Payroll Assistant

WERKOMGEVING:

Adecco is de grootste aanbieder van Human Resource Solutions ter wereld met meer dan 6.600 kantoren in 70 landen. In België heeft Adecco een netwerk van meer dan 120 vestigingen waar ruim 10.000 associates per week aan het werk zijn en ca. 900 vaste medewerkers.

Het nationale netwerk van Adecco kantoren is onderverdeeld in regio’s (area’ s) en kantoren (branches). Deze vormen de voorhoede van Adecco. Hier gebeurt de matching tussen de vacatures en de kandidaten en lopen de dagelijkse contacten met onze opdrachtgevers.

Het HR-departement van Adecco bestaat uit de HR Business Partners, het Payroll team, het Recruitment team en de afdeling Learning & Development. Ter versterking van het HR-departement, is Adecco op zoek naar een Payroll Assistant.

FUNCTIEBESCHRIJVING:

Doel van de functie:

Als Payroll Assistant ben je de draaischijf van het HR-departement en vorm je de link tussen de HR Business Partners en het Payroll team met als doel aan alle Adecco medewerkers een excellente service te kunnen bieden. Hiertoe neem je de transactionele HR-taken voor jouw rekening en organiseer je het goede verloop van een aantal HR-processen zoals bijvoorbeeld de onboarding.

Belangrijkste verantwoordelijkheden:

• Opstelling van arbeidscontracten en / of bijlagen van arbeidsovereenkomsten
• Administratieve opvolging van nieuwe medewerkers in onze IT-systemen
• Zorgt voor de planning van de follow-up gesprek en/of evaluatie einde proefperiode
• Beheer van de mailbox van de HR&Payroll afdeling

Instroom:

• Als beheerder van onze HR&Payroll mailbox, stuur je de specifieke vragen naar de juiste persoon en beantwoordt je de vragen waarvoor je de nodige informatie in Blox kan vinden.

• Bij de aanwerving van een nieuwe werknemer valideer je de administratieve gegevens in onze systemen en je zorg voor de noodzakelijke informatie naar onze IT en Facility afdelingen

• Je stelt de arbeidsovereenkomst op en zorgt dat de werknemer alle benodigde documenten krijgt, je past zijn status bij het wisselen van functie aan. Je geeft functiewijzigingen in en maakt de nodige bijlages op.
  
• Je beheert de planning van de follow-up gesprekken van de medewerker met zijn manager en met zijn HR Business Partner.
  
• Je zorgt voor een correcte communicatie naar het Learning & Development department voor de inschrijving van onze nieuwe medewerkers

Door- en uitstroom

Sleutelactiviteiten en taken binnen het verantwoordelijkheidsgebied Door- en uitstroom:

• In het geval van een contractbeeindiging, zorg je (eventueel in samenwerking met de Legal afdeling) voor vereiste juridische informatie en documenten.
• Je zorgt voor de interne communicatie in het geval van een vertrek of in het geval van een functiewijziging.
• Je beheert de interne uitzendkrachten en je past hun situatie aan op basis van hun anciënniteit.
  
• Op het einde van een contract, beheer je het exit gesprek met de medewerker en indien nodig maak je afspraak met zijn HR Business Partner.
  
• Je werkt actief mee aan de goede administratieve opvolging en in noodgevallen versterk je onze Payroll afdeling in hun dagelijkse taken.

• In het geval van een functiewijziging, stel je de bijlagen van arbeidsovereenkomsten op en zorg je voor de ondertekening van het document

Performance Indicators(zie Coaching Map voor de specifieke normering):

• Tijdigheid en volledigheid voorbereidende stukken
• Efficiënt agendabeheer
• Correctheid en tijdigheid (e-mail)correspondentie en notulering
• Correctheid en volledigheid afhandeling van telefoonverkeer, zowel inkomend als uitgaand
• Accurate en toegankelijke dossiervorming en archivering
• Vlekkeloosheid/organisatiegraad projecten en evenementen

FUNCTIE-EISEN:

Minimaal werk- en denkniveau:

Bachelor of gelijkwaardig beroepsgerichte opleiding tot Beheer en personeelsadministratie.

Aanvullende opleidingseisen:

• Kennis of ervaring van de sociale wetgeving
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse, Franse taal

Minimale functie ervaring:

Twee jaar ervaring in administratie, bij voorkeur binnen de commerciële/zakelijke dienstverlening in een middelgrote onderneming.