Office Manager

Job content

Ben je een duizendpoot die er op elk moment in slaagt de administratie af te stemmen op het operationeel werk? Octinion is op zoek naar een enthousiaste, stressbestendige en sociaal vaardige Business Support Coördinator.

Onze office manager is de vlinder van Octinion. Zij/hij is de go-to persoon mbt een verscheidenheid aan topics voor zowel collega’s als externe partners. Je zorgt vooral voor de financiële administratie, maar je springt ook bij in HR.

Facility management is voor jou een kleintje: je zorgt ervoor dat iedereen zich thuis voelt in onze kantoren. Je maakt deel uit van een klein team die elkaars back-up zijn tijdens afwezigheden. Je komt terecht in een snelgroeiende KMO in volle ontwikkeling. Verandering schrikt je dan ook niet af!

Jouw uitdaging:

- Je bent de flexibele partner voor de business, je takenpakket is gevarieerd.

- Je doet de financiële administratie, je boekt facturen, aan de hand van PO’s, boekt de banken en diverse boekingen over onze verschillende entiteiten heen zonder het overzicht te verliezen.

- Je zet de betalingen klaar en kan duidelijk identificeren wat dringend is en wat niet.

- Je zorgt voor de facturatie aan onze klanten evenals voor de intercompany facturatie.

- Je assisteert in de afsluitingen en ondersteunt bij controles.

- Je volgt de subsidiedossiers.

- Je zorgt voor onze facilities: Is er nog koffie? Doet de poetsploeg zijn werk? Je stuurt bij waar nodig.

- Je volgt de timesheets van jouw collega’s op op weekbasis. Ja rapporteert hierover en kan hen vriendelijk maar duidelijk verzoeken aan te vullen in geval van onvolledigheden.

- Je springt bij in de payroll en de HR administratie, je volgt de verlofaanvragen, zorgt ervoor dat iedereen de juiste documenten krijgt en participeert in kleine HR projecten.

- Je bent het eerste aanspreekpunt voor onze bezoekers.

- Je assisteert ad hoc bij organisatie van zakenreizen, beurzen, teambuildings, de personeelsreis, …

Profiel:

- Je hebt ervaring met een gevarieerde functie van administratieve aard.

- Je bent handig met cijfers en kan vlot werken met Excel.

- Je hebt ervaring met boekhouden en hebt idealiter ook een financieel gericht diploma

- Je kan zelfstandig werken, maar houdt van een hecht team.

- Je doorzettingsvermogen en enthousiasme typeren jou.

- Je kan zelf een oplossing aanreiken in plaats van alleen het probleem te duiden.

- Je werkt nauwkeurig en bent stressbestendig.

- Je leert graag bij, en bent resultaatsgericht.

- Je bent flexibel

Aanbod:

Octinion is een Belgisch R&D bedrijf gespecialiseerd in de ontwikkeling van mechatronische producten voor voornamelijk de landbouwsector. Bij Octinion Technology Group zal je deel worden van een innovatieve, uitdagende werkomgeving waar ondernemerschap wordt aangemoedigd. Je werkt in een unieke omgeving waar je de toekomst mee vorm geeft, waar snel wordt geschakeld en waar je input wordt gewaardeerd. Onze organisatie is Teal. Dat betekent dat de focus ligt op zelfmanagement, heelheid en evolutionair doel. Concreet betekent dit dat je alle kansen krijgt om jezelf te ontwikkelen in de domeinen die jou aanspreken.

Dienstverband: Onbepaalde duur

Werkschema:

• Dagdienst

Ervaring:

• Financiële boekhouding: 1 jaar (Aanbevolen)

Taal:

• Nederlands (Aanbevolen)

Thuiswerken:

• Ja