Office Manager

Job content

Communicatief en Verbindend Organisatietalent

Organisatie

CLVR (www.clvr.be) is een toonaangevend architectenbureau dat staat voor “Knappe Architectuur”. Vanuit de nieuwe en moderne kantoren in Lummen ontwerpt een team van 15 knappe koppen (waaronder 4 vennoten en in totaal 13 architecten) indrukwekkende gebouwen waarin functionaliteit en design samengaan. Hun klanten zijn ondernemers, ontwikkelaars en openbare besturen, voornamelijk in de provincies Limburg, Vlaams-Brabant en Antwerpen. Het kantoor kent een stabiele geschiedenis van meer dan 30 jaar en met een divers en gedreven team zijn zij ook klaar voor verdere groei en professionalisering naar de toekomst! Om dit verhaal mee te ondersteunen zijn wij voor hen op zoek naar een gemotiveerde en positief ingestelde: Office Manager.

Functie

Als Office Manager ben je de spin in het web binnen het kantoor. Met een zeer breed en divers takenpakket ontzorg je de vennoten en architecten op alle mogelijke domeinen zodat zij zich kunnen bezighouden met hun kerntaken. Tot je verantwoordelijkheden behoren o.a.:

• Voorbereiding van de facturatie, klaarzetten en opvolgen van betalingen, aanspreekpunt externe accountant
• Beheer sociale administratie (ziektebriefjes, verlofaanvragen, …), beantwoorden van personeel gerelateerde vragen, doorgeven uur registratie en samenwerken met het sociaal secretariaat
• Het beantwoorden en doorverbinden van telefonische oproepen, ontvangen en verwelkomen van gasten, eerste aanspreekpunt voor bezoekers
• Beluisteren van IT-gerelateerde vragen en issues, filteren, bundelen en doorgeven aan IT-leverancier
• Ondersteunen van de architecten op vlak van projectadministratie: data en documenten opvragen, synthetiseren, data- en documentbeheer
• Tekstuele en grafische voorbereiding van aanbestedingsbundels
• Kritisch analyseren van de bestaande administratieve processen, verbetervoorstellen uitwerken
• Rechtstreeks rapporteren aan de vennoten

Profiel

• Je hebt een bachelor denk- en werkniveau en kan enkele jaren relevante ervaring voorleggen. Ervaring binnen een architectenbureau of de bouwsector in het algemeen is een grote troef
• MS Office (Word, Excel en PowerPoint) kent voor jou geen geheimen, je bent IT-minded en snel weg met nieuwe pakketten (vb. voor boekhouding, tijdsregistratie, …)
• Goede schrijfvaardigheden zijn een must voor correcte professionele communicatie, enige aanleg of feeling voor grafisch ontwerp is mooi meegenomen
• Men apprecieert jouw uitgesproken dienstverlenende instelling, je bent proactief, ziet werk en haalt energie uit het ontzorgen van je collega’s
• Je kan zelfstandig werken en durft binnen een gesteld kader zelf beslissingen nemen; verantwoordelijkheid en discretie zijn kenmerkend voor jouw aanpak.
• Met jouw positieve instelling en vriendelijke, connecterende persoonlijkheid pas je goed in het warme en hechte team van CLVR.

Aanbod

Het team van CLVR staat met veel enthousiasme klaar om jou in hun team te verwelkomen! Na een inwerkperiode, met training on the job door de vennoten, krijg je de ruimte om je takenpakket zelf te organiseren en daar waar mogelijk verbetering aan te brengen in de bestaande werking. Vanuit de rol van office manager kan je effectief een verschil maken in het dagelijks werk van al jouw collega’s.

CLVR hecht veel belang aan een goede work-life balance: glijtijden, 32 verlofdagen (waarvan minstens 12 vrij te kiezen) en de mogelijkheid om 90% te werken dragen hieraan bij. De centrale ligging van het kantoor aan de verkeerswisselaar E313/E314 in Lummen garandeert bovendien een vlotte bereikbaarheid.

Informatie

Solliciteer via de onderstaande knop of contacteer Hanne Hooyberghs voor meer informatie via hanne.hooyberghs@motmansenpartners.be of via het nummer: 011 36 10 62.

De selectieprocedure verloopt exclusief via Motmans & Partners.