Office Manager

Bedrijf:
Onze klant is een advocatenkantoor gespecialiseerd in vastgoed- en ondernemingsrecht. Het kantoor is gelegen in hartje Brussel.

Hun team van gespecialiseerde advocaten staan professionelen, particulieren en overheden bij met kwalitatief juridisch werk en advies op maat.

Wie en wat zoeken we?
Ter vervanging, gaat onze klant op zoek naar een nieuwe Office Manager.

Wil jij de spil zijn in een bruisend kantoor? Ben jij die energieke en daadkrachtige Office Manager die alles op rolletjes laat lopen?

Ben jij klaar om de verbindende schakel te worden tussen de advocaten, cliënten en externe partijen?
Dan ben jij de Office Manager die we zoeken om het dagelijks reilen en zeilen van het kantoor in goede banen te leiden en de advocaten te ondersteunen.

Je takenpakket ziet er zo uit:
Administratieve taken:

• Je zal instaan voor het dossierbeheer en meer algemeen het dagelijkse reilen en zeilen, samen met je collega’s van het administratief team.
• Je helpt de advocaten met het voorbereiden van stukkenbundels en andere administratieve taken.
• Agendabeheer behoort ook tot jouw takenpakket (afspraken, deadlines, inboeken en voorbereiden vergaderzalen, conference calls).
• Je bent verantwoordelijk voor het correcte kantoormateriaal en de contacten met leveranciers, facility management.
• Je behandelt samen met de boekhouding de facturatie, betalingen en volgt de derdenrekening op.
• Je ondersteunt het management.

Het onthaal:

• Je bent verantwoordelijk voor het onthaal, zowel fysiek, digitaal als telefonisch.
• Je beheert de mailbox (inkomend & uitgaand).
• Je organiseert leveringen en tussenkomsten van leveranciers en dienstverleners.
• Je behandelt de inkomende en uitgaande post.

Met wie werk je?
Je werkt in een team met twee andere collega’s, die administratieve taken uitvoeren. Het kantoor bestaat uit een 10-tal advocaten en 2 administratieve medewerkers.

Wie zoeken we voor deze functie?

• Je beschikt al over een eerste werkervaring in de administratie.
• Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands en daarnaast ook een zeer goede kennis van het Frans en het Engels.
• Je kan vlot werken met Office.
• Je werkt gestructureerd en proactief.
• Je bent hands-on en neemt initiatieven om het kantoor en de advocaten te ontlasten en bij te staan waar mogelijk.
• Je bent een teamplayer, maar je kan ook alleen je mannetje staan.
• Je bent een administratieve duizendpoot, die naast de klassieke Office-taken ook interesse heeft in/ wil doorgroeien naar management assistant, HR-taken, Finance,..

Dit takenpakket kan nog groeien in functie van jouw eigen wensen en competenties, hetgeen we graag met jou bespreken!

Wat biedt onze klant:

• Een vast contract aan. Ze staan open voor een voltijdse (38u/week) of een 4/5de betrekking.
• Een ongedwongen werksfeer binnen een gedreven en jong team.
• Moderne en gedigitaliseerde werkomgeving in het hart van de Stad.
• Het loon gaat bespreekbaar zijn afhankelijk van je ervaring, daarnaast bieden ze extralegale voordelen: o.a. een hospitalisatieverzekering, maaltijdcheques, eco-cheques, terugbetaling van het openbaar vervoer.