Teamleader HR & Payroll

Teamleader HR &Payroll

Revisiedatum: 21 oktober 2021

WERKOMGEVING:

De Adecco Group is de grootste aanbieder van Human Resource Solutions ter wereld met meer dan 34.000 medewerkers in 60 landen. We zetten dagelijks meer dan 700.000 mensen vast of flexibel aan het werk. Het is onze missie om vraag en aanbod in de wereld van werk beter op elkaar af te stemmen.

Onze collega’s bedienen meer dan 100.000 organisaties met het talent, de HR-diensten en de geavanceerde technologie die zij nodig hebben om succesvol te zijn in een steeds veranderende wereldeconomie. Onze cultuur van inclusiviteit, fairness en teamwerk geeft mensen en organisaties meer zeggenschap, stimuleert economieën en bouwt aan een betere samenleving. Deze waarden vinden weerklank bij onze medewerkers, die ons hebben verkozen tot nummer 7 op de lijst van Great Place to Work® - World’s Best Workplaces 2020. We make the future work for everyone.

De Adecco Group is gevestigd in Zürich, Zwitserland. Adecco Group AG is geregistreerd in Zwitserland (ISIN: CH0012138605) en genoteerd aan de SIX Swiss Exchange (ADEN). De groep wordt gedreven door acht leidende merken: Adecco, Modis, Badenoch + Clark, Spring Professional, Lee Hecht Harrison, Pontoon, Adia en General Assembly.

De afdeling HR & Payroll is gecentraliseerd op de hoofdzetel van De Adecco Group in Groot-Bijgaarden en is verantwoordelijk voor de totale payrolling en personeelsadministratie van de medewerkers en gedetacheerden van De Adecco Group Belux. De Teamleader HR & Payroll is verantwoordelijk voor deze afdeling en rapporteert aan de HR & External Communications Director Belux.

FUNCTIEBESCHRIJVING:

Doel van de functie:

Belangrijkste verantwoordelijkheden en voorbeelden van bijbehorende sleutelactiviteiten[1]:

• Eindverantwoordelijk zijn voor een correcte salarisberekening en betaling binnen de vastgestelde termijnen.Kernactiviteiten: De Teamleader HR & Payroll beheert zelf een deel van de Payroll-gerelateerde taken, en is eveneens eindverantwoordelijk voor de prestaties van het team. Dit omvat onder meer het uitvoeren van onontbeerlijke controles vóór en na de loonsafsluiten (nieuwe medewerkers, uitdiensttreding, overschrijving van de te betalen nettobedragen, audit salariswijzigingen, beheer absence management,;. Als gesprekspartner optreden voor de afdelingen Accounting en Business Analyse alsook voor de interne/externe audits en fiscale controles. Het zorgen voor de kennisname en beschikking over alle nieuwigheden op het gebied van het luik Compensation & Benefits. Het (laten) uitvoeren van controles op de wijzigingen in sectoriele reglementering en zonodig aanpassen van de Adecco-regelingen. Het (laten) berekenen, verwerken en controleren van de uitbetaling van specifieke premies zoals participaties, vakantiegeld en eindejaarspremie. Het (laten) rechtzetten van anomalieën in de RSZ- en belastingsaangifte. Het (laten) controleren en goedkeuren van facturen van de externe partners zoals het sociale secretariaat, AG Insurance, Vivium, Sodexo, enz…

• Bewaken en bevorderen van de continuïteit, doelmatigheid en effectiviteit van de eigen afdeling.Kernactiviteiten: Zorgen voor de toepassing van de nieuwe bepalingen inzake de sociale wetgeving bij het beheer van de loonsberekeningen. De coördinatievergaderingen en de werkgroepen bijwonen en de ingewonnen informatie doorgeven aan de betrokken personen. De opvolging van klachten en complexe problemen die door de medewerkers werden vastgesteld. De contacten met externe gesprekspartners (advocaten, fiscus, sociale inspectie, verzekeringsmakelaars, maaltijdcheques uitgevers, audit bedrijven ...) beheren. Het opstellen, naleven en actueel houden van de verschillende procedures met betrekking tot de Compensation & Benefits packages. Het nakomen van de verschillende procedures die van toepassing zijn op de werkzaamheden van de afdeling.

