Officemanager

작업 내용

De vzwVlaamse Erfgoedbibliothekenis de landelijke dienstverlenende organisatie voor erfgoedbibliotheken in Vlaanderen en Brussel.We zijn op zoek naar een polyvalente officemanager voor de ondersteuning van ons team.Ben jij gedreven, proactief en administratief sterk?Dan is deze functie alsofficemanager misschien wel iets voor jou!

Functie

Als officemanager verricht je administratieve en organisatorische taken om de zaken op kantoor efficiënt en soepel te laten verlopen.Je ondersteunt onze coördinator en een team van ongeveer 18 medewerkers en stagiairs bijde realisatie van de doelstellingen van de Vlaamse Erfgoedbibliotheken. Je bent het eerste aanspreekpunt vooralle praktische zaken rond administratie, facilitymanagement, boekhouding en personeelsbeheer.

Je Takenpakket Bestaat Uit Drie Grote Delen

Administratieve taken

Je zorgt voor een vlot draaiend en aangenaam kantoor en verzorgt het onthaal.

Je verwerkt de post, beheert de algemene e-mailadressen enonderhoudt de adresdatabank.

Jebereidt vergaderingen en bijeenkomsten praktisch voor.

Je notuleert bij bestuurs-, team- en projectvergaderingen.

Je creëert, formateert, controleert en digitaliseert documenten.

Je onderhoudt het klassement en het archief van de organisatie.

Je documenteert informatie en procedures die frequent nodig zijn bij het beheer van de organisatie.

Je ondersteunt het team bij de ontwikkeling van subsidie-, project- en offertedossiers en rapportage.

Je doet voorbereidend werk voor de publicatie van nieuwsberichten op de website, sociale media en in de maandelijkse nieuwsbrief.

Financiëel beheer

Je staat in voor de flow van in- en uitgaande facturenen verwerkt onkostennota’s.

Je beheert de kleine betaalrekening.

Jeklasseertde financiële documenten voor verwerking door de boekhouder.

Je bereidt betalingsbestanden voor.

Jemaakt kostenberekeningen voor budgetten.

Personeelsbeheer

Je zorgt voorde praktische afhandeling van werving en selectie.

Je verwelkomt nieuwe medewerkers en stagiairs en zorgt voor een vlotte integratie.

Je beheert de personeelsgegevens en -dossiers.

Je beheert de verlofadministratie.

Je verzorgt de voorbereiding vande loonverwerking door het sociaal secretariaat.

Je doet opzoekingen en navraag om vragen rond personeelsbeleid- en beheer te beantwoorden.

Profiel

Je herkent jezelf in deze vacature en de bijgevoegdetaakomschrijving.

Je beschikt over de benodigde competenties en kennis voor deze job.

Je Voldoet In Elk Geval Aan Deze Vereisten

Je werkt klantgericht vanuit de noden en behoeften van de organisatie.

Je spreekt vlot en schrijft foutloos Nederlands.

Kantoortoepassingen als MS Word en Excel hebben voor jou geen geheimen.

Je bent flexibel, pragmatisch en oplossingsgericht.

Je werkt precies, consequent en kan goed omgaan met deadlines.

Je beschikt over uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden.

Je werkt zelfstandig en bent zelfredzaam, én je bent een teamspelerpur sang.

Met aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie of een opleiding kantoor, secretariaat, boekhouding of HRheb je een streepje voor.

Je kan snel starten en je staat te trappelen om je snel in te werken.

Aanbod

Je werkt in een functie met een afwisselend takenpakket.

Je komt terecht in een warm en dynamisch team op een locatie vlakbij het station van Berchem. Je kan regelmatig ook eens van thuis werken.

Je start met een deeltijds contract (50%) van bepaalde duur (één jaar), met zicht op verlenging en een vaste aanstelling bij gebleken geschiktheid.

Je wordt verloond volgens de C-barema’s van de gemeenten, OCMW’s en provincies in Vlaanderen, aangevuld met maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering en een abonnement voor woon-werkverkeer of een fietsvergoeding. Het arbeidscontract volgt het Paritair Comité 329, sociaal-culturele sector.

Hoe solliciteren?

Dienuiterlijk op zondag 15mei 2022een uitgebreid cv en een motivatiebrief in via onssollicitatieformulier. Beschrijf in je brief wat jou aantrekt in dejoben waarom jij onze ideale kandidaat bent.

Op basis van de motivatie en het curriculum vitae selecteren we kandidaten voor een schriftelijke thuisproef op dinsdag 17mei.

Wie hiervoor is geslaagd nodigen we uit voor een solliciatiegesprek op donderdag 19 of vrijdag 20mei.

De geselecteerde kandidaat mag onmiddellijk in dienst treden.

Meer weten?

Heb je vragen over deze vacature? Neem dan contact op metDavid Coppoolse, coördinator van de Vlaamse Erfgoedbibliotheken, via+32 497 46 12 06ofdavid@vlaamse-erfgoedbibliotheken.be.

In het selectieproces leggen we de focus op competenties van mensen en zorgen we ervoor dat kandidaten gelijke kansen krijgen, ongeacht hun geslacht, genderidentiteit, geaardheid, afkomst, functiebeperkingen, leeftijd of levensbeschouwing.

Meer informatie over de vacature vind je in de infobundel onderaan de pagina. De oorspronkelijke vacature vind je hier.