Assistant(e) de direction pour le Comité de direction Bruxelles

Notre client est un groupe international très réputé. Il est aujourd’hui à la recherche d’un(e) Assistant(e) de direction pour travailler au sein d’une équipe de 2 personnes dont le rôle est d’assister le Comité de direction. Le siège social, qui compte un effectif de +/- 100 employés, est situé dans le centre de Bruxelles et est donc très accessible en transports en commun.

OBJECTIF DU POSTE

En collaboration avec une autre Assistante de direction, vous serez en charge d’assurer un secrétariat de haut niveau pour le Comité de direction (10 Directeurs).

JOB DESCRIPTION

• Vous gérez l’ensemble des tâches logistiques et organisationnelles des Directeurs et Directrices afin de les soulager de toutes les problématiques administratives
• Vous gérez les agendas et organisez voyages et réunions, vous anticipez les incompatibilités et incohérences des agendas
• Vous gérez le courrier entrant et faites en sorte qu’il soit traité dans les délais impartis
• Vous gérez le courrier sortant dans les délais impartis
• Vous gérez les appels entrants et y répondez directement le cas échéant
• Vous organisez régulièrement des réunions et événements et prenez en charge la logistique qui y est associée
• Vous gérez les dépenses effectuées via les cartes de crédit et en assurez le suivi
• Vous réservez voyages et hôtels et centralisez les coûts
• Vous préparez les notes de frais (sous Excel) et effectuez les réconciliations (grâce aux reçus) afin de préparer la comptabilité mensuelle
• Quand nécessaire, vous contrôlez et approuvez les dépenses de certains départements et vous pouvez être la personne de contact pour les petites dépenses de plusieurs services
• Vous centralisez, répertoriez et éditez les autorisations de voyages des VIP
• Vous justifiez et répertoriez les déplacements des Directeurs et Directrices expatrié(e)s afin de respecter les règles des législations belge et française
• Vous enregistrez les plaintes clients adressées à la Direction Générale et vous vous assurez de l’envoi de la réponse afin de contribuer à la satisfaction des clients
• Vous répertoriez le planning d’astreinte des Directeurs et Directrices et vous enregistrez les changements éventuels
• Vous travaillez en binôme avec une autre Assistante de direction

PROFIL

• Vous êtes idéalement titulaire d’un Bachelor en Secrétariat/Office Management/Langues
• Vous maîtrisez parfaitement le français (oral et écrit), avez un très bon niveau d’anglais et un niveau opérationnel en néerlandais
• Vous justifiez d’une expérience réussie de +/- 5 ans dans une fonction similaire (Assistanat de direction d’une équipe)
• Vous avez une très bonne connaissance de MS Office (Word, Excel)
• Vous êtes très organisé(e) et multitâche
• Vous avez une très bonne résistance au stress et restez calme sous la pression
• Vous pouvez communiquer et interagir à tous les niveaux
• Vous avez le sens du service client
• Vous avez un très bon esprit d’équipe, ce qui est essentiel pour bien fonctionner avec une collègue directe. Néanmoins, vous savez également faire preuve d’autonomie
• Vous êtes positif(ve) et aimez travailler dans un environnement collaboratif
• Vous avez un bon niveau de dynamisme et savez être force de proposition