Event Coördinator

Voor de uitbreiding van ons team zijn we op zoek naar een Event Coördinator.

Taken:

Tijdens de voorbereiding van het event:

• Je werkt nauw samen met de Sales & Marketing Coördinator, die zorgt voor een vlotte overdracht nadat een dossier wordt bevestigd.
• Je woont voorbereidende vergaderingen met organisatoren bij en zorgt voor een vlot plaatsbezoek in het BMCC.
• Je vraagt de catering aan bij preferentiële cateraars van het BMCC en bespreekt dit verder met de klant en cateringpartner.
• Je bekijkt samen met de klant welke audiovisuele wensen er zijn en volgt dit verder op met de Facility Coördinator en eventuele onderaannemers.
• Je maakt een draaiboek van het evenement (onthaal, timings, techniek, catering, op- en afbouw, …) en bespreekt dit met de klant tijdens voorbereidende meetings, site visits, …
• Je coördineert extra wensen van de klant via eventuele onderaannemers (meubilair, standenbouwer,…).
• Je vult proactief en tijdig alle informatie tot in het detail in de planningstool in.
• Je stemt alle afspraken af met de diverse teams binnen het BMCC.

Tijdens het event:

• Jouw aanwezigheid tijdens het event is essentieel voor het opvolgen van het hele draaiboek volgens alle gemaakte afspraken, ook de financiële. Bij eventuele problemen weet je creatieve oplossingen te bieden.
• Je bent het centraal aanspreekpunt voor de klant en koppelt gedurende het event terug naar de diverse teams van het BMCC.
• Je bent het centraal aanspreekpunt voor de cateraar en andere betrokken partners (audio/video, meubilair, standenbouw, …)

Na het event:

• Je coördineert samen met de Facility Coordinator van BMCC de afbouw van het event.
• Je zorgt voor een goede debriefing na het event met alle onderaannemers en met de klant.
• Je maakt een evaluatie op van het event en weet leerpunten voor de toekomst te detecteren.
• Je maakt alle administratie in orde en verzorgt de facturatie van het event in samenspraak met de directie.

Andere taken:

• Algemene ondersteuning op vlak van rapportering, sales en administratie.
• Voorbereiding, realisatie en follow-up van site visits.
• Algemene rapportage en klassement.

Aanbod:

• We bieden een boeiende baan met een uniek nieuw product en ruimte voor persoonlijke initiatieven binnen een team in volle groei.
• We bieden een salaris conform je capaciteiten en aantrekkelijke extralegale voordelen (hospitalisatieverzekering, aanvullend pensioen, maaltijdcheques, kilometervergoeding, terugbetaling trein- en/of busabonnement).
• We bieden een voltijds contract van onbepaalde duur.
• Je bureau is zeer vlot bereikbaar met het openbaar vervoer of met de wagen.

Profiel:

• Je hebt een bachelor diploma en/of relevante werkervaring in een gelijkaardige functie.
• Je spreekt perfect Nederlands, hebt een zeer goede kennis van het Engels (mondeling en schriftelijk). Extra talen zijn een plusplunt.
• Je inzet en goede communicatievaardigheden maken van jou een klantgerichte medewerker.
• Je bent technisch en vooral organisatorisch sterk onderlegd en hebt oog voor detail.
• Je bent flexibel en denkt oplossingsgericht.
• Kennis van de toeristische sector en/of de beurs- en congreswereld is een pluspunt.
• Je bent een echte teamplayer. Je werkt in een klein team en bent niet bang om af en toe ook andere taken van collega’s over te nemen.
• Je bent bereid om te werken met flexibele uren, avond- en weekendwerk.
• Je werkt zowel zelfstandig als in team, bent goed georganiseerd en kan overweg met deadlines.
  

Voorwaarden:

Je slaagt voor een selectieprocedure bestaande uit een schriftelijke en een mondelinge proef en een persoonlijkheidsonderzoek op het profiel van de functie.

Deadline kandidaturen:

13/9/21