Executive Assistant voor Algemeen Directeur Brussel

Onze klant is een prestigieus bedrijf (+/- 40 personen) actief in de dienstensector. Hun kantoren zijn gelegen in het centrum van Brussel en zijn bijgevolg zeer vlot bereikbaar met het openbaar vervoer. Ze zijn momenteel op zoek naar een getalenteerde assistent(e) die samen met een Senior Executive Assistant zal werken voor de Algemeen Directeur.

Doel van de functie:

Binnen het Algemeen Management Departement een efficiënt team vormen met de senior Executive Assistant en samen administratieve, organisationele en logistieke ondersteuning van topkwaliteit bieden aan de Algemeen Directeur.

Jobomschrijving:

• agenda management (via Outlook)
• organisatie van vergaderingen en zakenreizen (meestal in Europa)
• organisatie van zakenlunches
• coördinatie van de planning van de privéchauffeur
• het archiveren, scannen en kopiëren van diverse documenten
• voorbereiding van allerhande confidentiële dossiers
• voorbereiding van brieven en documenten
• inkomende telefoontjes behandelen: de inkomende gesprekken filteren wanneer het gepast/gewenst is, boodschappen nemen, enz.
• inkomende en uitgaande correspondentie behandelen
• contacten onderhouden met diverse interne en externe partijen (high-level contacten!)
• contacten onderhouden met de andere departementen: hen documenten doorsturen, agenda’s samenleggen, enz.

Profiel:

• De ideale kandida(a)t(e) heeft – minstens – een Graduaatsdiploma in Office Management/Management Assistant of Talen
• Je bent vloeiend (gesproken en geschreven) in het Frans en het Engels
• Je bent in staat om – waar en indien nodig – het bedrijf op een professionele manier te vertegenwoordigen (professionele presentatie & taalgebruik, juiste informatie, discretie)
• Je beschikt over minstens 3 ervaring in een gelijkaardige functie (ondersteuning van management), idealiter verworven in de professionele dienstensector (consulting, internationaal advocatenkantoor, financiële sector, …)
• Je bent zeer precies en grondig, daarnaast werkt u georganiseerd en met extreem veel oog voor detail
• Je bent oplossingsgericht en stressbestendig (de agenda en afspraken van de algemeen directeur wijzigen vaak waardoor er constant opnieuw moet gepland worden)
• Je bent proactief en georganiseerd, je kan vlot prioriteiten stellen
• Je bent een echte teamspeler (aangezien je een hecht en efficiënt team zal vormen met de andere assistente)
• Je beschikt over uitstekende communicatieve en relationele vaardigheden, je bent besluitvaardig en assertief maar steeds diplomatisch
• Tot slot ben je ook flexibel (het secretariaat is doorlopend open tussen 8u30 en 19u en de 2 assistentes moeten in onderling overleg de permanentie verzorgen)

Aanbod:

• Een contract van onbepaalde duur
• Startdatum: zo snel mogelijk!
• Een zeer competitief salaris met ook een extralegaal pakket (maaltijdcheques, verzekeringen, …)
• Werkuren: 37,5u/week, er wordt samen met de andere assistente gewerkt tussen 8u30 en 19u (af te spreken onder elkaar). Occasioneel kan er gevraagd worden om tot 19u30 te blijven.
• Locatie: bedrijf is zeer centraal gelegen in Brussel en bijgevolg vlot bereikbaar met het openbaar vervoer (metro/tram/bus)
• De mogelijkheid om in een zeer professionele en kwaliteitsvolle omgeving te werken en dit in zeer mooie kantoren in het centrum van Brussel.
• Ideale functie voor een ambitieus iemand die graag ervaring wil opdoen als high-level Executive Assistant binnen een veeleisende en prestigieuze omgeving.