Directie-assistent(e) Algemeen Directeur

Hogeschool PXL is met meer dan 10000 studenten en 1150 medewerkers een toonaangevende hogeschool in de regio.In het dynamisch netwerk van Hogeschool PXL dagenwe elke partner vandaag uit om samen de toekomst te ontwerpen. Doordrongen van identiteit en praktijkleiden we ondernemende, geëngageerde, creatieve professionals en kunstenaars op. We werken samen aan oplossingen met organisaties in onderzoek en dienstverlening. We claimen excellentie in een innovatieve en multidisciplinaire omgeving die vlotheid en tegelijk sérieux uitstraalt.

• Je zet zelfstandig een optimale werkorganisatie op in een digitale werkomgeving en bent een drijvende kracht waarbij je de algemeen directeur, de collega’s en externen zo adequaat en gepersonaliseerd mogelijk ondersteunt;

• Je bent een eerste ambassadeur voor de PXL en vanuit je kennis en ontmoetingen met de vele stakeholders (studenten, personeel, externen…) ondersteun je alle diensten om de beste versie van zichzelf te worden;

• Je plant alle interne en externe afspraken en gebeurtenissen in de agenda van de algemeen directeur en betrokkenen. Je herinnert en signaleert belangrijke gebeurtenissen en bezorgt tijdig de noodzakelijke informatie en documenten. Je treft de nodige praktische en organisatorische regelingen om de dagindeling van de directeur zo optimaal mogelijk te doen verlopen;

• Je biedt organisatorische ondersteuning bij presentaties, vergaderingen en bijeenkomsten;

• Je verzorgt de communicatie (het PXL emailadres, telefonisch, post...) en staat in voor het vormgeven en verzenden van uitgaande communicatie (post, mail, telefonisch...). Je kent de hogeschool goed en zorgt dat de juiste info bij de juiste persoon komt en opgevolgd wordt.

• Je draagt bij tot een vlot-serieuze organisatiecultuur en je zorgt voor verbindingen in de organisatie.

• Je ontvangt gasten en zorgt voor de praktische afwikkeling van vergaderingen en bezoeken (lokaal, presentatiemogelijkheden, catering…);

• Je bouwt actief een intern en extern netwerk uit bv netwerk Voka, Vlaamse hogescholen-raad…;

• Afhankelijk van je interesses en vaardigheden kan de invulling van de functie verder vorm krijgen. Ook opdrachten in andere diensten (bv meewerken aan infodagen, feestcomité, projectteams e.a.) zijn mogelijk.

• Je werkt graag efficiënt en stelt vlot prioriteiten. Je schakelt vlot van de ene taak naar de andere. Je bent sterk in plannen en organiseren;

• Je bent discreet, eerlijk en betrouwbaar en je handelt diplomatisch in het belang van de Hogeschool en collega’s;

• Je bent hét aanspreekpunt voor de interne en externe stakeholders van de Hogeschool: je hebt sterke communicatieve vaardigheden en helpt verder met een glimlach en een juiste tone of voice. Je bent mondig doch genuanceerd. Humor en relativeringsvermogen vinden we aangenaam. Vlot serieus is ons credo;

• Je bent ondernemend, flexibel en stressbestendig;

• Ervaring en maturiteit is gevraagd, met name ervaring met administratie en organisatie;

• Je straalt door kennis van zaken gezag en autoriteit uit en je kan terugvallen op een professioneel en persoonlijk netwerk. Je behartigt zowel intern als extern de belangen van de hogeschool;

• Je handelt als een intrapreneur, proactief en hands-on;

• Je durft buiten de lijnen kleuren maar staat steeds met beide voeten op de grond;

• Je bent toegankelijk, iemand die problemen verkleint en omzet in opportuniteiten. Je hebt een sterke ken-doe mentaliteit.

• Je beschikt over minimum 5 jaar relevante ervaring;

• Je beschikt over een gevorderde kennis van Office-toepassingen en ICT;

• Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands en Engels; andere talen zijn aanbevelingswaardig;

• Je voldoet aan de algemene voorwaarden voor de toegang tot een ambt van de hogeschool (cf. artikel V. 106 van de Codex Hoger Onderwijs; http://data-onderwijs.vlaanderen.be/edulex/document.aspx?docid=14650)

• Preselectie op basis van CV en motivatiebrief is mogelijk en afhankelijk van het aantal kandidaten.

• Kandidaten die op basis van CV en motivatiebrief geselecteerd worden voor deelname aan het selectieproces, worden uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek. De selectie kan worden uitgebreid met een assessment- en/of technische proef naargelang noodwendigheid.