Medewerker voor de contacten met de burgers

Opdracht:

Als medewerker bij de dienst Contacten met de burgers bent u verantwoordelijk voor het onthaal van het publiek en van iedere persoon die in contact komt met het departement via telefoon, e-mail of aan het loket.

U beheert de agenda’s van het departement en volgt de verzoeken van de verschillende betrokken partijen op. U voert verschillende taken uit om een goed administratief beheer van de dienst te waarborgen door de technische medewerkers van het departement te ondersteunen.

Activiteiten die met de functie verband houden:

Via het platform "Fix-my-street" zorgt u voor de verwerking en opvolging van verzoeken en klachten van burgers;

• U verricht ook diverse opvolgingstaken van andere acties in verband met de burgers (premieaanvragen, antwoorden op openbare onderzoeken, enz.)
• U volgt de verschillende berichten op die u ontvangt op de gemeenschappelijke e-mailadressen van de dienst door ze door te sturen naar de verschillende verantwoordelijken en hen te waarschuwen voor eventuele prioriteiten;
• U beheert de telefoonoproepen;
• U organiseert de agenda van de dienst (vergaderingen, afspraken, onthaal van de bezoekers, ...);
• U neemt de last van - werkt samen met de leiding van het departement Wegennet / Openbare Ruimte op administratief gebied met betrekking tot:
  • Het beheer van de planning van de verwezenlijking van de gewone en buitengewone bouwplaatsen
  • Het administratieve beheer van het personeel van het departement (nota’s, verslagen, personeelsaanvragen, enz.):
    • Het administratief beheer van verschillende opdrachten: samenwerking met de dienst “overheidsopdrachten”, coördinatie van de Commissie voor Politie en werken, planning van de vergaderingen, opstellen van de uitnodigingen en verslagen van de vergaderingen, enz.
• U assisteert de mobiliteits- of netheidsbeheerders bij de uitvoering van specifieke taken (administratief beheer van achtergelaten voertuigen, overleg met bewoners, fietspremies, enz.)
• U stelt de begroting op voor het secretariaat - Loket;
• U behandelt de aanvragen van alle medewerkers van het departement en volgt ze op: centralisering van de informatie, klassering en archivering, respect van de termijnen, eventuele aanmaningen, opmaak indien nodig;
• U neemt deel aan de opstelling van activiteitenverslagen voor het Departement en zijn diensten. U voert vertalingen en diverse secretariaatswerkzaamheden uit;
• U bent verantwoordelijk voor de opvolging van de verschillende verzoeken van de Directie van het Departement.

• In het bezit zijn van een bachelorsdiploma met goede ervaring in contact- en klachtenbehandeling;
• De huidige IT-tools beheersen en in staat zijn om zich aan te passen aan specifieke IT-toepassingen voor de dienst;
• Beschikken over goede analytische en schriftelijke vaardigheden;
• Georganiseerd en discreet zijn;
• Kennis van de gemeentelijke wetgeving in de publieke sector is een pluspunt;
• Over een teamgeest beschikken en zelfstandig kunnen werken;
• Gemakkelijk contact kunnen maken en een gevoel voor menselijke relaties vertonen.

• Zeer goed tweetalig Frans/Nederlands zijn - Schriftelijke en mondelinge kennis;

-

De gemeente Sint-Pieters-Woluwe selecteert kandidaten op basis van hun competenties en maakt geen onderscheid op basis van hun leeftijd, geslacht, etnische afkomst, geloof of nationaliteit.

Wij moedigen personen met een handicap aan om te solliciteren en zullen rekening houden met eventuele aanpassingen die noodzakelijk zouden zijn tijdens de aanwervingsprocedure of voor de integratie binnen onze administratie.