• Het leiden en ondersteunen van de afdelingsmedewerkers bij hun dagelijkse werkzaamheden om hen zo optimaal mogelijk te laten functioneren.Kernactiviteiten: het up to date houden van het activiteitenplan van de afdeling, zorgen voor een haalbare rolverdeling, takenverdeling, planning jaarlijkse werken (verlofrechten, vakantiegeld, jaarlijkse aanpassing wg en wn-bijdragen groepsverzekering, eindejaarspremies), planning van de afsluiten, beheren van de afwezigheden binnen het team rekening houdend met de planning van de taken en de deadlines van de loonafsluiten, doelstellingen van de individuele teamleden, tijdig voeren van afdelingsoverleg en het voeren van coaching- en evaluatie- gesprekken.

• Zorg dragen voor een adequate en transparante informatievoorziening naar de afdelingsmedewerkers zodat zij tijdig hierop kunnen inspelen.Kernactiviteiten: Het opstellen activiteitenplan. Het periodiek rapporteren over en bespreken van de voortgang. Het voeren van afdelingsoverleg.

• Voorziet het management en andere medewerkers/departementen van informatie en diverse rapporteringen. Een informatieve en raadgevende rol vervullen ten aanzien van de medewerkers en het management teneinde zorg te dragen voor adequate informatieoverdracht met betrekking tot de Adecco Group en wettelijke regelgevingen. Kernactiviteiten: Het dagelijks opvolgen van zowel algemene vragen als vragen over individuele dossiers. In samenspraak met Legal, een actieve rol vervullen bij de juridische dossiers zodat een economisch gunstig compromis gesloten wordt. Het actueel houden van de informatie op het intranet met betrekking tot de afdeling. Het samenstellen van nieuwsberichten met betrekking tot specifieke onderwerpen.

• Het adviseren van de directie en het middelmanagement over loonsverdelingen – en kosten. Het adviseren en ondersteunen van de afdeling Finance bij interne en externe controles, zoals de Sociale inspectie. Het verzorgen van zowel maandelijkse als ad hoc rapporteringen aan verschillende diensten binnen Adecco.

• Het controleren van de correcte toepassing van de loonpakketten per functie in lijn met de Functiematrix en het Adecco HR Beleid, voornamelijk bij indiensttredingen en functiewijzigingen.

• Het implementeren en het concreet toepassen van de door de Comp&Ben Manager besliste wijzigingen binnen de payrollprocessen.

Performance Indicators:

• Klanttevredenheid over kwaliteit dienstverlening
• Correcte en tijdige aanlevering salarisgegevens aan SD Worx
• Correcte en volledige advisering over toepassing arbeidsvoorwaarden en sociale wetgeving
• Kwaliteit en tijdigheid rapportages
• Correcte en tijdige informatievoorziening
• Het goed functioneren van de afdeling als geheel volgens vooraf vastgestelde procedures
• Afstemming met overige afdelingen en de field
• Tijdige beleidsvorming
• Actueel Afdelings-activiteitenplan
• Vakkundigheid: opereren als professional (deskundige) op vakgebied

FUNCTIE-EISEN:

Minimaal werk- en denkniveau:

Bachelor in personeelsbeleid of rechten

Aanvullende opleidingseisen:

• Perfect tweetalig (Nederlands en Frans) zowel mondeling als schriftelijk. Kennis van het Engels is een pluspunt.
• Kennis van de courante MS Office pakketten
• Kennis van BLOX is een aanzienlijk pluspunt

Minimale functie ervaring:

Minimum vijf jaar ervaring in een gelijkaardige functie.