Un·e assistant·e de direction à la Faculté de Lettres, Traduction et Communication

작업 내용

offre d’emploi 2023/155

Le secrétariat du Décanat de la Faculté de Lettres, Traduction et Communication recrute :

Un·e secrétaire du Décanat

Pour un CDI statutaire à temps plein

Contexte :
La Faculté de Lettres, Traduction et Communication a été créée à l’ULB en 2015. Elle est présente sur le site du Solbosch, répartie au sein de 3 bâtiments : le A, le U et le D. La Faculté est constituée des Départements de Langues et Lettres, des Sciences de l’Information et de la Communication et de l’École de Traduction et Interprétation ISTI — Cooremans.

Nous formons des spécialistes des langues, des littératures et des cultures, des traducteurs et des interprètes, des linguistes, des journalistes et des communicants exigeants et formés aux savoirs et compétences de pointe dans leurs domaines respectifs. Nous gérons ainsi la carrière de nos enseignants et favorisons le développement de la recherche par l’intermédiaire de nos 4 centres de recherche (Tradital, Philixte, LaDISCO et ReSIC ), de nos formations doctorales et de notre appui aux chercheurs dans leur recherche de financement.

La personne recrutée sera amenée à travailler sous la responsabilité opérationnelle (RO) de la Doyenne ou du Doyen de la Faculté (Décanat) et dépendra hiérarchiquement (SH) de la Directrice de l’administration facultaire (DAF).

Le télétravail est organisé dans notre Faculté à raison d’un jour par semaine (2 jours par semaine durant certaines périodes déterminées), en concertation avec la personne recrutée. Les congés doivent être pris obligatoirement durant des périodes bien déterminées de manière à pouvoir garantir la continuité du service et l’accueil de notre public.

Mission :
1.Planification de l’année académique facultaire, gestion de l’emploi du temps de la Doyenne ou du Doyen et de la Vice-Doyenne ou du Vice-Doyen c.à.d. le Décanat. (+/- 25%)

Planification, en amont de l’année académique, du calendrier des réunions facultaires, de l’échéancier des dossiers facultaires, des réunions et commissions facultaires (permanentes et ad hoc) et des Comités de Concertation de Base (CoCoBa) - Commissions Paritaire Locale (CoPaLoc) dans le respect des calendriers institutionnels et des dispositions règlementaires institutionnelles et facultaires
Organisation des rendez-vous et réunions de coordination, de préparation et de suivi des dossiers du Décanat et rôle d’anticipation et d’initiative en la matière avec, selon les sujets, le ou les interlocuteurs facultaires et institutionnels concernés
Gestion et organisation de l’agenda personnel du Décanat : horaires des cours, des examens et des défenses de mémoire et demandes de RDV ponctuelles
Envoi des ordres du jour et diffusion des documents relatifs aux différentes réunions

2. Gestion complète de toute la communication entrante et sortante du Décanat et de la Faculté. (+/- 25%)

Dépouillement et premier examen de tout le courrier (postal et électronique) adressé au Décanat et redirection vers les services et personnes appropriés
Préparation du courrier avant transmis (établissement de la documentation appropriée au sujet ; recherche des dossiers utiles ; travail de mise en forme et de vérification, etc.)
Rédaction et relecture de toute la communication sortante
Création et mise à jour des groupes de destinataires pour l’expédition aux membres du personnel académique, scientifique et administratif de la Faculté de même qu’aux instances extérieures
Suivi du travail relatif aux éloges des professeurs honoraires en vue de la cérémonie d’hommage organisée à l’Université par le service des cérémonies

3.Assistance dans la gestion des dossiers du Décanat : préparation, traitement, suivi et classement. (+/- 25%)

Préparation de tous les dossiers avec un rôle d’initiative attendu, avant analyse et traitement par le Décanat qui doit disposer de tous les éléments utiles à ses prises de décision
Vérification du bon aboutissement des demandes du Doyen et de la DAF : lettres en attente, documents à réceptionner, etc.
Compilation et mise à jour des différents mandats (électifs ou de représentants) facultaires et composition de toutes les Commissions facultaires renouvelées chaque année ou tous les 2 ans
Gestion de l’archivage électronique et papier de l’ensemble des réunions et commissions facultaires présidées par le Décanat

4. Rôle d’interface avec tous les services de la Faculté, tous les services de l’Université, désireux d’entrer en contact avec le Décanat ou en demande d’informations diverses et tous les interlocuteurs extérieurs. (+/- 25%)

Accueil des nombreuses personnes désireuses de s’entretenir avec le Décanat et suivi approprié
Evaluation des demandes et proposition d’aide directe
Organisation des rendez-vous
Filtrage des communications téléphoniques, transmission, orientation ou réorientation des personnes vers le bon service ou interlocuteur

Profil :
Être titulaire d’un bachelier dans le domaine administratif ou être titulaire d’un CESS avec une expérience utile de minimum 2 ans
Formation en Sciences humaines ou tout autre type de formation administrative avec une expérience utile
Les candidat·e·s ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·e·s
Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : ( http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=486 )

Connaissances et compétences générales :
Excellentes compétences rédactionnelles, excellente orthographe
Compréhension élémentaire de l’anglais à l’oral et à l’écrit
Très bonne capacité de planification et d’anticipation
Connaissances informatiques de base (Excel, Outlook, Word, Teams)
Très bonne appréhension dans l’apprentissage de nouvelles applications informatiques (bases de données, outils de gestion et de partage de l’information)
Très bonne compréhension du fonctionnement d’une administration

Connaissances et compétences spécifiques à la fonction :
Excellente capacité relationnelle : le sens de l’accueil et du service sont des compétences primordiales étant donné la diversité des interlocuteurs et la position centrale, exposée de la fonction
Compétences en matière de lecture et de compréhension de textes légaux, réglementaires et de procédures
Très bonnes compétences en matière d’archivage et de classement (papier et électronique) : le classement doit être accessible et compréhensible pour les différents membres de la Faculté
Très bonne connaissance des textes règlementaires de l’université (Statuts Organiques, Texte Coordonné, Règlement d’Ordre Intérieur, Règlement Général des Études, Règlement de discipline, etc.)
Connaissance approfondie de l’Université, de son fonctionnement, de ses ressources

Qualités requises :
Sens aigu de la discrétion
Rigueur et précision
Patience et courtoisie
Sang-froid
Sens des responsabilités
Sens de l’organisation
Esprit d’initiative

Nous offrons :
Un cadre de travail agréable et convivial
Un environnement de travail dynamique sur un campus universitaire
Une formation permanente
Un équilibre vie privée-vie professionnelle (possibilité de télétravail notamment)
Une échelle barémique conforme aux barèmes de la FWB qui tient compte de l’expérience acquise
Des avantages extra légaux (indemnité télétravail, régime de congé attrayant, possibilité d’affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…)
Une institution avec des valeurs sociétales fortes

Politique d’égalité des chances :
La politique de gestion du personnel de l’ULB est axée sur la diversité et l’égalité des chances. Nous recrutons les candidat·e·s en fonction de leurs compétences indépendamment de leur âge, leur genre, leur orientation sexuelle, leur origine, leur nationalité, leurs convictions, leur handicap.

Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?

N’hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys (sophie.veys@ulb.be), Chargée de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien.

Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.

Décision administrative

Postuler

Type contrat : CDI - statut équivalent

Temps de travail : Temps plein

Campus : Solbosch
Date de parution : 21/11/2023

Date limite de réception : 19/12/2023
[Référence 2023/155]