Soft facilities coördinator

Wat kan je verwachten van een job als administratief medewerker?

De taken binnen onze facilitaire afdeling kunnen opgedeeld worden in Patrimonium (technische taken) en Facilities – Soft Services (cleaning en facilitaire administratieve ondersteuning van de organisatie). De Soft facilities coördinator vertaalt het beleid rond soft facility in een correcte dagdagelijkse uitvoering en staat hierbij in voor de coördinatie van een optimale facilitaire dienstverlening voor de (interne) klanten.

Zo beheer je, als Soft facilities coördinator, de schoonmaak van het Helan-hoofdkantoor in Wilrijk en de kantoren in regio Antwerpen. Hierbij zorg je voor een optimale planning en aansturing van je 8-koppige poetsteam en de externe poetsfirma. Hiernaast ben je ook verantwoordelijk voor het beheer van onderstaande administratieve facilitaire taken die uitgevoerd worden door 3 administratieve en logistieke medewerkers.

• het toegangsbeleid van onze gebouwen (toegangscontrole, inbraakdetectie, evacuatieoefeningen, beveiliging, …).
• Het archief en de verzendingen per post (organisatie, contacten).
• Het optimaal beheer van onze vergaderzalen en het verzekeren van het vlotte verloop van enkele belangrijke events (o.a. Algemene Vergadering en personeelsvergaderingen,…) op zowel organisatorisch- als cateringgebied.
• bestelling van (kantoor)materiaal voor de (interne) klanten.
• Het afvalmanagement.

Concreet coördineer jij deze medewerkers opdat de dienstverlening klantgericht, pro-actief en kostenefficiënt kan worden uitgevoerd.

Tot slot ondersteun je zelf de Facilities Manager in diens administratieve taken. Dit betreft o.a. het opmaken van planningen, het bieden van ondersteuning in projecten, het opmaken van diverse rapporteringen, het lanceren van verbetervoorstellen, het bewaken van budgetten,… .

Wat verwachten wij van jou?

• Plannen en organiseren zit je in het bloed.
• Jij houdt steeds een grondig overzicht over de taken die je delegeert aan anderen.
• Dienstverlenging is je passie en je stelt je (interne) klant centraal.
• Je bent een echte people manager die zich vlot aanpast aan een divers publiek.
• Je bent communicatief sterk, je kan de neuzen in dezelfde richting zetten.
• Idealiter heb je kennis van poetstechnieken en HCCP-normen. Ook juridische kennis/inzicht in de materie van o.a. Vereniging Mede Eigenaars, huurcontracten, … vormt een grote troef. Noodzakelijk is dit echter niet. Jouw leergierigheid zorgt ervoor dat je hier snel inzicht in verwerft om de medewerkers degelijk te kunnen challengen en ondersteunen.
• Je omschrijft jezelf als iemand die werk ziet en effectief aanpakt.
• Jij kan flexibel omgaan met wisselende taken maar ook met werklocaties (af en toe voer je controles uit op de werking van je poetshulpen in het kantorennet of heb je een meeting in ons hoofdkantoor te Gent met jouw evenknie die de regio West-en Oost Vlaanderen voor haar rekening neemt).
• Je kan vlot werken met de courante MS Office-toepassingen.
• Je werkt graag in team. Zo stem je constant af met je collega-soft facility coördinator. Natuurlijk inspireer je je team om hetzelfde te doen.
• Jij geniet ervan om je team te zien groeien. Je leidinggevende werkervaring inzake coachen, motiveren en delegeren zet je hiervoor graag in.
• Je bent analytisch aangelegd en denkt verder na. Je denkt graag out-of-the box en ziet dingen in een groter geheel.
• Je gaat voor resultaten.
• Je herkent jezelf in termen zoals veerkrachtig, stressbestendig, steeds op zoek naar een uitdaging, resultaatsgericht.
• Je functioneert op bachelor niveau.
• Je beschikt over een eigen wagen en rijbewijs.
• Je hebt een perfecte kennis van het Nederlands.
• Door jouw ideeën en initiatieven draag je bij aan het maken van de omslag van een reactieve naar een proactieve facilitaire aanpak.

Wat mag jij van ons verwachten?

• Datgene wat je nodig hebt om elke dag het beste van jezelf te kunnen geven.
• Een dynamische werkomgeving met een informele werksfeer waarin initiatief en zelfstandigheid worden toegejuicht.
• Een sterk opleidingsaanbod om het vak te leren en jouw ambities waar te maken
• Een voltijds contract van onbepaalde duur en een langetermijn-engagement.
• Een mooi brutoloon dat we tijdens een intakegesprek meteen concreet maken.
• Daarbovenop krijg je van ons heel wat extralegale voordelen: maaltijdcheques van 8 euro, ecocheques, geschenkcheques, groepsverzekering, hospitalisatieverzekering voor jou en je gezin, kortingen, gratis sportlessen en begeleiding, eco- en geschenkcheques,… .
• Extra vakantiedagen bovenop je wettelijke vakantie.
• Verschillende mogelijkheden om je werk- en privéleven in balans te brengen (o.a. de mogelijkheid om je extra gepresteerde uren op te nemen als vakantie). De flexibiliteit die je geeft, krijg je dus dubbel en dik terug. Ook thuiswerk is al helemaal ingeburgerd.
• Een dynamische werkomgeving met een informele werksfeer waarin initiatief en zelfstandigheid worden toegejuicht.
• Een match met je team en collega’s is een prioriteit voor ons, ongeacht je leeftijd, geslacht, etnische afkomst, handicap of nationaliteit.
• Mogelijkheid om zeer regelmatig van thuis uit te werken.
• Gratis deelname aan onze sportlessen, gratis beweegadvies en extra korting in onze shop en op onze jeugd-en gezinsvakanties en in onze vakantieverblijven.
• Werk in eigen regio (basisstandplaats: hoofdkantoor Wilrijk).

Jouw contactpersoon

Grijp je kans en solliciteer vandaag nog via onze jobsite.

Nog vragen? Neem contact op met Joachim Muls, trainer en recruiter via joachim.muls@oz.be of 050 65 57 11.

Interesse? Solliciteer nu!