Medewerker opleidingsondersteuning en onthaal

Job content

Context
Het expertisenetwerk omvat 2 bacheloropleidingen en 5 graduaten binnen het domein van Mens en Samenleving. Je werkt voor de vijf graduaatsopleidingen binnen het expertisenetwerk Mens en Samenleving. Je bent als medewerker beheer en organisatie een belangrijke ondersteuner voor het hoofd en het team van de graduaatsopleidingen. Functie
onthaal en logistieke ondersteuning
je fungeert als aanspreekpunt voor bezoekers, studenten en collega’s voornamelijk op 2 campussen, maar soms ook op een andere campus waar onderwijsactiviteiten doorgaan
je onderneemt pro-actief acties om elke bezoeker in de beste omstandigheden te ontvangen op de campus
je behandelt inkomend telefoon- en mailverkeer en kanaliseert die naar de juiste contactpersoon op de campus
je bent verantwoordelijk voor de info-mailbox van een paar opleidingen en beantwoordt zorgvuldig de vragen van kandidaat studenten
terwijl je het onthaal verzorgt, voer je ook taken uit die kaderen binnen logistieke dienstverlening (ontvangen van bestellingen, uitlenen van materiaal, postbedeling, ...). Je voert in dit kader ook bestelaanvragen in (catering, kantoormateriaal, ...) en volgt de leveringen op in afstemming met de dienst Aankoopbeheer
je verzorgt de nodige wegwijs-communicatie en signalisatie om bezoekers vlot hun weg te laten vinden op de campus
je bent stockbeheerder voor de campus: voor medewerkers ben je het aanspreekpunt wanneer ze iets nodig hebben (vb. brochures, kantoormateriaal, ...)
opleidingsondersteuning
je bent verantwoordelijk voor het examensecretariaat van twee graduaatsopleidingen. Je bent als secretaris aanwezig op de examencommissies en verantwoordelijk voor de verwerking en opvolging van deliberaties in Bamaflex. Je verzorgt de opvolging van diploma’s/getuigschriften.
je doet de administratieve opvolging voor stage via SMART (databeheer)
je verzorgt het onthaal voor nieuwe medewerkers en volgt de administratie van personeel op
je bent verantwoordelijk voor de organisatorische ondersteuning van evenementen, infodagen, proefstuderen, ...
algemeen
Je rapporteert aan het hoofd beheer en organisatie van het expertisenetwerk Mens en Samenleving. Profiel
Je behaalde een bachelordiploma in een richting die uitstekende administratieve, organisatorische en communicatievaardigheden alsook ICT-competenties garandeert (bijvoorbeeld Officemanagement, Communicatiemanagement, Event management, Logistiek Management, Facility Management, ...)
Je bent klantvriendelijk, contactvaardig en beschikt over een dienstverlenende houding. Je ambitie is om studenten, medewerkers en derden een positieve onthaalbeleving mee te geven en een positieve uitstraling te geven aan onze dienstverlening
Je communiceert vlot naar studenten, collega’s en externe contacten en je bent gericht op samenwerken
Van cruciaal belang is dat je meedenkt: je signaleert problemen of kansen, je “ziet” het werk en onderneemt waar nodig zelf acties. Je gaat problemen niet uit de weg en neemt verantwoordelijkheid op.
Je bent flexibel inzetbaar gedurende de werkweek. Volgens een beurtrol verzorg je onthaalpermanentie tussen 8u00 en 17u00. Indien nodig, verzorg je ook onthaalpermanentie op andere tijdstippen (bvb ’s avonds of op infodagen op zaterdag) en/of op andere locaties
je bent sterk in plannen en organiseren
je bent flexibel
je handelt integer en in het belang van de organisatie
je bent betrouwbaar en discreet
je werkt zelfstandig
je ICT-skills zijn sterk: je werkt vlot met de Microsoft-toepassingen, je kennis van Excel is zeer goed
je leert graag en snel nieuwe softwareprogramma’s kennen
je beschikt over voldoende kennis van het Engels en Frans om bezoekers en internationale studenten verder te helpen Aanbod
Statuut: bij aanvang een contractuele functie, overstap naar een statutaire ATP-functie is mogelijk later in de loopbaan.
Opdrachtgrootte: 100%
Aanstellingsperiode: zo spoedig mogelijk t.e.m. 31 augustus 2022. Verlengbaar na gunstige evaluatie.
Salarisschaal niveau B ( B11 / B12 / B21 ), afhankelijk van je ervaring. Lees meer over het statuut en de arbeidsvoorwaarden.
Je werkt in en rond de bruisende stad Gent
Je bouwt mee aan ons ambitieus project. Je komt terecht in een dynamische en mensgerichte organisatie waar ruimte is voor initiatief en professionele groei. Arteveldehogeschool geeft talent kansen. Meer informatie
We nodigen je uit om in je sollicitatie je talenten en je motivatie te schetsen. Daarnaast dagen we je ook uit om te verduidelijken hoe het profiel van deze vacature bij jou past. Op basis hiervan zal de eerste selectie gebeuren.
De eerste ronde zal doorgaan op donderdagnamiddag 19 augustus 2021 . De tweede ronde wordt live ingericht, de datum waarop die gesprekken doorgaan volgt nog. Alle kandidaten ontvangen een bericht na afloop van de selectieprocedure. Daarna is feedback mogelijk.
Uiterste sollicitatiedatum: 15 augustus 2021.
Met vragen over de functie-inhoud kan je contact opnemen met Wendy De Weyer, hoofd beheer en organisatie ENW Mens en Samenleving (0475725151 - wendy.deweyer@arteveldehs.be). Met andere vragen omtrent deze vacature of selectieprocedure contacteer Ellen De Vleeschhouwer (ellen.devleeschhouwer@arteveldehs.be) beleidsmedewerker dienst HRD.
Arteveldehogeschool maakt werk van diversiteit.
Al onze vacatures zijn opsplitsbaar in deelbetrekkingen of kunnen desgevallend samengevoegd worden.
Meer informatie over werken in hogescholen (informatie Vlaamse overheid) .