Office Manager - Management Assistant

Job content

Introduction :

Belgoimmo est spécialisée depuis 2013 dans la promotion d’immeubles de caractères.

Nous réalisons des appartements contemporains tout en respectant le patrimoine Bruxellois.

Notre style nous différencie des autres promoteurs car chaque immeuble est étudié en profondeur afin de réaliser des appartements uniques.

Nous nous efforçons de suivre les tendances actuelles en associant différents types de matériaux, de styles et de finitions pour que, dans chacune de nos réalisations, nous puissions nous sentir comme chez nous.

Pour les différentes sociétés dans lesquelles les deux dirigeants sont administrateurs, nous recherchons un(e) Office Manager / Management Assistant à temps plein.

Fonction :

1. Management Assistant :

• Gestion du courrier (poste et courriels) entrant et sortant, accueil téléphonique, gestion d’agendas, accueil des visiteurs, classement, gestion des recommandés...
• Organisation de réunions (invitations, réservation du local, catering).
• Participation aux réunions hebdomadaires, rédaction du rapport.
• Rédaction et mise en forme de la correspondance sous forme de lettres, courriels.
• Assistance à la gestion des dossiers et mise à jour des données des différents contacts des sociétés.

2. Office Manager :

2.1. Office Management

• Responsable pour les commandes et la gestion du stock des approvisionnements cuisine, produits d’entretien et fournitures de bureau, commandes diverses (hors matériel de construction et sous-traitants).
• Gestion et suivis des différentes tâches administratives avec les notaires et les banques à la suite de l’achat ou de la vente d’un bien.
• Gestion des divers contrats (énergies, GSM, entretien divers, suivi des primes, assurances y compris les déclarations et le suivi des sinistres).
• Gestion du planning des interventions SAV.

2.2. Assistance financière

• Travail en collaboration continue avec le CFO.
• Suivi du flux des documents entrants (approbations, suivi budgétaire, base de données)
• Suivi locatif : appels de loyer, refacturation des charges et précomptes, suivi des impayés.
• Point de contact central locataires et fournisseurs.
• Gestion des factures et paiements : encodage des factures (achats et ventes), préparation des paiements.

Profil

• Maîtrise du français et du néerlandais + capacité rédactionnelle dans les deux langues + connaissance de l’anglais
• Graduat en secrétariat/office management ou expérience équivalente
• Expérience de minimum 5 ans en secrétariat de direction/office management
• Connaissance en comptabilité est un plus
• Sens de l’organisation, proactivité
• Précis et organisé
• Bonne gestion des priorités
• Flexible
• Sociable
• Résistant(e) au stress

Notre offre

Une fonction pleine de défis dans une société à taille humaine, aux responsabilités multiples, un entourage créatif et ultra professionnel, le tout dans un cadre verdoyant !

Envoyez votre CV et lettre de motivation à job@belgoimmo.be.

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Inleiding:

Onze bedrijvengroep is gespecialiseerd in de promotie van karaktervolle gebouwen. We realiseren eigentijdse appartementen met respect voor het Brusselse patrimonium.

Onze stijl onderscheidt ons van andere vastgoedpromotors: elk gebouw wordt tot in de puntjes bestudeerd om unieke appartementen te creëren en we gaan tot het uiterste om de nieuwste trends te volgen door verschillende materiaaltypes te combineren. Onze filosofie is heel eenvoudig: we willen ons in elk van onze creaties thuis voelen.

Voor onze verschillende ondernemingen zoeken we een Office Manager Management - Assistant (M/V) voltijds.

Functie:

1. Management Assistant:

• Inkomende en uitgaande post beheren (papier en e-mail), telefonisch onthaal, agendabeheer, bezoekers ontvangen, klassement, aangetekende brieven beheren, enz.
• Vergaderingen organiseren: uitnodigingen, reservering van lokalen, catering.
• Deelnemen aan wekelijkse vergaderingen, verslag opstellen.
• Correspondentie opstellen en lay-outen (brieven en e-mail).
• Ondersteuning bieden bij het dossierbeheer en update van verschillende contactpersonen van de ondernemingen.

2. Office Manager:

2.1. Verantwoordelijke voor Office Management:

• Verantwoordelijk voor bestellingen en beheer van de voorraad keuken- en onderhoudsproducten, de voorraad kantoormaterialen en diverse bestellingen (uitgezonderd bouwmaterialen en onderaannemers).
• De verschillende administratieve taken beheren en opvolgen met de notarissen en de banken na aankoop of verkoop van een goed.
• Verschillende contracten beheren (energie, Gsm, onderhoud, premies, verzekeringen inclusief beheer van de aangiften en opvolging van schadegevallen).
• Beheer van de After-sale planning.

2.2. Boekhouding:

• De Excel-tabellen voor de opvolging van elk gebouw regelmatig bijwerken (inclusief de opvolging van de betaling van huurgelden).
• Facturen en betalingen beheren: facturen (aankoop en verkoop) inboeken, de betaling van facturen voorbereiden, facturen klasseren per project en per onderneming, rekeningen controleren (rekeninguittreksels versus facturen), vastgoedwerken herfactureren.
• De verschillende administratieve taken beheren en opvolgen in samenwerking met het boekhoudkantoor (fiscalist), documenten voor de btw-aangifte voorbereiden (drie ondernemingen), driemaandelijkse afsluiting (zes ondernemingen).

Profiel

• Drietalig Nederlands, Frans en Engels + schriftelijke vaardigheden in de drie talen
• Graduaatsdiploma secretariaat/office management of vergelijkbare ervaring
• Minimaal vijf jaar ervaring met directiesecretariaat/office management
• Kennis van boekhouding is een plus
• Zin voor organisatie, proactief
• Nauwkeurig, georganiseerd
• Beheer van prioriteiten
• Flexibel
• Sociaal
• Stressbestendig

Ons aanbod

Een functie boordevol uitdagingen en verantwoordelijkheden, een creatieve en uiterst professionele omgeving.

Verstuur uw sollicitatiebrief en gedetailleerde CV naar job@belgoimmo.be.