Un·e assistant·e en communication - Département enseignement

작업 내용

offre d’emploi 2023/118CR

Le Service InfOR-études du Département enseignement recrute :
Un·e Assistant·e en communication

pour un contrat de remplacement de longue durée à temps plein

Contexte:
Le service InfOR-études de l’ULB assure les missions d’information sur les études et la vie étudiante ; d’aide à l’orientation et à la réorientation ; d’établir des relations avec l’enseignement secondaire et supérieur. Dans ce cadre, il développe et organise des activités variées : journées portes ouvertes, ateliers collectifs, rendez-vous individuels, participation aux salons étudiants, séances d’informations dans les écoles et les institutions partenaires… Il s’adresse à de nombreux publics différents (élèves du secondaire, étudiant·es, professionnel·les de l’enseignement…) via différents canaux : site web, brochures, affiches, courriers postaux… afin d’assurer la promotion de ses activités et de ses services.

Missions :
La mission de l’assistant·e en communication du service est d’assurer la communication externe au service et la promotion du service et de ses activités. Il ou elle endosse un rôle transversal au sein de l’équipe, tant dans la mise en place de la communication en concertation avec ses collègues qu’en assurant un soutien administratif. Afin d’assurer un contact direct avec ses publics, il ou elle participe également aux activités d’information du service.

Dans le cadre de cette mission, il sera nécessaire de pouvoir libérer du temps en soirée et quelques week-end sur l’année (convenus à l’avance) pour assurer les événements.

Mission 1 : Communication (50 %)

Concevoir et suivre des campagnes de mailing et d’e-mailing : collecte et rédaction des contenus, définition d’un ciblage pertinent, établissement du calendrier des communications, mise en forme des supports, suivi auprès des prestataires (imprimeur, routeur).

Gérer les bases de données d’adresses : prise en charge, maintenance et utilisation de l’outil (Odoo), récolte et actualisation des adresses des publics cibles.

Assurer la gestion, rédaction et maintenance des pages web du service.

Assurer la gestion des publications et des campagnes d’information du service : établissement d’un planning des publications cohérent avec l’agenda des activités et le calendrier de l’enseignement, recueil des informations et rédaction des contenus, suivi de l’édition et du graphisme avec le prestataire, suivi de l’impression et de la livraison.

Supporter à l’organisation des activités et événements du service : mise en forme des présentations Power Point et supports de présentations, application de la charte graphique, réalisation de supports (roll ups, panneaux…), de matériel siglé et de documentation, aide à la rédaction des notes et courriers de l’équipe, des rapports.

Mission 2 : Soutien administratif (30 %)

Assurer un soutien à l’organisation des activités et événements du service : encodage des participant·es et envoi des informations, réalisation des listings et des badges, participation aux réunions de coordination et de suivi des événements…

Constituer le soutien et le back up de l’assistant·e administratif·ve du service : organisation de réunions, rédaction de PV, gestion des achats et dépenses, gestion et suivi des locaux et du catering, gestion des contrats des jobistes.

Mission 3 : Conseil en information sur les études (20 %)

Accueillir le public à la permanence et répondre aux questions d’information sur les études et la vie étudiante, en français et en anglais, en présentiel, par téléphone, mail et en visioconférence.

Participer aux activités et ateliers collectifs organisés par le service : animation d’exposés, d’un stand ou table d’information.

Profil:
Titulaire d’un diplôme de bachelier dans le domaine de la communication

Les personnes possédant un diplôme n’émanant pas de la Fédération Wallonie Bruxelles ni de la Communauté flamande devront en obtenir une équivalence par la FWB : (http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=486)

Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·e·s.

Connaissances et compétences générales:
Très bonne maîtrise de la suite Office

Compétences rédactionnelles et parfaite maîtrise de la langue française

La connaissance active de l’anglais est un atout

Connaissances et compétences spécifiques à la fonction:
Connaissances de base en HTML

La maîtrise d’Adobe InDesign est un atout

Qualités requises:
Rigueur dans la gestion des échéances et le suivi des plannings

Approche orientée service, disponibilité et solution

Nous offrons:
Un cadre de travail agréable et convivial

Une formation permanente

Une échelle barémique conforme aux barèmes de la FWB qui tient compte de l’expérience acquise (sous conditions)

Des avantages extra légaux (régime de congé attrayant, possibilité d’affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…)

Une institution avec des valeurs sociétales fortes

Politique d’égalité des chances :
La politique de gestion du personnel de l’ULB est axée sur la diversité et l’égalité des chances. Nous recrutons les candidat·e·s en fonction de leurs compétences indépendamment de leur âge, leur genre, leur orientation sexuelle, leur origine, leur nationalité, leurs convictions, leur handicap.

Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?

N’hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys (sophie.veys@ulb.be), Chargée de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien. Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.

Décision administrative

Postuler

Type contrat : Contrat de remplacement

Temps de travail : Temps plein

Campus : Solbosch
Date de parution : 08/08/2023

Date limite de réception : 05/09/2023
[Référence 2023/118CR]