Assistent(e) onthaal (m/v)

1. Als bediende onthaal instaan voor een correcte en klantvriendelijke dienstverlening aan de burgers en de ketenpartners teneinde een snel en professioneel onthaal te bieden. Mogelijke taken:

• Verwelkoming van de burger en dit zowel fysiek als telefonisch;
• Opvragen van de doelstelling van het bezoek/de telefoon/de e-mail vanwege de burger indien dit niet duidelijk blijkt uit de boodschap;
• Verschaffen van inlichtingen omtrent de te volgen procedures/de in te vullen documenten¿;
• Geven van aanwijzigingen indien de klant dient doorverwezen te worden naar een andere dienst;
• Begrip tonen indien de klant zijn ongenoegen uit en meedenken naar klantgerichte oplossingen binnen de geldende regels en procedures;
• Afleveren van de vereiste documenten;
• Het opvolgen van de opgevraagde informatie en zelf doorgeven aan de burger indien de informatie niet onmiddellijk kan doorgegeven worden per telefoon, aan het loket¿

2. Als onthaalmedewerker de front-office van de dienst verzorgen teneinde een snel en professioneel onthaal aan de burgers en de ketenpartners te bieden. Mogelijke taken:

• Onthaal van bezoekers;
• Eenvoudige en/of routinematige vragen om inlichtingen van externe en interne klanten persoonlijk, telefonisch of via mail beantwoorden;
• Doorverwijzen naar de gespecialiseerde personen en/of diensten;
• Rondleidingen verzorgen;
• Verschaffen van de nodige documenten/brochures;
• Opvragen van de nodige informatie en/of nakijken van documenten om de klant verder te kunnen helpen.

3. Als aanspreekpunt , binnen het kader van wat wettelijk is toegelaten, beantwoorden van vragen van rechtsonderhorigen, advocaten, politie, maatschappelijke diensten... teneinde gefundeerde en rechtsgeldige informatie te verschaffen. Mogelijke taken:

• beantwoorden van vragen die ondermeer worden gesteld per brief, per telefoon, per email, aan het loket (eerste of tweede lijn);
• het stelselmatig op puntstellen van de eigen documentatie zodat op een accurate manier informatie kan worden gegeven;
• de problemen voorleggen die opgemerkt werden tijdens contacten met rechtzoekenden en partners;
• een hechte samenwerking uitbouwen met magistraten, juristen en de andere administratieve diensten.

4. Als kennisbeheerder ontwikkelen en op peil houden van de eigen expertise teneinde het eigen functioneren te optimaliseren. Mogelijke taken:

• bestuderen van nieuwe ontwikkelingen van de dienst met het oog op de implementatie ervan in zijn (sub)afdeling;
• volgen van pertinente interne en externe opleidingen;
• kennis delen met de collega¿s;
• meewerken aan de opmaak van vademecums.

Profil

Gedragsgerichte competenties

• Interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier begeleiden, hen een persoonlijke dienstverlening leveren en constructievecontacten onderhouden.
• De eigen groei actief plannen en beheren in functie van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zichcontinu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken.
• Integer handelen in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, vertrouwelijkheid respecteren, verbintenissen nakomen en elke vorm van partijdigheid vermijden.

Pluspunten

• Kennis Frans
• PC-vaardigheden: Windows, Word, Outlook,¿
• je bent communicatief, zowel mondeling als schriftelijk,

De motivatie, de visie over het hof van beroep (= kennis van de functie en van de werking van het hof van beroep), en de competenties zoals hierboven weergegeven, worden als heel belangrijk voor de job beschouwd.

Connaissances linguistiques