Management Assistant

Job content

VDAB publiceert deze vacature in opdracht van een bedrijf. Om de vacature volledig te bekijken, klik je op ’Solliciteren’.
We delen je LinkedIn-profiel niet met het bedrijf dat aanwerft.

Functieomschrijving

Binnen de directie Asset Management zal je deel uitmaken van het departement Singular Assets, die instaat voor het technisch beheer van de seininrichting, dewissels en de elektrische voedingssystemen en voor het energiebeheer. De dienst bestaat uit ongeveer 200 medewerkers.

Als Management Assistant van de Head of Singular Assets en van 2 Managers van de dienst sta je in voor de administratieve en organisatorische ondersteuning ineen sfeer van onderling vertrouwen:

Je staat in voor een vlot beheer van de agenda’s:

• De prioriteiten bepalen en waar nodig overleggen met de Head Of en/of Managers.
• Beleggen en beheren van de vergaderingen.
• Opsporen van confl icterende afspraken en corrigerende maatregelen nemen.
• Vlot inspelen op wijzigende omstandigheden en de agenda hierop afstemmen.
• Veelvuldige contacten onderhouden met een ruim netwerk van interne en externe partijen op alle niveaus.
  

Je onderneemt acties om de gemaakte afspraken organisatorisch en logistiek goed te laten verlopen:

• Dienstreizen organiseren voor de Head Of en/of Managers.
• Vergaderzalen beheren en van het gewenste materiaal voorzien.
• Een professioneel onthaal verzekeren van bezoekers.
• Telefoonbeheer.
• Live en online evenementen organiseren (bv.: infosessies, seminaries…) : catering, zaal, technische middelen… voorzien, opvolging van dedeelnemers, agenda,…
  

Je positioneert je als aanspreekpunt voor personeelsleden, stakeholders, interne en externe klanten.

• Je begeleidt hen naar de juiste contactpersoon ten opzichte van hun aanvraag.
• Je zorgt voor een goed onthaal en onboarding van de nieuwe medewerkers.
  

Je beheert de briefwisseling en het mailverkeer:

• Inkomende berichten overlopen, de prioriteiten bepalen, de aandacht trekken op kritische en/of dringende dossiers of eventueel doorverwijzen naar dejuiste contactpersoon.
• Indien mogelijk de berichten autonoom afhandelen.
• Je zorgt voor een vlot documentenbeheer:
• Verzekeren dat de documenten tijdig en correct ondertekend worden en een systeem ontwikkelen voor een vlotte doorstroming.
• Je zorgt voor een overzichtelijk en up-to-date klassement.
• Je reageert op onverwachte gebeurtenissen en neemt op eigen initiatief de nodige maatregelen.
• Je ondersteunt het management bij praktische aangelegenheden, zoals het bestellen en beheren van bureau- en IT-materiaal.
  

Profiel

• Je beschikt over een bachelor diploma (bij voorkeur in de richting van secretariaat).
• Je hebt een professionele ervaring van minstens 3 jaar bij voorkeur in een directiesecretariaat van een groot bedrijf. Kennis van de interne structuur enwerking van Infrabel is een voordeel.
• Je kunt vlot overweg met Outlook, Word en hebt een goede kennis van PowerPoint en met online collaboratietools zoals Microsoft Teams, SharePoint,…
• Je bent vlot tweetalig Nederlands/Frans en je hebt een praktische kennis van het Engels.
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden.
• Je treedt vaak op als eerste aanspreekpunt, je toont betrokkenheid en handelt met aandacht en respect voor de bedrijfscultuur en -doelstellingen.
• Je kunt op een doordachte en evenwichtige manier de prioriteiten bepalen in een veelheid van opdrachten en je kunt inspelen op wijzigendeomstandigheden.
• Je bent in staat je werk gestructureerd en effi ciënt te plannen en organiseren in functie van de te behalen resultaten.
• Je bouwt een intern en extern netwerk uit van contactpersonen die zullen helpen bij de realisatie van de eigen taken en opdrachten.
• Je hebt een dienstverlenende en resultaatgerichte attitude.
• Je bent discreet, integer en assertief.
• Je bent proactief en neemt initiatieven.
• Continu leren is voor jou een dagelijkse bron van motivatie.
  

Infrabel wil de maatschappelijke diversiteit weerspiegeld zien in haar medewerkers. Jouw talenten en enthousiasme, daar draait het om, niet om je geslacht, leeftijd,origine of beperking.

Jobgerelateerde competenties

• Professionele informatie en reglementering bijwerken Documenten archiveren en klasseren
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Beslissingen, dienstnota’s, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren Telefonische oproepen en bezoekers filteren
  

Persoonsgebonden competenties

• Plannen (= ordenen)
• Samenwerken als hecht team
• Regels en afspraken nakomen
• Zich kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden (flexibiliteit)
• Contactvaardig zijn
• Zin voor nauwkeurigheid hebben
• Zelfstandig werken
• Klantgerichtheid
  

Aanbod

• Een boeiende en afwisselende job
• Bij een stabiel bedrijf dat bijdraagt aan een duurzame mobiliteit voor de samenleving
• Talrijke opleidings- en doorgroeimogelijkheden: jij bent ondernemer van je eigen carrière
• Veel fl exibiliteit, zodat je zelf de balans tussen werk en privé kan bepalen
• Een aantrekkelijk loonpakket met verschillende aanvullende voordelen
• Gratis reizen met de trein