fréquents avec les inspecteurs effectuant des missions pour ces clients et avec le Customer Service Officer.
• Vous êtes en contact avec nos clients pour toutes sortes de questions concernant la commande, la facture, le rapport, etc. Pour votre client principal, vous travaillerez 3 jours par semaine chez ce client.
• Vous gérez la planification des missions (toutes techniques confondues) pour vos clients.

Votre profile

• Diplôme : Bachelier professionnalisant en gestion de bureau, logistique, etc. ou expérience équivalente.
• Expérience : Vous êtes un homme ou une femme-orchestre de l’administration et possédez plusieurs années d’expérience dans une gestion administrative efficace. Expérience initiale en matière de planification et d’organisation, de préférence dans un environnement à orientation technique.
• Langues : Très bonne connaissance du français, la connaissance du néerlandais et de l’anglais constitue un atout.
• Compétences :
  • Vous êtes résistant au stress, gardez votre sang-froid même quand vous êtes surchargé et fixez fermement les priorités.
  • Vous privilégiez la qualité, avez l’œil pour les détails et êtes quelqu’un de structuré.
  • Vous êtes sociable et avez l’esprit commercial.
  • Vous travaillez de façon autonome et disciplinée.

Notre offre

Êtes-vous intéressé(e) par le renforcement de nos équipes ?
C’est formidable ! Nous pouvons d’ores et déjà vous promettre que chez nous...

• Vous pourrez compter sur notre communauté Vinçotte : des collègues enthousiastes et dévoués ;
• Vous aurez la possibilité de développer et d’approfondir votre expertise ;
• Vous rencontrerez continuellement de nouveaux clients ;
• Vous apprendrez à travailler de manière objective, tout en étant encouragé(e) à penser de manière novatrice et à sortir des sentiers battus ;
• Vous vous engagez dans un emploi ayant un impact : votre voix contribue à façonner nos politiques ;
• Vous contribuerez quotidiennement à une société sûre et efficace ;
• Vous pourrez compter sur une rémunération compétitive, complétée par des avantages extralégaux tels que des chèques-repas et des jours de congé supplémentaires.