Chef, Service Gestion des infrastructures et des installations

Conteúdo do emprego

Emplacement principal

Belgique-Bruxelles

Organisation

OTAN SI

Horaire

Temps plein

Salaire (Base de paie)

: 9 276,89Euro (EUR) Mensuelle

Grade NATO Grade G22

Description

:

• RÉSUMÉ Le Service Gestion des infrastructures et des installations (IFM) a pour mission de soutenir les processus politiques et de prise de décisions de l’OTAN en assurant la gestion et la maintenance du site du siège. L’IFM fournit des prestations multiservices/multitechniques (facility management) au Secrétariat international (SI), à l’État-major militaire international (EMI), aux délégations des pays membres, aux missions des pays partenaires, aux organismes indépendants, ainsi qu’à toutes les autres entités implantées au siège de l’OTAN. L’IFM est chargé d’assurer la gestion globale, la supervision et le contrôle technique et financier de l’ensemble des services internes et externalisés de gestion, de maintenance, de transport et de logistique, ainsi que des petits et grands projets d’investissement. Il est également responsable de la gestion des actifs et des stocks nécessaires au soutien des différentes fonctions du siège. Sous la direction de la/du secrétaire général(e) adjoint(e) délégué(e) pour le soutien et la transformation du siège (DASG/HQST), la/le titulaire de ce poste est responsable de la gestion des infrastructures et des prestations multiservices/multitechniques pour le siège de l’Organisation, et veille à ce que les actifs soient gérés de manière sûre, sécurisée, efficiente et durable afin que les besoins actuels et futurs du siège puissent être satisfaits. En conséquence, elle/il exerce un contrôle sur tous les aspects du fonctionnement du siège de l’OTAN, ainsi que la gestion des actifs et des ressources humaines / financières qui y est associée, en assurant une gestion adéquate des parties prenantes. Elle/Il est en outre chargé(e) de conduire et de diriger le Service IFM, qui travaille à la fois avec des agents internes et des prestataires de services extérieurs. La/Le titulaire de ce poste supervise les prestations et les activités des différentes sections relevant de l’IFM : Aménagement des espaces ; Gestion des projets ; Logistique interne et approvisionnements, y compris les services de transport ; Maintenance des bâtiments ; Services techniques ; Soutien des activités ; Hygiène et sécurité sur le lieu de travail.
  

Les Grands Défis Que La/le Candidat(e) Retenu(e) Au Poste De Chef IFM Sera Amené(e) à Relever Dans Les Trois à Cinq Prochaines Années Seront Vraisemblablement Les Suivants

• mettre au point un système de gestion des actifs reposant sur une planification du cycle de vie pour exploiter, entretenir, mettre à niveau et liquider les actifs de la manière la plus efficiente possible ;
• mettre en place de nouveaux systèmes et processus pour la gestion, le fonctionnement, la maintenance et la logistique du bâtiment ;
• commencer à planifier l’adaptation du bâtiment pour qu’il réponde à l’évolution des besoins métiers, consultant pour ce faire de manière proactive toutes les parties prenantes, qui sont maintenant installées dans le nouvel environnement et assurent des prestations au niveau de service voulu.
• QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE ACQUIS ESSENTIELS
  

La/Le Titulaire Du Poste Doit

• avoir un diplôme universitaire en génie civil, en architecture, en facility management ou dans une autre discipline pertinente équivalente ;
• posséder au moins 8 ans d’expérience professionnelle dans une fonction ou un rôle en rapport avec la construction ou les installations, qui englobe la supervision d’une grande équipe multiculturelle d’agents internes et de contractants intervenant dans un large éventail de domaines ;
• avoir une expérience de la gestion dans un environnement de soutien aux clients ;
• faire preuve d’une connaissance approfondie de toutes les facettes du facility management, de la construction, de la planification et de la gestion du cycle de vie, de la maintenance et du soutien logistique ;
• avoir une vaste expérience pratique des différents aspects de la gestion de projet, de la gestion des contrats, des négociations contractuelles, de la gestion des actifs, de la gestion des risques, de la gestion des parties prenantes au niveau exécutif, de la budgétisation et des acquisitions ;
• avoir une connaissance approfondie et détaillée d’une méthode de gestion de projet ;
• démontrer une aptitude à travailler dans l’environnement multiculturel complexe propre à une organisation internationale ;
• avoir au minimum le niveau de compétence VI (« maîtrise ») dans l’une des deux langues officielles de l’OTAN (anglais/français), et le niveau IV (« intermédiaire avancé ») dans l’autre.
  

