Onthaal en planningscoördinator TEJO Gent (m/v)

TEJO Gent is een onafhankelijk Gents burgerinitiatief, opgestart in 2013 door 5 initiatiefnemers, die het engagement aangaan om jongeren (tussen 10 en 20 jaar) die psychische en emotionele problemen ervaren op weg te helpen om hun eigen koers te varen, door hen te deblokkeren uit een vastgelopen situatie en hun weerbaarheid te verhogen. De TEJO-hulpverlening wordt gedragen door vrijwillige, deskundige hulpverleners die anoniem en gratis nulde en eerstelijns psychotherapeutische hulp bieden aan jongeren (en zijn omgeving) op het moment dat deze jongeren er nood aan hebben. Dit gebeurt via onmiddellijke, kortdurende krachtgerichte psychotherapie.

Om ons team van vrijwilligers te versterken zijn wij op zoek naar een

Onthaal en planningscoördinator

m/v/x

Deeltijds 19/38

JOUW FUNCTIE

Na een introductie in de organisatie en de werking van Tejo Gent, krijg je een ruime verantwoordelijkheid. Je kan rekenen op de steun en de nauwe samenwerking met de andere coördinator en het dagelijks bestuur.

Je opdracht zal een combinatie zijn van:

1. Cluster Planning:

• De werking van Tejo Gent staat of valt met een goede planning van de afspraken met de jongeren en de therapeuten. De onthaalmedewerkers zorgen voor de afspraken en de communicatie met de jongeren. Jij zorgt dat de planningstool up to date en operationeel is. Je staat in voor implementatie van vernieuwingen en geeft info en opleiding zodat de vrijwilligers de tools optimaal kunnen gebruiken.

• Planningsproblemen worden door jou opgevolgd. Je neemt contact om te voorzien in eventuele vervanging, je verplaatst afspraken of je springt zelf in waar nodig.

2. Cluster Coördinatie en ontwikkeling van het Tejo Gent Team:

• Je staat in voor de instroom van nieuwe vrijwilligers. Je plaatst vacature(s) en staat in voor de uitnodiging en de organisatie van de gesprekken met onthaalmedewerkers.

• Onthaalmedewerkers worden door jou geïntroduceerd binnen Tejo Gent en je zorgt ervoor dat ze de nodige opleiding krijgen. Aan onthaalmedewerkers geef je zelf de opleiding in hun specifieke rol.

• Je volgt hen op en zorgt voor ondersteuning. Je neemt de nodige initiatieven om de inhoudelijke vragen en cases, die door vrijwilligers worden aangebracht, te beantwoorden.

3. Cluster Interne en externe Communicatie

• Je hebt een actieve rol in de communicatie en de samenwerking in de diverse dagteams binnen Tejo Gent. Je ontmoet de vrijwilligers bij Tejo Gent, je weet wat leeft binnen de teams en je neemt actie waar nodig.
• Je houdt Tejo vrijwilligers op de hoogte over de werking, veranderingen, vernieuwingen, in en uitstroom dagteams, enz. Dit doe je via het communicatieplatform ¿peepl¿, via e-mail in samenwerking met de ander coöridnator binnen TEJO Gent.

4. Cluster logistiek:

• Je ziet erop toe dat het gebouw en de ruimtes goed onderhouden worden en zorgt voor de coördinatie koopt bureaumateriaal, dranken en versnaperingen voor de vrijwilligers aan.

Profil

JOUW PROFIEL

• je hebt kennis en ervaring binnen het werkveld (geestelijke gezondheidszorg, jeugdhulp, jeugdwerk, onderwijs, vrijwilligerswerk¿)

• je bent sterk in zowel zelfstandig als teamgericht werken

• je werkt nauwgezet en accuraat

• je weet van aanpakken, beschikt over nodige daadkracht

• je bent een warm en verbindend persoon

• je hebt een systemische kijk en je gelooft in krachtgericht werken

• organiseren en delegeren/ ervaring in het aansturen van een team

• je communiceert helder