Administratief medewerker interne preventiedienst (tijdelijk)

We zijn op zoek naar administratieve ondersteuning voor onze interne preventiedienst. De interne dienst zorgt ervoor dat er aandacht is voor het welzijn en de veiligheid van alle medewerkers van de organisatie. Het gaat om een tijdelijke vervanging van voorlopig minstens 3 maand.

De focus van deze job ligt vooral op het ondersteunen en beheren van allerhande dossiers voor de interne preventiedienst. Als administratief medewerker verzorg je een geheel van administratieve en uitvoerende taken waarbij verschillende procedures en de wettelijke bepalingen, moeten gevolgd worden.

Je assisteert de beide preventieadviseurs in het uitstippelen en opvolgen van het veiligheids- en welzijnsbeleid. Je verleent info en verwerkt vragen van interne klanten (medewerkers) met als doel de werking van de interne preventiedienst te ondersteunen en een vlotte correcte en klantvriendelijke dienstverlening te verzekeren.

Schrijf je nu in

Team Interne Dienst voor Preventie op het Werk is een onafhankelijk team dat de organisatie adviseert en ondersteunt. Gezondheid, veiligheid en welzijn hebben dagdagelijks impact op het personeelsbeleid.

Dit omvat verschillende taken, waaronder:

• identificeren van gevaren in het kader van de risicoanalyse, advies geven en voorstellen formuleren voor het opstellen, uitvoeren en aanpassen van een globaal preventieplan en jaaractieplan;
• meewerken aan de analyse van beroepsziekten;
• adviseren over de organisatie van de werkplaatsen en werkposten;
• adviezen geven in het kader van de arbeidshygiëne;
• interne noodplannen uitwerken;
• meewerken aan de organisatie van de eerste hulp en hulpverlening aan slachtoffers van arbeidsongevallen

• Je staat in voor de administratieve ondersteuning van de interne preventiedienst in uitvoering van “CODEX Hoofdstuk II. De opdrachten van de interne dienst”. Je bereidt in opdracht van de preventieadviseur indienststellingsverslagen en maandverslagen voor. Je staat in voor het verwerken van verschillende documenten.
  

• Je zorgt voor vlotte interne communicatie, implementatie en opvolging van preventiemaatregelen en rapporteert aan de beide preventieadviseurs. Je staat in voor de opvolging en afhandeling van A tot Z van de aan jou toegewezen dossiers. Dit kunnen o.a. de volgende taken zijn:

  • Controleren en vervolledigen van dossiers en leggen van de nodige contacten met interne klanten om deze dossiers optimaal te beheren en af te handelen.
  • Toepassen van de correcte reglementering wetgeving en interne procedures.
  • Verzamelen en invullen van de nodige documenten en formulieren.
  • Rapporteren over de stand van zaken van de dossiers aan alle betrokkenen (zowel mondeling als schriftelijk).
  • Verzorgen van een correcte archivering van je afgehandelde dossiers.

• Je zorgt voor een goede informatiedoorstroming met het oog op een optimale samenwerking en klantgerichte dienstverlening. Je bent, samen met de preventieadviseurs, aanspreekpunt binnen de interne preventiedienst.

  • Constructief deelnemen aan het werkoverleg.
  • Rapporteren van de stand van zaken van je taakuitvoering aan jouw leidinggevende.
  • Formuleren van suggesties voor een betere dienstverlening.
  • Signaleren van onregelmatigheden, defecten, klachten, problemen…

• Je werkt polyvalent mee aan diverse opdrachten, die misschien niet rechtstreeks tot jouw taakomschrijving behoren, in functie van de continuïteit van de dienst.

  • Helpen bij het organiseren van een activiteit, een infosessie…
  • Mee verzorgen van de permanentie in de dienst en stemt goed af met collega’s in belang van continuïteit van de dienstverlening.
  • Overnemen van kleine opdrachten van een collega tijdens vakantieperiode.

• Je hebt aandacht voor je eigen professionele ontwikkeling zodat je je werk op een kwaliteitsvolle manier kan uitvoeren. Dit kunnen o.a. de volgende taken zijn (niet limitatieve lijst):

  • Vragen naar feedback bij de leidinggevende en collega’s.
  • Lezen van de nodige vakliteratuur.
  • Informatie opnemen en toepassen op je uit te voeren taken.

Meer info

Onze waarden en bedrijfscultuur spelen een cruciale rol in ons verhaal. We vinden het dan ook belangrijk dat elke medewerker de Kortrijkse waarden uitdraagt. Ben je ondernemend? Sta je open voor andere meningen? Durf je open communiceren? En ben je een echte teamplayer. Dan zal je je helemaal kunnen vinden in onze filosofie. Kom meer te weten over onze missie en waarden.

• Een contract van bepaalde duur op C-niveau. Te starten begin november (bij voorkeur op 3 november), voor de duur van 3 maand. Het gaat om een vervanging. Verlenging nadien is niet uitgesloten, maar is ook niet gegarandeerd.
• Maaltijdcheques van 7,00 euro.

• Gratis aansluiting bij GSD-V.

• Gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer.

• Fietsvergoeding.

• Eindejaarspremie.

• Groepsverzekering (tweede pensioenpijler).

• Een mooi verlofpakket (33 tot 35 dagen) en een flexibel uurrooster.

• Mogelijkheden tot telewerk.

• Naast anciënniteit vanuit de openbare sector of onderwijs, kan ook relevante ervaring uit de privésector of als zelfstandige meegerekend worden met een maximum van 18 jaar.

• Een loopbaan met ontwikkelingskansen en nieuwe uitdagingen.

• Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs.
• Je bent snel beschikbaar en wenst je tijdelijk te engageren voor deze functie.

Inschrijven kan tot en met 11 oktober 2021, enkel digitaal via https://www.jobsolutions.be/register/9525-19

Voor meer informatie kan je contact opnemen met Leen Hooghe, de selectieverantwoordelijke voor deze procedure, via vacatures@kortrijk.be.

Bij Kortrijk staan we open voor de diversiteit van kandidaten zonder onderscheid in geslacht, geloof, huidskleur, leeftijd, seksuele voorkeur of eventuele handicap.