ACQUIS SOUHAITABLES

Seraient Considérés Comme Autant D’atouts

• une certification professionnelle dans le domaine de la gestion de projet et/ou de programme,
• une expérience de la gestion des contrats de construction ;
• une expérience de la gestion de programmes/projets complexes, notamment dans le domaine de la gestion des ressources, au sein d’une grande organisation ;
• une connaissance pratique du néerlandais.
• RESPONSABILITÉS PRINCIPALES Vision et direction Élabore, communique et met en œuvre une vision pour le développement futur de la section qui lui permette d’affronter les défis de demain dans un environnement de travail en constante évolution. Promeut le changement et fédère l’équipe autour d’objectifs communs, en veillant à ce que la vision ainsi arrêtée guide leur programme de travail à moyen et à long terme. Montre l’exemple en adoptant un style d’encadrement inclusif et favorise la résilience, la flexibilité et l’innovation. Planification et exécution Supervise l’établissement des cahiers des charges techniques, ainsi que l’analyse qualitative et technique des soumissions tout au long de la procédure d’appel d’offres, et élabore les rapports d’évaluation préalables à l’attribution du marché.
  

Développement de l’expertise

Est responsable de la mise à disposition et de l’entretien d’un environnement de travail sûr, conforme et productif qui promeut la culture et l’image de l’Organisation et qui offre un service au client ultraréactif. Est en outre chargé(e) de la gestion du cycle de vie des infrastructures et des installations techniques présentes sur le site de l’OTAN ; veille à la conformité aux normes IPSAS et rend compte au Bureau du contrôle financier. Supervise les travaux de l’administratrice/l’administrateur Santé et sécurité et lui apporte son soutien pour ce qui est de la coordination générale des aspects santé & sécurité entre les différentes parties prenantes sur le site.

Gestion de projet

Supervise la mise en place de pratiques respectueuses de l’environnement sur le lieu de travail. Supervise la gestion des affectations des espaces et les aménagements dans le bâtiment, l’objectif étant d’allouer et d’utiliser tous les espaces disponibles au siège de l’OTAN de façon efficace et rationnelle.

Efficacité organisationnelle

Conçoit, puis met en application, une approche intégrée du fonctionnement, de l’entretien, de l’amélioration et de l’adaptation des bâtiments et infrastructures constituant le siège de l’OTAN dans le but de mettre en place un environnement permettant la réalisation des objectifs stratégiques de l’Organisation. Il s’agit notamment d’opérations offrant le meilleur rapport qualité-prix et de services optimisés conformes aux besoins métiers et aux priorités du siège.

Gestion des personnes

Dirige le personnel et gère les ressources humaines et financières du Service d’une manière efficiente et efficace, notamment par la définition et la revue des priorités. Veille à ce que les délais soient respectés et à ce que les changements de priorités soient communiqués et bien compris par le Service. Planifie les besoins en personnel à court et à long terme. Contribue au perfectionnement professionnel du personnel en recherchant et en soutenant des programmes et des initiatives de formation et de valorisation. Dirige le développement de ses subordonnés directs et des équipes au travers d’un encadrement, d’un mentorat et d’un développement professionnel proactifs. Fixe des objectifs et des normes pour ce qui est des performances attendues de la part du personnel et contrôle les performances. Promeut l’intégrité, le professionnalisme et la redevabilité au travers d’un encadrement solide et inclusif.

Gestion des parties prenantes

Informe les hauts responsables, les délégations et les comités de tous les aspects liés au facility management. Représente la/le DASG/HQST, et parfois l’ASG pour la Gestion exécutive (EM) dans les contacts avec les autorités belges. Gère les relations et les accords de fourniture de services entre l’IFM et les différents occupants du bâtiment au travers du catalogue des services IFM, et la mise en place d’accord sur les niveaux de service avec les occupants. Travaille en étroite collaboration avec la/le chef de la Section Planification et analyse budgétaires (BPA) pour établir et actualiser régulièrement les accords d’occupation des locaux. Établit des plans de circonstance qui permettraient de gérer efficacement les problèmes qui viendraient à se poser. Travaille en collaboration avec le Bureau de sécurité de l’OTAN (NOS) en cas de nouveaux travaux ou de modification des procédures, et veille à l’en tenir informé. Collabore étroitement avec les autorités belges pour obtenir les autorisations nécessaires.

