guest services - coördinatie bij Filmfestival Oostende

over de organisatie

Filmfestival Oostende (FFO) is het warmste filmfeest aan zee. We vieren Vlaamse cinema, presenteren internationale premières en brengen publiek en makers samen in een bruisende festivalweek. Achter de schermen werkt een klein maar toegewijd team in hartje Oostende. Voor de komende editie zijn we op zoek naar een coördinator Guest Services: een aanspreekpunt dat de uitnodiging, het verblijf en de begeleiding van onze gasten in goede banen leidt.

over de functie

Voor het festival:

• Je maakt de uitnodigingen op, werkt nauw samen met distributeurs, sales, agents en/of managers en volgt de bevestigingen op, rekening houdend met voorkeuren, financiële en organisatorische haalbaarheid
• Je stemt transport en verblijf af in samenwerking met externe partners en het interne hospitalityteam (vluchten, treinen, hotels, shuttles, restaurants, vertoningen, interviews, etc.)
• Je maakt draaiboeken op per film of gast (inclusief aankomst, afspraken, vertoning, make-up, interviews,…)
• Je stelt een overzichtelijke planning op voor de make-up artist(s) en het team van talentbegeleiders

Tijdens het festival:

• Je volgt alle draaiboeken op en coördineert met betrokken diensten: hospitality, MUA’s, chauffeurs, agentschappen
• Je bent het aanspreekpunt voor de verschillende talentbegeleiders, je maakt hun planning op en coördineert alles op locatie

Verantwoordelijkheden

• Je garandeert een warme, correcte en professionele ontvangst van alle gasten
• Je behoudt het overzicht over de verschillende planningen van de gasten en anticipeert op wijzigingen
• Je schakelt soepel tussen administratie en persoonlijke begeleiding
• Je werkt zelfstandig, maar stemt vlot af met collega’s van productie, hospitality en communicatie

profiel kandidaat

• We zoeken een discrete, goed georganiseerde en gastvrije professional met ervaring in de wereld van film, media of events. Je zorgt voor een warm welkom en een vlekkeloze opvolging, zowel in de voorbereiding als tijdens het festival.
• Je hebt minstens 1 à 2 jaar relevante werkervaring in hospitality, productie, communicatie of eventcoördinatie – dit is geen startersfunctie
• Je bent vertrouwd met de film- en televisiewereld, en begrijpt hoe talentbegeleiding werkt
• Je bent administratief sterk en vlot met tools als Google Drive en festivalmanagementsoftware
• Je communiceert helder en professioneel in het Nederlands, Engels én Frans (andere talen zijn een plus)
• Je hebt een verzorgd voorkomen en werkt met een glimlach
• Je presteert goed onder druk en speelt flexibel in op last-minute wijzigingen
• Je bent bereid om in Oostende te werken

aanbod

Een uitdagende rol in het hart van een bruisend filmfestival
Tijdelijke opdracht van november tot en met februari — op freelancebasis of met arbeidsovereenkomst
Vergoeding volgens barema PC 304 of op freelancebasis, in overleg
Terugbetaling van je woon-werkverplaatsingen met het openbaar vervoer

wijze van solliciteren

Stuur je motivatiebrief en cv ten laatste op zondag 29 juni naar eva@filmfestivaloostende.be. We kijken ernaar uit je te leren kennen!