Office Manager

Job content

Over Extra Horizon

Extra Horizon is een jonge, dynamische en snel groeiende Med Tech start-up met een baanbrekende cloud oplossing voor medische software toepassingen: MBaaS (= Medical Backend as a Service).

We bieden hiermee een backend aan voor biotech, pharma of medtech bedrijven, volgens alle nodige kwaliteits- en veiligheidsvereisten, zodat zij zich enkel op hun eigen hardware- en/of software-component kunnen focussen en wij hen van de gehele backend en infrastructuur kunnen ontzorgen.

Extra Horizon breekt hierdoor de markt open en maakt het mogelijk om medische producten gemakkelijker, sneller én goedkoper op de markt te kunnen brengen.

Job omschrijving

Binnen Extra Horizon zijn we op zoek naar een Office Manager.

Ben jij een plantrekker die er niet voor terugdeinst de handen uit de mouwen te steken en de gaatjes dicht te rijden, kortom een echt “ik regel het wel” type en heb jij zin om samen met de rest van het team een verschil te maken in de digitale gezondheidswereld? Lees dan zeker verder.

Jouw missie

Als Office Manager word jij blij van een gelukkig team. Je bent dé spilfiguur die graag ter ondersteuning van het hele team werkt en zorgt voor het vlot reilen en zeilen op kantoor. Je takenpakket is zeer breed en varieert van administratieve ondersteuning, financiële ondersteuning, HR tot het beheren van de office supplies.

Hoe ziet je dag er uit?

• Je verzorgt de klantenadministratie en leveranciersadministratie. Dit betekent o.a. dat je in contact treedt met onze klanten en leveranciers om met hen de nodige afspraken te maken en ontbrekende zaken bij hen opvraagt indien iemand binnen ons bedrijf of onze externe boekhouders hieromtrent verzoeken.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor allerlei HR vragen in het licht van sociale wetgeving en kan hier terugvallen op SD Worx.
• Je zorgt voor een correcte en tijdige loonverwerking in samenwerking met SD Worx.
• Je bent het aanspreekpunt voor verzekeringen, wagenpark, lopende huurcontracten, poetsbedrijf, etc..
• Je houdt algemene rapporteringen bij omtrent HR gerelateerde onderwerpen: aanwervingen, mutaties van afdelingen, uitdiensttredingen, anciënniteit, etc.).
• Je beheert het kantoormateriaal.
• Administratieve ondersteuning - regelen van meetings / organisatie van reizen / regelen van verjaardagscadeaus / verwelkomingen en administratie voor nieuwe collega’s / ….
• Je doet het voorbereidende werk voor onze externe boekhouders. Concreet betekent dit dat je de boekhoudkundige stukken (facturen ed.) op een ordentelijke manier verzamelt en op een digitale wijze aan hen bezorgt. Daarnaast ben je hun eerste contactpersoon indien zij vragen hebben over de boekhouding. Je denkt ook mee na over hoe de boekhouding zo efficiënt mogelijk zou kunnen verlopen en neemt hierin de nodige acties.

Je profiel

• Je bent een plantrekker: je werkt zelfstandig en nauwkeurig.
• Je bent ondernemend, enthousiast en neemt initiatief.
• Je ziet gaten, wilt die dichtrijden en lost ze ook op.
• Je hebt een startup mindset. Je neemt ownership over jouw domein en stelt je proactief en flexibel op.
• Je bezit een basiskennis boekhouden: bv. het verzenden van facturen.
• Je hebt een vlotte pen en hanteert steeds beleefd, correct taalgebruik. Extra talenkennis is een plus.
• Je bezit over een perfecte kennis van Nederlands en Engels, zowel geschreven als gesproken.
• Je bent empathisch en bent een luisterend oor.
• Je bent analytisch en vlot in het maken van rapporten.
• Je hebt bij voorkeur HR administratieve ervaring.

Waarom appliceren?

• Je komt terecht in een geweldig team van zeer capabele, sympathieke collega’s die je met open armen zullen verwelkomen in een zeer boeiende, uitdagende en innovatieve start-up.
• Je krijgt de mogelijkheid om écht een verschil te maken in het hele bedrijf. In onze open bedrijfscultuur worst ieders input enorm gewaardeerd.
• Je krijgt de kans om mee te groeien in een snelgroeiende startup.
• Je krijgt zeer veel flexibiliteit in werkuren en in werklocatie: van thuis of vanuit ons kantoor in Hasselt of Leuven.
• Een vaste job met een aantrekkelijke salaris en zeer veel extralegale voordelen.