Élaboration des politiques

Veille à ce que les politiques, stratégies et normes soient élaborées et mises en application pour le Service à l’appui des objectifs de l’OTAN.

Représentation de l’Organisation

Représente l’Organisation vis-à-vis des parties intéressées. Représente la/le DASG/HQST, et parfois l’ASG/EM dans les contacts avec les autorités belges.

Gestion des connaissances

Détermine les stratégies, les initiatives et les programmes permettant d’améliorer la fourniture des services internes et externalisés, ainsi que les contrôle et assurance qualité normalisés dans l’ensemble du Service IFM. Donne des orientations pour la conception et la mise en application des normes de qualité et l’évaluation des performances.

Gestion financière

Établit et gère, en se fondant sur les contributions de son personnel d’encadrement, le budget annuel du Service et son plan financier à moyen terme (MTFP), et établit une analyse financière et des recommandations d’investissement sur la base d’une bonne gestion du cycle de vie. Coopère avec le Bureau du contrôle financier (OFC) / la Section Achats pour déterminer la stratégie d’acquisition de l’ensemble des prestations multiservices / multitechniques.

S’acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée.

• STRUCTURE ET LIAISONS La/Le titulaire du poste relève de la/du secrétaire général(e) adjoint(e) délégué(e) pour le soutien et la transformation du siège et doit lui faire rapport pour tous les aspects de son Service. De plus, elle/il dirige et gère environ 70 personnes, dont un grand nombre de techniciens qualifiés. La/Le titulaire du poste assure la coordination avec les principaux responsables du NOS pour ce qui est de l’intégration de la sécurité s’appliquant à la gestion des infrastructures, notamment les questions concernant la gestion des espaces, les évaluations de sécurité et les incidences en termes de sécurité pour les contractants et les prestataires extérieurs. Elle/Il est amené(e) à collaborer avec les représentants des délégations des pays de l’Alliance en charge de la gestion des installations au siège de l’OTAN, et à entretenir des contacts, selon les besoins, avec plusieurs services publics belges, les autorités locales et des entreprises commerciales. Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : 7 Nombre de subordonné(e)s indirect(e)s : 63.
• COMPÉTENCES La/Le titulaire du poste doit faire preuve des compétences suivantes :
• Recherche de l’excellence : se fixe et s’efforce d’atteindre des objectifs ambitieux.
• Promotion du changement : dirige personnellement le changement.
• Réflexion conceptuelle : clarifie des données ou des situations complexes.
• Valorisation du personnel : assure un mentorat, un accompagnement professionnel et une formation approfondis.
• Persuasion et influence : a recours à des techniques d’influence indirectes.
• Initiative : planifie et agit sur le long terme.
• Aptitude à diriger : se positionne comme chef.
• Compréhension organisationnelle : comprend les rouages de l’Organisation.
• Maîtrise de soi : reste calme et positive, même en cas de pression extrême.
• CONTRAT
  

(voir version anglaise pour détails)

• PROCESSUS DE RECRUTEMENT
  

On notera que seules les candidatures de ressortissant(e)s de pays de l’OTAN pourront être acceptées.

Les candidatures doivent être soumises via l’un des liens suivants :

• Pour les membres du personnel civil de l’OTAN seulement : veuillez postuler via
• Pour tous les autres candidats : www.nato.int/recruitment
  

Dans le cadre de la procédure de recrutement, les candidat(e)s sont invité(e)s à joindre un document MS Word résumant leur point de vue sur les principaux défis et expliquant comment ils/elles comptent s’y prendre si le poste leur est attribué. Le document ne devrait pas dépasser une page A4 (800 mots par page) pour chaque défi.

Les candidats sont priés de joindre le document à leur candidature dans Taleo, avant le 8 août 2021, 23h59 (CET heure de Bruxelles).

Le titre du document doit inclure la référence 210501 et les termes « principaux défis ».

• INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
  

Voir version en anglais.